Steg-for-steg guide for saksbehandler

Studenter kan søke om å få godkjent utdanning de har tatt tidligere, som kan inngå i en grad ved NTNU. Her finner du informasjon om hvordan du saksbehandler en søknad om faglig godkjenning av utenlandsk utdanning.

Trinn 1: Kontroller om søknaden er komplett/fullstendig

• Søk opp studenten i FS og sjekk hvilket studieprogram emnene skal godkjennes i, og sjekk kull (FS - Student samlebilde)
  • Videresend søknaden til korrekt fakultet/institutt om saken er feilfordelt  
  • Hvilken del av programmet skal den eksterne utdanningen godkjennes som (obligatoriske/valgfrie emner/fellesemner etc.)?
• Er all nødvendig dokumentasjon lagt ved, og er den gyldig?  
  • Er det lagt ved pensumliste, emnebeskrivelse/ studieplan fra det året studenten tok utdanningen?  
  • Er det lagt ved gyldig karakterutskrift? Vi kan se noen resultater fra utvalgte institusjoner i Europa i FS. Les mere om EMREX-nettverket. Studenten trenger ikke levere karakterutskrift for resultatene vi kan hente fra FS.
• Er søknaden ufullstendig?
  • Be studenten om å ettersende oppklarende/ fullstendig informasjon og /eller dokumentasjon, slik at grunnlaget for saksbehandlingen blir tilstrekkelig. Sett en frist for ettersending

Trinn 2: Kontroller utdanning 

Sjekk om det er registrert en forhåndsgodkjenning på samme studieprogram som studenten søker godkjenning for. Kontroller at emnene som er bestått stemmer overens med emnene i forhåndsgodkjenningen, eventuelt om det finnes informasjon om avtalt endring av emner i løpet av oppholdet. 

A: Dersom de avlagte emnene stemmer med forhåndsgodkjenningen (ev. andre tidligere vedtak): 

• Gå direkte til trinn 3 og skriv vedtaksbrev.

B: Dersom forhåndsgodkjenning ikke foreligger, eller emnene ikke stemmer med forhåndsgodkjenningen:

• Dersom det foreligger en forhåndsgodkjenning fra før av, sjekk om det er gjort forhåndsvurderinger underveis av andre emner
• Vurder omfang og faglig innhold på emnene
  • NTNU er ifølge uhl. § 3-5 pålagt å se til at det ikke gis dobbel uttelling for samme faginnhold innenfor samme grad
  • Sjekk om det er spesielle forhold knyttet til landet der studenten ønsker å ta utdanningen. Eksempelvis kan ikke emner på freshman-nivå i USA godkjennes som del av bachelorgrad i Norge. Se GNAG-databasen ved NTNU
  • Omregning av credits til studiepoeng - vær nøyaktig
  • Studenten kan ikke bruke samme emne både i bachelorgraden og i mastergraden, hvis bachelorgraden er opptaksgrunnlaget til master
• Sjekk om lærestedet er akkreditert (* se forklaring under)/godkjent som et lærested for høyere utdanning
• Sjekk nivå på emnene
  • I noen land/studiesteder kan vi ikke godkjenne 1. års emner (tilsvarer videregående nivå i Norge)
  • Normalt godkjenner vi ikke bacheloremner i en mastergrad
• Er det nye emner som ikke er vurdert tidligere må saken til faglig vurdering
  • Forsikre deg om at faglærer har nødvendig informasjon for å kunne gjøre en faglig vurdering
    • Hvilket studieprogram skal emnene godkjennes i? Hvor langt er studenten kommet i utdanningen (hva er fullført/hva gjenstår)?
    • Omfang og nivå på emnene det søkes om
    • Emnebeskrivelse og pensum på emnene som skal godkjennes
    • Oppgi svarfrist (normalt 1 måned etter av søknaden ble mottatt)
  • Husk å arkivere den faglige vurderingen, dette er nødvendig i tilfelle det blir en klagesak/det danner presedens (* se forklaring under)
• Er det gjort lignende godkjenningssak tidligere?
  • Finnes det tidligere saker i ephorte/ NTNU Sak som skaper presedens? Henvis til saksnummer i vedtaksbrevet. Det er ikke nødvendig å gjøre en faglig vurdering på nytt  

*Er et studiested akkreditert, er dette en forsikring på at skolen tilbyr studier med kvalitet godkjent av en offentlig organisasjon. NOKUT er ansvarlig for akkreditering i Norge.

*Presedens er en prinsipiell avgjørelse eller en praksis i offentlig forvaltning som kan danne mønster for senere lignende avgjørelser.

Trinn 3: Skriv vedtaksbrev 

• Svar på en søknad om godkjenning av utenlandsk utdanning er et enkeltvedtak ifølge forvaltningsloven. 
  • Tenk nøye gjennom hva som må inngå i vedtaket: Er det faglig overlapp eller ikke? Eksisterer det tidligere saker med presedens? Vil godkjenning av emnene påvirke hvilke emner studenten bør/må ta senere i utdanningsløpet?
  • Annen informasjon som kan være viktig for saken, kan du opplyse om i et eget avsnitt i brevet med eksempelvis “Studieveiledning” som tittel.
  • Uansett om søknaden innvilges eller avslås, skal det skrives vedtak med klagerett.
• Se brevmal for godkjenning av utenlandsk utdanning, som kan tilpasses etter behov:
  • Godkjenning av utenlandsk utdanning (bokmål)
  • Godkjenning av utenlandsk utdanning (nynorsk)
  • Godkjenning av utenlandsk utdanning (engelsk)

Trinn 4: Registrer godkjenningssaken i FS 

Det er litt ulik fremgangsmåte for registrering av godkjente emner avlagt ved en utenlandsk institusjon i forbindelse med delstudier i utlandet (utveksling til utlandet) og annen utdanning (emner avlagt ved annen norsk institusjon/internt ved NTNU og tidligere avlagt utdanning).

Her finner du en beskrivelse av hvordan du registrere godkjenningen av utenlandsk utdanning i FS: FS - Innpassing av utdanning

Kontakt

Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp eller send e-post til fshjelp@adm.ntnu.no hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden.