Serviceerklæring for administrative tjenester ved NTNU Vitenskapsmuseet
Museumsadministrasjonen ved NTNU Vitenskapsmuseet ønsker å yte
god service til museets ansatte og har utarbeidet en serviceerklæring.
Gjennom serviceerklæringen forteller Museumsadministrasjonen hvordan
du får hjelp og bistand når du henvender deg til oss.
Serviceerklæringen gjelder tjenestene bestilling av arbeidskontrakter
(HR), bestilling av varer og tjenester (BtB) og økonomisk bistand og
kompetanse tilknyttet eksternfinansierte prosjekt.
Når du henvender deg til administrasjonen, vil ansatte med høy faglig
kompetanse bistå deg innenfor fagområdene IT-drift, kommunikasjon, HR,
bestilling, økonomi og sikring/HMS. Vi vil alltid veilede deg videre
dersom henvendelsen krever ytterligere spisskompetanse.
Serviceerklæringens intensjon
Gjennom serviceerklæringen skal du som bruker forvente at
henvendelsene møtes:
- med høy faglig kompetanse hvor oppgavene behandles profesjonelt
- med et estimat for når oppgaven kan forventes utført
- med god kommunikasjon hvor du blir orientert om eventuelle
endringer eller forsinkelser knyttet til henvendelsen.
Serviceerklæringen som gjelder bestilling av arbeidskontrakter, varer
og tjenester (BtB) og økonomisk prosjektoppfølging legger til grunn at bruker:
- benytter riktig bestillingsskjema/budsjettmal
- oppgir tilstrekkelige opplysninger
- sender henvendelsen til riktig adresse.
Bestilling av arbeidskontrakter
HR-gruppen utformer kontrakter ved kortere engasjement. Vi jobber i
henhold til regelverk og NTNUs rutiner, noe som gir en arbeidsprosess
med flere ledd. For å ferdigstille arbeidskontrakter før tiltredelse,
må HR-gruppen ha et godt grunnlag for kontraktproduksjonen.
|
Tjeneste som tilbys |
Forutsetning for tjenesten |
Arbeidsavtaler for midlertidig ansatte
- sender bekreftelse på mottatt bestilling
- godkjent tilbudsbrev og kontrakt innen en uke
|
- godt utfylt bestillingsskjema
- bestillingsskjemaet skal lagres her av kontorsjefen T:\vm\alle\Personal\Kontraktbestilling
- e-post om at ny bestilling er lagret i mappen sendes
til personal@vm.ntnu.no
|
Arbeidsavtaler for feltpersonale ved IAK
- sender bekreftelse på mottatt bestilling
- godkjent tilbudsbrev og kontrakt innen en uke
|
- supplerende opplysning dersom kandidat ikke har registrert
søknad i Jobbnorge; personalia, utdanning og detaljert
oversikt over antall feltuker
- leveres til personal@vm.ntnu.no
|
| Evaluering av tjenestene etter endt feltsesong | |
Bestilling av varer og tjenester
Administrasjonen hjelper deg med bestillingene du skal ha utført.
Alle bestillinger, bortsett fra IT og kommunikasjonsutstyr, betjener
vi. Prosessen ved bestilling er ferdig først når varen er registrert
mottatt, og faktura er registret og betalt.
| Tjeneste som tilbys |
Forutsetning for tjenesten |
Vare- og tjenestebestilling < kr 100 000
- Gi veiledning om valg av leverandør og etiske regler ved kjøp
- Innhente tilbud fra leverandører
- Effektuere bestillingen innen to virkedager etter mottatt
utfylt bestillingsskjema
- Videresende ordrebekreftelse fra leverandør
|
- Bestilling via bestillingsskjema (E-rekvisisjon)
eller egen spesifisert bestilling inneholdende
spesifikasjon, mengde, leverandør, k.sted og prosjektnr.
sendt til varebestilling@ntnu.no.
- Merk «HASTER» hvis bestillingen krever raskere behandling
enn 2 virkedager.
- Gi beskjed til bestiller når varen/tjenesten er mottatt
via varebestilling@ntnu.no med
riktig saksnr.
- Kontakt også bestiller dersom varen/tjenesten ikke er
mottatt innen leveringsfrist samt ved feilleveranse eller mangel/brekkasje.
|
Utlån av bedriftskort
- Vi har bedriftskort for følgende bedrifter: Clas Ohlsson,
Coop, IKEA, Jula og Plantasjen.
|
- Kortene leveres tilbake med én gang sammen med kvittering
påført signatur, riktig k-sted og prosjektnr.
|
Netthandel og småkjøp
- Det oppfordres til bruk av eget kredittkort og refusjon av
utlegg via HR-portalen
| |
Rekvisisjoner
- Unntaksvis; dersom kontorsjef ikke er tilgjengelig,
skriver vi ut rekvisisjoner
|
- Påfør riktig k-sted og prosjektnr.
|
|
Vare- og tjenestebestilling > kr 100 000 |
- Se NTNUs interne rutiner på Innsida (link)
|
Økonomisk bistand og oppfølging av eksternfinansierte prosjekt
Alle henvendelser innen økonomisk bistand og oppfølging av
eksternfinansierte prosjekt sendes til okonomi@vm.ntnu.no.
Økonomigruppen bekrefter mottak av saken og vil estimere
behandlingstid for oppgaven.
| Tjeneste som
tilbys | Forutsetning for tjenesten |
Prosjektsøknad
- Gir veiledning i forbindelse med søknader på prosjekter.
- Bistår med kvalitetssikring og at det er samsvar mellom
budsjett og kontrakt.
- Utarbeidelse og kvalitetssikring av kontrakter med evt. underleverandører.
- Oppretter prosjekt innen 3 virkedager, tilbakemelding gis
ved behov for lengre tidsfrist.
|
- Har prosjektet en søknadsfrist må prosjektøkonom kontaktes
senest 2 uker før fristen.
- Utfylt sjekkliste (unntatt prosjekter innen off. myndighetsutøvelse).
- Utfylt budsjett (for prosjekter med offentlig myndighetsutøvelse).
- Utfylt budsjett (for alle andre prosjekter) https://i.ntnu.no/wiki/-
- Kontraktutkast eller nødvendig informasjon om nytt
kontraktsforslag med kunde, adresse og organisasjonsnummer.
- Prosjektplan.
|
Oppfølging av prosjekt
- Timeføring på prosjekter.
- Fakturering etter plan/kontrakt inkl. sluttfakturering.
- Økonomisk veiledning.
- Gi lettfattelige oversikter og regnskapsrapporter for
prosjektets økonomiske status etter avtalt tidsplan.
- Sikre arkivering i Ephorte; budsjett, kvittering for sendt
søknad (gjelder NFR), kontrakter, korrespondanse og vedtak.
|
- Påse at prosjektdeltakere leverer timelister og at
Økonomigruppen mottar disse i rett tid.
- At alle prosjektkostnader er ført med korrekt kontering.
- Gi tidlig tilbakemelding om prosjektenderinger, herunder
forsinket prosjektperiode/ prosjektforlengelser etc.
- Løpende arkivering i Ephorte eller sjekke at
prosjektøkonom har mottatt dokumenter som skal lagres i Ephorte.
|
Avslutning av prosjekt
- Sluttfakturering og avslutning.
|
- Prosjektleder er ansvarlig for prosjektets økonomiske
resultat med bistand fra prosjektøkonom.
- At sluttrapport er sendt innen rapporteringsfristen.
|
Serviceerklæringen evalueres årlig gjennom spørreundersøkelse til
alle brukerne. Evalueringen skal avstemme om ønsket service er oppnådd
og kan forbedres. Evalueringen vil også kunne gi en justert erklæring
og inkludere flere tjenester.
