NTNUs eksterne og interne nettsider ligger i dag på utdatert teknologi. Organisasjonen er ikke godt nok rigget for å tilby brukerorientert innhold, designen oppleves som gammeldags og det er heller ikke et tydelig forvaltningsapparat for drift og videreutvikling av tjenesten.

(Foto: Colourbox)

Hvilken jobb gjør nettsidene for NTNU?

NTNUs eksterne og interne nettsider har et stort volum brukere. Nettsidene er en virksomhetskritisk tjeneste for organisasjonen, og er også viktige for å bygge opp om NTNUs omdømme og konkurranseevne:

• Viktigste kanal for å rekruttere studenter på alle nivå, inkludert etter- og videreutdanning.
• Viser frem våre forskere, forskningsgrupper og forskningsprosjekt slik at vi blir attraktive for samarbeid og søknader.
• Autoritativ kanal for organisasjonens samlede interne veiledninger og retningslinjer (Innsida) – for både studenter og ansatte.

Hovedprosjektet skal:

• Anskaffe og innføre moderne teknologi for NTNUs eksterne og interne nettsider. Teknologien skal bygge fremtidsrettede og effektive måter å forvalte og utvikle tjenester og funksjonalitet. Innholdsprodusenter skal få et godt verktøy for innholdsproduksjon og forvaltning.
• Sørge for at innhold og design sammen gjør det enkelt for brukerne våre å finne, forstå og bruke innholdet på nettsidene våre.
• Etablere en effektiv modell for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av teknologi og innhold, med tydelige beslutningsprosesser, tilstrekkelig finansiering og en brukerorientert tilnærming.

Gevinster – målbilde

1. Brukerne finner, forstår og får gjort det de skal.
2. Innholdet på nettstedet er i samsvar med strategiske føringer og lovpålagte krav.
3. Felles forståelse og kultur i organisasjonen for å jobbe brukerorientert med nettstedet.
4. Effektivt for organisasjonen å forvalte og videreutvikle innhold.
5. Effektivt å drifte og videreutvikle teknisk løsning.

Til hver gevinst er det satt opp leveranser. Det er også satt opp en plan for hvordan gevinstene kan måles.

Tidsplan

Hovedprosjektet er inndelt i tre faser.

• Fase 0: Etablere fundament for gjennomføring1. februar til 30. april 2025.
  
  • Beslutte konsept for teknologivalg
  • Vurdere backend/integrasjonsarkitektur
  • Vurdere risiko på dagens teknologi
  • Sette overordnet konsept for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU)
  • Planlegge fase 1
• Fase 1: Oppstart, anskaffelse og etablere grunnmurStartet opp 1. mai 2025, planlagt avsluttet 30. mars 2026
  
  • Utarbeide konkurransegrunnlag og publisere konkurransen
  • Forhandlinger og anskaffelse
  • Detaljere forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) og sikre at organisasjonen står klar for innføring
  • Utarbeide informasjonsarkitektur, innholdsmodell og design
  • Planlegge fase 2
• Fase 2: Innføre og ta i bruk løsningEstimert oppstart 1. april 2026, planlagt avsluttet 31. januar 2027.
  
  • Bygge tjenesten prioritert og stegvis
  • Kompetanseheving, dokumentasjon og opplæring
  • Vurdere, bearbeide og overføre innhold

Hovedprosjektet er planlagt avsluttet i 2027, og prosjektet overleveres da i sin helhet til linja.

Statusoppdateringer

1. mai 2025: Styringsgruppa har besluttet oppstart av fase 1 i hovedprosjektet, denne fasen kunne dermed starte opp 1. mai. Prosjektet er delt opp i tre team: 1) Anskaffelse, 2) Innhold og design, 3) Forvaltning (FDVU). Det siste teamet skal bygge forvaltningsapparatet som trår i kraft ved overlevering til linja.

1. januar til 30. april 2025: I denne perioden er det gjort en del grunnleggende avklaringer. Etter omorganiseringen av digitaliseringsprogrammet har prosjektet ny styringsgruppe. Det er besluttet at vi skal kravspesifisere ut fra modulær arkitektur (headless/hybrid teknologi). Tiden er også brukt til å planlegge fase 1 i hovedprosjektet, som etter planen starter opp 1. mai 2025.

Fra forprosjektet

For å sikre en helhetlig tilnærming til arbeidet med å lage gode løsninger for kommunikasjon, har vi i forprosjektet utført et omfattende innsiktsarbeid for å forstå ulike brukerbehov, og for å berede grunnen for teknologivalg.

I tillegg ble det utført noen sikkerhetstiltak, som å overføre ansatte og studenters intranett (startside inkludert meldingssystem) over på ny teknologi. Det ble samtidig utført noe forenkling og forbedring av tjenesten for blant annet å senke utgifter til drift.

Dermed er intranett ikke lenger en nødvendig del av hovedprosjektet – som nå fokuserer på eksterne og interne nettsider.

De tre samarbeidspartnerne

Prosjektet eies av Kommunikasjonsavdelingen v/ Sigrun Berge Engen. I tillegg er Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring og IT-avdelingen partnere, og disse utgjør styringsgruppen for prosjektet.

Kontakt

• Prosjekteier er kommunikasjonsdirektør Sigrun Berge Engen
• Prosjektleder er nettredaktør Tone Kvenild