Retningslinjer for internfakturering er fastsatt av rektor 1.11.2017 (ePhorte saksnummer: 2017/5038) og gjelder fra og med 1.1.2018.

Linjeledere i fellesadministrasjonen, på fakulteter og institutter har ansvar for opplæring, implementering og oppfølging av retningslinjene innenfor eget område.

Innhold:

Formål
1. Internfakturering av tjenester
2. Priser ved internfakturering
3. Forholdet til bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)
4. Implementering og opplæring
5. Roller og ansvar

Formål

NTNU søker å minimere internfakturering for å unngå administrativt merarbeid og for å sikre en helhetlig og strategisk prioritering av ressurser og oppgaver. Disse retningslinjene regulerer hvilke tjenester som kan eller skal internfaktureres (1), hvilken pris som skal benyttes (2) og forholdet til bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (3). Retningslinjene gjelder for alle enheter ved NTNU.

1. Internfakturering av tjenester

1.1 Fellesadministrative tjenester

a. Ansvarlig linjeleder i fellesadministrasjonen (område, avdeling, seksjon) som skal leve tjenester innenfor et område, har både myndighet til og ansvar for å definere standard (kvalitet, omfang) på tjenester som enheten har ansvaret for å levere innenfor rammebevilgningen. Dette skal skje i nær dialog med brukerne (kundene).

b. Interne fellesadministrative tjenester skal som hovedregel være gratis for NTNUs enheter og ansatte. Disse tjenestene finansieres over rammebevilgningen. Samarbeid på tvers av avdelinger dekkes også av rammebevilgningen for den enkelte avdeling (møter, interne prosjekter, etc.). Dette punktet medfører en betydelig innskrenkning i mulighetene som enhetene i fellesadministrasjonen har til å tilby tjenester som andre enheter er villig til å betale for, og innebærer samtidig at mulighetene for å kjøpe tilleggstjenester internt utover fastsatt standard (kvalitet, omfang) begrenses.

c. Unntak fra hovedregelen om gratis fellesadministrative tjenester, bør gjelde i tilfeller der rektor har vedtatt at det er nødvendig å begrense etterspørsel eller fordele kostnader, og der styret har vedtatt ordninger som krever internprising, for eksempel internhusleieordningen. Unntak er spesifisert i tabellen under (per 1.1.2018). Eventuelle nye unntak skal godkjennes av rektoratet.

Unntak: Fellesadministrative tjenester som kan internfaktureres (per 1.1.2018)

Fotnoter:

[1] https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/internhusleie

[2] Se fotnote 1, Ansvarsmatrise

1.2 Deling av personalressurser mellom flere enheter

Internfakturering kan benyttes for deling av personalressurser mellom to eller flere enheter i tilfeller der kostnadsfordeling ikke kan gjøres i lønnssystemet (Paga). Eksempler på deling av personalressurser er frikjøp interne personer til tillitsverv som verneombud, fagforeningsrepresentant, utlån av personer fra en enhet til en annen for avgrenset tid, kostnadsdeling knyttet til undervisning, mm.

2. Priser ved internfakturering

Ved internfakturering skal prisen som hovedregel baseres kun på direkte kostnader (personalkostnader [3], leiestedskostnader [4] og eventuelt materiell). 

• Timetall per år settes til 1628 som i TDI-modellen. 
• Indirekte kostnader (eksempelvis administrasjon, areal, energi, IT, telefon, mv.) skal ikke medregnes i interne priser siden disse er finansiert av rammebevilgningen. Unntak gjelder for konferanse-tjenester og tjenester fra campusservice og eiendom som ikke inngår i internhusleieordningen (punkt 2 og 7 i tabellen under). 
• Fortjenestemargin eller usikkerhetsmargin skal heller ikke inngå i prisen. 
• Internhusleiepris skal benyttes ved utleie av areal. [5]

Prisene for unntakene er som følger:

Priser for fellesadministrative tjenester som kan internfaktureres (per 1.1.2018)

Fotnoter:

[3] Personalkostnader omfatter lønn inkludert tilhørende sosiale kostnader.

[4] Det opprettes leiested for trykkeri og multimediasenter i fellesadministrasjonen.

Retningslinjer for internfakturering for forskningsinfrastruktur/leiested kommer senere. Fagmiljøene oppfordres til å minimere internfakturering for interne prosjekter. BOA faktureres, jf. punkt 3.

[5] https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/internhusleie.

[6] Konferansetjenester skal være fullfinansiert av oppdragsgiver.

[7] Tjenester fra grafisk senter er finansiert av skal være fullfinansiert av oppdragsgiver (TDI/leiestedsmodell).

[8] Tjenester fra grafisk senter skal være fullfinansiert av oppdragsgiver (TDI/leiestedsmodell).

[9] Se fotnote 5, Ansvarsmatrise

[10] Campusservice omdisponerer i perioder egne ansatte og leier inn eksterne for å dekke behov. Dette er et unntak fra hovedregelen om at prisen skal baseres kun på direkte kostnader. Bidragspris i TDI-modellen benyttes.

3. Forholdet til bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

Rutiner for transaksjoner mellom bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) og bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) endres ikke. 

4. Implementering og opplæring

Retningslinjene skal implementeres fra og med 1.1.2018. 

Presentasjon av retningslinjene til bruk i opplæring (pptx)

5. Roller og ansvar

Linjeledere i fellesadministrasjonen og på fakulteter og institutter har ansvar for opplæring, implementering og oppfølging av retningslinjene innenfor eget område. 

Kontakt Avdeling for virksomhetsstyring v/ Hanne M. Sørgjerd og Lise T. Sagdahl ved spørsmål om retningslinjene.

(Sist oppdatert 01.11.17)