Merk! Skal du godkjenne, kontrollere, eller ha innsyn i masteravtaler på vegne av ditt institutt, men ikke har fått rollen enda? Da skal kontorsjef, eller en person med godkjennerroll i systemet, bestille dette ved å følge denne lenken til et skjema i NTNU hjelp. Her kan det også etterspørres hvem som innehar roller, og bestille at brukere som eksempelvis har sluttet i jobben sin skal fjernes fra systemet.

• Rolle 1. Studenten: Studenten logger inn i løsningen via Feide, fyller inn avtalen, godkjenner vilkårene, og leverer avtalen. Dette er studentens godkjenning av avtalevilkårene. Det er studenten som knytter veileder til avtalen.
• Rolle 2. Veileder: Som beskrevet er det studenten som knytter veileder til avtalen. Veileder får en epost med lenke til godkjenning. Veileder kan godkjenne, eller avvise avtalen. Hvis avtalen avvises, sender systemet den avviste avtalen tilbake til studenten, og studenten må lage en ny avtale. Veileders navn vil stå på avtalen.
• Rolle 3. Instituttgodkjenning: Når veileder har lagt inn sin godkjenning, går det et varsel til instituttet. Dette varselet vil gå hver onsdag til instituttet dersom det ligger avtaler klare for godkjenning. Det er fullt mulig å gå inn og godkjenne eller avvise avtalene før varselet kommer. Når instituttet har lagt inn sin godkjenning er avtalen gyldig, og den som godkjenner på vegne av instituttet vil få navnet sitt på avtalen.

• Digital godkjenning er ikke tilgjengelig for eksterne aktører. Dette påvirker studentene som inngår standardavtaler for samarbeid med eksterne organisasjoner, eller aktører. Studenten får i dette tilfelle beskjed om å hente ut denne, fremskaffe manuell signatur, for så å levere den signerte avtalen hos instituttet

Du som veilederskal følge den samme veiledningen, selv om det er noen nyanser som er ulike for veileder og godkjennere på instituttet. 

• Du får en epost om at det er avtale klar for godkjenning og veiledning på hvor du skal finne og godkjenne avtalen. 
  

• Teams Approvals/Godkjenninger finner du ved å gå inn i Teams og trykker på de 3 prinnene på venstre hjørne
  
  
  
   
• Når du går inn i Teams Approvals/Godkjenninger, vil du få opp de avtalene du har som skal godkjennes, har blitt godkjent/avvist

• Når du får en ny avtale, klikker du deg inn på den for å lese den. Du vil da også ha mulighet til å godkjenne eller avvise avtalen samt skrive en kommentar til studenten dersom det er behov for det. 

• Dersom du må avvise avtale, vil den gå tilbake til studenten for gjennomgang og studenten må da sende avtalen med endringer på nytt

Det er kun mulig å oppgi veiledere som har en gyldig NTNU-konto i avtalen. De vil da få avtalen til godkjenning i Teams Approvals når de er logget på Teams med sin NTNU-konto.

Dersom veileder ikke har NTNU-konto, må gjestebruker opprettes.

Instituttets startside for administrering og godkjenning av avtaler

Relevante opplysninger fra avtalen(e), som innleveringsfrist og navn på veileder, legges manuelt inn i FS. Merk at eventuell avtale om båndlegging (utsatt publisering) skal legges inn i Inspera av administrativt personell på den aktuelle kandidaten.

• Det er også mulig å finne fila på raden til avtalen i den utvida versjonen av avtaleoversikten ("alle mine avtaler"). Her går du bare til den ytterste kolonnen, og så vil filene ligge der for alle studentene som har ferdig produserte filer. Merk at det er kun studenter som har fullført godkjenningsflyten, altså godkjent av veileder og institutt, som vil ha filer liggende. Før dette er ikke avtalen gyldig.

Alle avtaler arkiveres automatisk etter fullført godkjenningssløyfe. 

Tips: Lurer du på hvordan avtalen til studenten ser ut, hvordan den skal fylles ut ect. Logg deg inn på studentavtaler --> student