Veiledningen for prosjektledere i bruk av økonomirapportene i Maconomy. Se også andre sider merket Maconomy

Til prosjektoppfølging har prosjektledere flere hjelpemidler.

Prosjektleder Rapport

Søkekriterier i rapporten

• År: Angir siste år som du ønsker rapporten skal inkludere (obligatorisk)
• Måned: Angir den siste måneden som du ønsker at rapporten skal inkludere (obligatorisk)
• K-sted: I dette feltet har du mulighet til å spesifisere et spesielt kostnadssted (K-sted).
• Prosjektnr: I dette feltet skriver du inn prosjektnummeret du ønsker rapporten for.
• Prosjektøkonom: I dette feltet kan prosjektene til en spesifikk prosjektøkonom velges.
• Prosjektledernr: I dette feltet kan prosjektene til en spesifikk prosjektleder velges.

Søke opp Prosjektleder Rapporten

I veiledningen som følger beskrives først hvordan du søker opp ett enkelt prosjekt, deretter hvordan du søker opp hovedprosjekt + delprosjekter.

Rapport som viser kun ett prosjekt

• Velg Prosjektleder Rapport i menyen på venstre side og skriv inn det siste året og måneden du ønsker rapporten skal inkludere.
• Velg søkekriteriet Prosjektnr
• Skriv inn hele prosjektnummeret i feltet og trykk på kikkertsymbolet.

Forstørret bilde

• Marker prosjektet i venstre vindu
• Trykk på den øverste pilen så prosjektet flyttes over i høyre vindu
• Trykk Run Query

Forstørret bilde

Det vil da åpnes en porteføljeoversikt som viser et sammendrag for prosjektet.
I venstre sidemeny kan du endre på søkekriteriene. År og måned som settes inn i feltene er siste måned som inkluderes i søket.
Trykk på prosjektnummeret for å åpne Prosjektleder Rapporten som inneholder økt detaljnivå.

Forstørret bilde

Rapport som viser hovedprosjekt med delprosjekter

• Velg Prosjektleder Rapport i menyen på venstre side og skriv inn det siste året og måneden du ønsker rapporten skal inkludere.
• Velg søkekriteriet Prosjektnr
• Skriv inn de seks første tallene i hovedprosjektnummeret i feltet og trykk på kikkertsymbolet

Forstørret bilde

• Marker i det venstre vinduet de prosjektene du ønsker skal bli inkludert i rapporten. (trykk inn ctrl/shift for å merke flere prosjekter)
• Trykk på den øverste pilen så de valgte prosjektene flyttes over i høyre vindu
• Trykk Run Query

Forstørret bilde

Det vil da åpnes en porteføljeoversikt med hovedprosjekt og delprosjekter som viser et sammendrag for prosjektet.
I venstre sidemeny kan du endre på søkekriteriene. År og måned som settes inn i feltene er siste måned som inkluderes i søket.
Velg prosjektnummeret du ønsker å se nærmere på. Prosjektleder Rapporten som inneholder økt detaljnivå åpnes.

Forstørret bilde

Prosjektleder Rapporten

Prosjektleder Rapporten åpnes for det prosjektet/delprosjektet du har valgt.
I venstre sidemeny kan du endre på søkekriteriene. År og måned som settes inn i feltene er siste måned som inkluderes i søket.
I bunnen vil du finne fire faner. Ved å velge Personalkostnader, Direktekostnader eller Leiestedskostnader får du kostnadene spesifisert ned på aktivitet.

Forstørret bilde

Hvordan lese Prosjektleder Rapporten

• Påløpt denne perioden: Viser påløpte kostnader for siste periode.

Kostnader inneværende år

• Påløpt HIÅ: Påløpte kostnader hittil i år
• Årets budsjett: Budsjetterte kostnader for inneværende år
• Gjenv. Budsjett HIÅ: Gjenværende budsjetterte kostnader hittil i år

Kostnader totalt for prosjektet

• Påløpt hittil: Påløpte kostnader hittil i prosjektet
• Totalbudsjett: Totale budsjetterte kostnader for prosjektet
• Gjenv. Budsjett: Gjenværende totale budsjetterte kostnader for prosjektet

Lokal egenfinansiering: Andel av kostnadene som finansieres gjennom egenfinansiering av instituttet/kostnadsstedet som prosjektet er registrert på.

Ekstern og sentralt finansiert: Andel av kostnadene som finansieres av eksterne finansiører og evt. bidrag fra NTNU sentralt eller fakultet.

NFR-rapport

Søke opp NFR-Rapporten

NFR-rapporten er utviklet til bruk for rapportering på bidragsprosjekter til Norges forskningsråd.

Anvend Prosjektleder Rapporten og søk opp prosjektet med samme fremgangsmåte som beskrevet i avsnittet Prosjektleder Rapport.
Når Prosjektleder Rapporten har åpnet seg trykker du på lenken i rapporten som er merket NFR-rapport. (Se skjermbildet i avsnittet om Prosjektleder Rapporten)

NFR-Rapporten vil åpnes.

Ved å velge mellom de seks fanene i bunnen kan du gå inn og se på de ulike kostnadskategoriene.

Forstørret bilde

Hvordan lese NFR-Rapporten

NFR-rapporten består av tre deler:

• Øvre del inneholder et sammendrag av hovedprosjekt og eventuelle delprosjekter.
  Tallene viser akkumulerte summer frem til tidspunktet du kjørte rapporten. Informasjonen er den samme som du får i prosjektporteføljeoversikten.
• Midtre del viser de påløpte kostnadene fordelt på prosjekt og evt. delprosjekter. Summene er gruppert for å samsvare med NFRs regnskapsrapport. Tabellen er dynamisk og du kan bruke menyen til venstre for å utelate/inkludere delprosjekter og måneder. Veiledning for bruk av menyen i venstre kant finner du i avsnittet Meny på venstre sidekant.

• Nedre del inneholder de totale påløpte kostnadene for hele prosjektet gruppert i henhold til NFRs regnskapsrapport. Tallene er akkumulert frem til tidspunktet du kjører rapporten, uavhengig om det er foretatt endringer i spørrekriteriene i den midtre/dynamiske delen.
  Hvis det kjøres en rapport som går over to kalenderår vil tallene bli spesifisert pr. kalenderår.
• Faner i nedre del av rapporten. I nedre kant av rapporten er det seks faner. I fem av de kan du se kostnadene spesifisert pr. konto og på eventuelle delprosjekter. I den sjette fanen kan du se fakturert beløp. Ved bruk av menyen på venstre side kan du endre visningskriteriene. Veiledning for bruk av menyen i venstre sidekant finner du i eget avsnitt.

Meny på venstre sidekant

• I menyen på venstre sidekant kan du gjøre endringer i søkekriteriene etter at NFR-rapporten er åpnet.
• I nedre kant av menyen er det tre ikoner.
• Midtre ikon: Menyen gir deg mulighet til å endre tidspunktet for visning av prosjektets akkumulerte summer. Rapporten vil vise til og med måneden/året du skriver i feltene
• Høyre ikon: Menyen gir deg mulighet til å utelate måneder/delprosjekter som du ikke ønsker skal være inkludert i rapporten. Endringene gjelder kun for den fanen du står i. Hvis du velger en av de andre fem fanene nederst i rapporten må du gjøre tilsvarende endringer i de.

Inngående balanse

I forbindelse med skifte fra gammel til ny versjon av Maconomy ble kun saldo på prosjektene overført. Denne saldoen er spesifisert som Inngående balanse (IB) og du vil finne den i fanen Andre driftskostnader. Overføringen av saldo skjedde 31.05.2015. Hvis du kun ønsker å se påløpte kostnader etter dette tidspunktet tar du bort måneden «2015 – 5» i menyen i venstre kant. Merk at denne endringen kun vil gjelde for den midtre/dynamiske delen av rapporten. Se veiledningen i avsnittet Meny på venstre sidekant for bruk av det høyre ikonet i menyen.

Kontakt

Har du spørsmål? Send epost til kontakt@okavd.ntnu.no