Her finner du retningslinjer for anskaffelser og prosessene rundt det.

Temaside bestille | Sider merket bestille | Sider merket anskaffelser

Oppgaver som følger ved anskaffelser

• avdekke og spesifisere behov
• søke i leverandørmarkedet
• kostnadsramme og budsjettmessig dekning
• valg av kjøpsprosess/markedsanalyse
• utlysing
• anbud/forespørsel
• evaluering av tilbud
• kontraktinngåelse
• bestilling og godkjenning
• oppfølging av leveransen/tjenesten
• mottak og mottakskontroll
• attestasjon av faktura oppfølging av reklamasjoner og garantiforpliktelser

Avtaleprosessen

Hovedprosessene innen anskaffelsesområdet er som illustrert under:

Bestilling til betaling - BtB

Bestilling-til-betaling (BtB) - i modellen kalt "Tildeling og distribusjon" - er en delprosess i avtaleprosessen som omfatter:

• bestilling og godkjenning
• mottak av ordrebekreftelser
• oppfølging av leveransen/tjenesten
• varemottak og mottakskontroll
• attestasjon av faktura
• oppfølging av reklamasjoner og garantiforpliktelser
• fakturabehandling
• regnskapsføring og betaling
• rapportering

BtB rutinestøtte

Bestilling til betaling - BtB - rutinestøtte

Hjemmel

Retningslinjene gjelder for alle anskaffelser til NTNU, uavhengig av finansieringskilde. Innkjøp av varer og tjenester til NTNU skal foretas i samsvar med gjeldende regelverk for slike anskaffelser, og være basert på forretningsmessig opptreden overfor NTNUs leverandører.

Det vises i den forbindelse til:

• Lov om offentlige anskaffelser
• Forskrift om offentlige anskaffelser
• Etiske retningslinjer for Statstjenesten, utgitt 7. september 2005
• Etiske retningslinjer for Innkjøp ved NTNU

Anskaffelser over 100 000 kroner følger krav om konkurranse som hovedregel.

Er du usikker på om din anskaffelse fraviker denne regelen (f.eks. ved intensjonskunngjøring eller direkteanskaffelse), ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no. Det vil da bli gjort en vurdering og kvalitetssikring rundt den enkelte anskaffelsen.

Grunnleggende regler

Grunnleggende regel i Lov om Offentlige anskaffelser (§ 5. Grunnleggende krav) sier:

• En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse.
• Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.
• Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier.

Oppdragsgiver skal ikke

• diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet
• bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse
• dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i lov og forskrifter kommer til anvendelse

Miljø

Seksjon for anskaffelser og innkjøp ved NTNU skal bygge på prinsippet om å kjøpe varer og tjenester som har en god miljøprofil, som gir best verdi for pengene og at dette skjer på forretningsmessig basis. Prinsipper om miljøtilpassede innkjøp er nedfelt i regler for miljøstyring ved NTNU og innebærer å:

• Bedre kunnskapen til innkjøpsansvarlige for å øke volumene av miljøtilpassede produkter som etterspørres og kjøpes inn
• Finne produkter som er strategisk viktige sett fra et miljøsynspunkt
• Sikre miljøkompetanse i organisasjonen
• Bruke riktig verktøy
• Stille relevante miljøkrav
• Informere om oppnådd miljøverdi

Etisk handel

NTNU skal være en være en samfunnsansvarlig virksomhet. Dette kommer blant annet til uttrykk i vår måte å anskaffe varer og tjenester på. For å styrke vårt arbeid med ansvarlige innkjøp har NTNU meldt seg inn i Initiativ for etisk handel. Med etisk handel menes arbeid for å forbedre arbeids- og miljøforhold i leverandørkjeden. Vi ønsker at våre leverandører deler vår kvalitets- og verdiforståelse.

Retningslinjer for etisk handel

Godkjenning

Bestillinger og avtaler om anskaffelser skal godkjennes av person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Godkjenning skal skje på grunnlag av budsjettmessig dekning og en vurdering av at formålet med kjøpet er i henhold til virksomhetens mål og handlingsplaner. BDM kan delegeres videre etter reglene i økonomiinstruksen.

Godkjenner skal godkjenne alle bestillinger og kontrakter om kjøp av varer og tjenester som ligger innenfor sin generelle fullmakts grenser og sitt budsjettområde.

Rammeavtaler som gjelder hele NTNU, evt. flere budsjettenheter, godkjennes av økonomidirektøren.

Attestasjon

Attestasjon utføres av bestiller for budsjettområdet gjennom å legge inn varemottak i innkjøpssystemet. Attestasjonen innebærer å gå god for at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale, og at varen/tjenesten som er levert innehar de spesifikasjoner som beskrevet i bestilling eller avtale.

Den som attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Attestasjonen dokumenteres med manuell eller elektronisk signatur. Attestasjonsfullmakten gis skriftlig til godkjente bestillere, og gir rett til attestering og registrering av godkjente varemottak i innkjøpssystemet.

Anskaffelsesprosesser

Offentlige anskaffelser er gjennom lov og forskrift underlagt et regelverk som legger føringer for valg av kjøpsprosedyre. Over gitte terskelverdier skal anskaffelsen skje iht. EØS-avtalen. Under terskelverdiene gjelder særnorske regler. Begge er nedfelt i Forskrift om offentlige anskaffelser.

Det er størrelsen på et samlet volum for etaten innenfor en produktkategori (vare eller tjeneste) som avgjør hvilken del av forskriften som skal gjelde. Alle innkjøp skal foretas etter en objektiv faglig og økonomisk vurdering, og på en måte som kombinerer hensynet til raske og smidige løsninger med kravet til forretningsmessig forsvarlige disposisjoner og en effektiv forvaltningskontroll.

For enkeltkjøp over 500 000 skal Seksjon for anskaffelser og innkjøp kontaktes i planleggingsfasen for rådgiving og valg av optimal kjøpsprosedyre.

Enkeltkjøp av varer og tjenester

Kjøp som ikke er inkludert i forpliktende rammeavtaler som gjelder for NTNU.

Se Anskaffelsesprosessen for mer informasjon om dette.

Kjøp inntil 100 000

Dette er kjøp som den enkelte enhet selv kan administrere. Seksjon for anskaffelser og innkjøp skal veilede og legge til rette rutiner for slike kjøp gjennom NTNUs innkjøpssystem. Bestillinger skal være skriftlige og registreres i innkjøpssystemet, og det skal henvises til NTNUs generelle betingelser.

Forenklet rutine for anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva.

Kjøp mellom 100 000 og 500 000

Dette er kjøp som enhetene velger selv om de vil gjennomføre eller om de ønsker å benytte NTNUs innkjøpsenhets kompetanse. Uansett vil kjøpet være gjenstand for å følge nøyaktige krav til prosedyrer i henhold til regelverket, slik som:

• Krav til valg av kjøpsform
• Krav til gjennomføring av konkurranse
• Krav til ikke-diskriminerende behandling og korrekt evaluering
• Krav til anskaffelsesprotokoll

Det er den budsjettdisponerende enhet som har ansvaret for at reglene for lov om anskaffelser blir fulgt og at kjøpet blir gjennomført etter dette.

Kjøp over 500 000

Dersom det skal foretas slike kjøp skal Seksjon for anskaffelser og innkjøp lede prosessen og gjennomføringen av konkurransen. Seksjon for anskaffelser og innkjøp sørger for at et hvert kjøp, uansett kjøpsprosedyre, skjer i henhold til gjeldende regelverk.

Brukerne foretar en faglig begrunnet innstilling, mens Seksjon for anskaffelser og innkjøp håndterer de forretningsmessige og kontraktsmessige sidene, samt føring av anskaffelsesprotokoll. Endelig bestilling/kontrakt godkjennes av person med BDM.

Rammeavtaler

En rammeavtale er forpliktende og er etablert der NTNU foretar repetitive kjøp av varer og tjenester. Seksjon for anskaffelser og innkjøp inngår rammeavtaler på vegne av NTNU. Kjøp av varer og tjenester som er dekket av en slik avtale skal anskaffes fra avtaleleverandør. Intensjonen er at NTNU skal dra fordel av å opptre som en stor kunde i markedet både gjennom stort volum og effektive bestillingsprosesser.

Seksjon for anskaffelser og innkjøp tar initiativ til å etablere rammeavtaler. Det opprettes en brukergruppe som sammen med seksjonen spesifiserer behov, kvalitetsnivå og krav til fremtidige leverandører. Avtalene godkjennes av Seksjonssjef.

Bestilling

Bestillinger skal registreres gjennom NTNUs innkjøpssystem. Dette sikrer at det foreligger forhåndsgodkjenning for transaksjonen fra person med BDM. Bestillerne skal inneha en skriftlig bestillingsfullmakt, som også innebærer attestasjonsmyndighet for kjøp av varer og tjenester. Tildeling av bestillingsfullmakt gis av person med BDM og godkjennes av Økonomidirektøren.

Eventuelle generelle unntak fra regelen om skriftlige bestillinger kan gis av økonomidirektøren. Ved vareuttak/avrop hvor det ikke er tid eller muligheter for gjennomføring av ordinær bestilling, skal dette gjøres ut fra skriftlig rekvisisjon med entydig rekvisisjonsnummer, og transaksjonen skal etterregistreres i innkjøpssystemet. Det må påses at leverandøren påfører vårt bestillingsnummer på fakturaen.

Varemottak og kontroll

Det skilles mellom godsmottak og varemottak. Godsmottak innebærer å ta imot leveranser fra leverandører og fysisk kontrollere at antall kolli stemmer med fraktbrev/pakkseddel og at varen eller emballasjen ikke er synlig skadet. Godsmottaket bekreftes med dato og signatur på fraktbrevet. Ved eventuell skade skal dette anmerkes på fraktbrevet fra transportøren.

Registrering av varemottak innebærer en attestasjon på at leveransen stemmer med bestillingen. Grunnlaget for innlegging av varemottak er enten fysisk egenkontroll eller skriftlig bekreftelse på varemottak fra rekvirent. Bestiller registrerer varemottaket ved å legge inn dette i innkjøpssystemet. Det er kun bestillere med skriftlig fullmakt som skal ha tilgang til en slik innlegging.

Det skal etableres tilfredsstillende rutiner på hver enhet for mottak av gods, oppbevaring og kontroll av varemottakene.

Sende faktura til NTNU

NTNUs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i elektronisk format.

Alle fakturaer skal merkes med innkjøpsordrenummer eller koststed.

Dersom du har spørsmål om fakturabehandling, ta kontakt med Økonomiavdelingen.

Registrering av utstyr

Hver enhet skal påse at registreringsverdig utstyr blir registrert i et utstyrsregister. Retningslinjer for gjennomføring fastsettes av økonomidirektøren.

Salg, kassasjon eller utrangering av materiell og utstyr

Avhending skal foretas på den måten som er mest fordelaktig for universitetet. Muligheten for salg skal vurderes i hvert tilfelle. Hvis utstyr antas å ha en nytteverdi for andre, skal enheter ved NTNU ha fortrinnsrett til utstyret. Rutiner for gjennomføring av avhending utarbeides av økonomiavdelingen.

Utstyr som kan antas å ha antikvarisk verdi, forelegges Teknisk avdeling til vurdering og kan ikke avhendes uten rektors samtykke. Det forutsettes at teknisk avdeling innhenter nødvendig sakkyndig bistand.

*Rutiner for anleggsregistrering, inklusive salg og kassasjon*

Bestemmelser for offentlige anskaffelser

Pr. januar 2017. Se også Lover, instrukser og reglement

1. Lov om offentlige anskaffelser
2. Forskrift om offentlige anskaffelser
3. WTO-avtalen (tidligere GATT, fastsatt av Industridepartementet 19.11.81, endret 22.11.96, nr. 1082)
4. https://www.regjeringen.no/nb/tema/utenrikssaker/handelspolitikk/sletting/nyhetsbrev_tidligere/wtos-avtale-om-offentlige-anskaffelser-/id583853/
5. Økonomireglement for staten
6. Styrings- og delegasjonsreglement ved NTNU (fastsatt av styret 7.12.2016)
7. Etikk ved bestilling
8. Delinstruks for bruk av kredittkort med firmaansvar (fastsatt av øk.dir. 15.4.2002, revidert 25.4.2008)

Kontakt

For spørsmål, kontakt Økonomiavdelingen:

E-post: kontakt@okavd.ntnu.no | Sak vil bli opprettet og behandlet i NTNU Hjelp.