Denne siden inneholder informasjon om rydding og arkivering av arkivverdige dokumenter

Rydding i Elements

Innføringen av nytt arkiv- og saksbehandlingssystem som skal ta over for Elements, krever rydding i Elements. Dette gjelder også dokumenter som skulle ha vært arkivert i Elements, men som befinner seg på følgende områder:

• Eget filområde
• Egen epost
• Egen arbeidspult
• Teams
• Sharepoint
• Fellesområder (T:)

Dersom det er dokumenter du ikke får til å lagre, skal disse ikke sendes til Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU).

Bruk da veiviseren Rydde i ePhorte for å finne ut hvordan man går frem. Kontakt kommunikasjonsstaben ved Lillian Moen ved spørsmål.

Egne saker i Elements

Følgende skal ryddes/ferdigstilles av hver enkelt saksbehandler i Elements:

• Journalposter i status R
• Journalposter uten opplastet fil (tomme dokumenter)
• Restanser/flagg
• Saker som er ferdigbehandlet skal settes til Ferdig

Arkivverdige dokumenter som skulle vært lagret i Elements eller møteverktøy

Sjekkliste for å avgjøre om noe er arkivverdig:

• Skal det bli eller har det blitt saksbehandlet?
• Kan eposten/dokumentene være dokumentasjon i en mulig rettssak ved en tvist?
• Sikrer eposten/dokumentene noens rettigheter?

Hvis svaret på en eller flere av disse er JA, så skal det arkiveres.

Rydding og dokumentfangst- informasjon fra Doku

Nedenfor følger en oversikt over de prioriterte områdene og hvilke dokumenter man ser etter for hvert område.

Det anbefales at man ved hver enhet fordeler de prioriterte områdene på grupper/personer med sammenfallende arbeidsområde. Det er deretter viktig å sette av tid til ryddingen, for eksempel i form av felles «ryddemøter».