Studenter og ansatte skal bruke minst mulig tid på å finne og bruke administrativ informasjon, slik at de får mer tid til kjernevirksomheten. En konsekvent informasjonsarkitektur på tvers i organisasjonen bidrar til at innholdet blir lett å finne.

Finne innhold

"Prosesser, skjema og veiledninger ligger i mange ulike tjenester. Hvor finner jeg det jeg er ute etter?"

Illustrasjonen viser at Innsida er en felles veiviser til informasjon og prosesser som kan ligge i mange ulike interne og eksterne tjenester.

Dette er prinsippene

Innsida er NTNUs felles tjeneste for å publisere interninformasjon i form av kunnskapsartikler (wikisider) og prosesser (temasider). Dette betyr ikke at alt innhold skal ligge som nettsider på Innsida. Noe informasjon, og spesielt prosesser, kan ligge lokalisert i mange ulike tjenester og system ved NTNU eller hos eksterne aktører, og dette innholdet må også bli finnbart.

Innsidas jobb er å sørge for at innhold blir finnbart for studenter og ansatte – slik at man enten får løst oppgaven på nettsida, eller at nettsida guider videre til den tjenesten hvor man får løst oppgaven.

Dermed: Hver større brukeroppgave i organisasjonen, uavhengig av hvor den ligger, skal være tilgjengelig for søk på Innsida. Her er det én av to muligheter:

• Brukeroppgaven er viet en egen kunnskapsartikkel (wikiside).
• Brukeroppgaven ligger tilgjengelig på en temaside. En temaside er en samleside for et tema eller en prosess med stort volum brukere.

Fra wiki- eller temasiden skal brukeren enten få løst oppgaven der og da, eller bli ført rett inn til en lukket eller ekstern kunnskapsartikkel, prosess eller et system der oppgaven kan bli løst.

Når kunnskapsartikkel eller prosess ligger eksternt eller i en lukket NTNU-tjeneste

For at en student eller ansatt skal kunne få treff ved søk må større brukeroppgaver i lukkede tjenester legges som kunnskapsartikkel på Innsida. Kunnskapsartikkelen på Innsida skal:

• Inneholde kortfattet, søkemotoroptimalisert informasjon slik at brukeren finner innholdet og får bekreftet at hen har kommet rett.
• Lenke opp via handlingsknapp til kunnskapsartikkel eller prosess i lukket tjeneste eller hos ekstern aktør.
• Inneholde lokal kontaktinformasjon ved NTNU.

Unntak

• Mindre brukeroppgaver for lokal enhet eller gruppering med et lavt antall brukere kan ligge i egne, lokale system, som Teams.
• Hjelpetekster i en prosess. Optimalt ligger disse i kontekst (i selve prosessen), men kan også legges som veiledning på Innsida.
• Dokumentasjon for superbrukere / operatører. Veiledningene kan ligge i egne system, eller som wikisider på Innsida.

Søk starter i eksterne søkemotorer

Som regel starter søket etter informasjon i eksterne søkemotorer, også når man leter etter intern informasjon. Det betyr at vi må tilrettelegge for at prosessen eller veiledningen lett kan nås ved eksterne søkemotorer. Studenter og ansatte ved NTNU skal slippe å vite hvilket system de skal logge seg inn i for å søke.

Innsida ligger åpen tilgjengelig for offentligheten. Innhold kan lukkes til kun studenter og ansatte hvis ønskelig, og blir da ikke søkbart eksternt.

Kontakt

Har du innspill eller spørsmål om informasjonsarkitektur for kunnskapsartikler?
Kontakt Kommunikasjonsavdelingen via NTNU Hjelp.