Rydding og dokumentfangst - Ofte stilte spørsmål - Kunnskapsbasen
Rydding og dokumentfangst - Ofte stilte spørsmål
Ansatte og lederes roller og ansvar
Saksbehandler: Rydde i ePhorte og registrere dokumenter fra egen e-post, Teams med mer.
Superbruker for registrering: Delta under opplæring i regi av Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU), registrere dokumenter fra fellesområder og veilede saksbehandlere som skal drive registrering inn i ePhorte.
Kontaktperson: Være bindeledd mellom enheten og DOKU. Skaff deg informasjon om hvem som har rollen i din enhet, informasjon gis via denne rollen, du melder deg på kurs og det er mulig å stille spørsmål.
Leder: Status for dokumentfangst, sette av ressurser og tid til rydding og dokumentfangst og sørge for at jobben blir utført.
Avdeling for Dokumentasjonsforvaltnings (DOKU) rolle og ansvar
- Holde kurs og opplæring for superbrukere og saksbehandlere i registrering
- Holde ryddeworkshops for saksbehandlere og ledere som skal rydde i sine egne saker i ePhorte
- Formidle skjema og rapporter for rydding og registrering i enhetene
- Gi veiledning og brukerstøtte i arbeidet med rydding og registrering
- Formidle statusrapporter, som blir verktøy for kontaktpersonene i arbeidet med rydding og registrering
- Rapportere om fremdriften til Administrativt lederutvalg, Fellesadministrasjonen og NTNU SAK
Kan noen gjøre arbeidet for meg?
Som saksbehandler er du selv ansvarlig for å arkivere sakens dokumenter samt rydde i dine egne saker i ePhorte.
- DOKU skal ikke drive registreringsarbeid for enhetene eller saksbehandlerne
- Superbruker skal ikke drive registreringsarbeid for den enkelte saksbehandler, men skal være behjelpelig med veiledning
Hvilke møter holdes, og hva får jeg svar på i møtene?
Åpent informasjonsmøte
Ansatte ved DOKU forklarer hvorfor rydding og dokumentfangst skal gjennomføres ved NTNU, på oppdrag fra Administrativt lederutvalg. NTNU er en del av offentlig sektor og skal praktisere åpenhet gjennom meroffentlighet. Det betyr at alle ansatte har ansvar for å dokumentere saksbehandlingsprosesser. Se opptak av møteserien.
Oppstartsmøte med ledelsen på fakultet/avdeling :
Etter møtene med enhetene kom vi frem til:
- Enhet er informert om hva som skal gjøres
- Rollefordeling og ansvarsområder - Enhet og DOKU
- Tidsplan
- Informert om ryddeworkshops og kurs for superbrukere og saksbehandlere som skal drive registrering inn i ePhorte
Ryddeworkshop
- For saksbehandlere og ledere som skal rydde i ePhorte
- Starter i november 2021
- Påmelding via læringsportalen – Informasjon om tidspunkt for workshops for din enhet, kommer fra kontaktperson.
- Planlagte ryddeworkshops:
Kurs 1 – Registreringskurs for superbrukere
- For oppnevnte superbrukere som skal registrere dokumenter i ePhorte
- Kurs for superbrukere ved FAK holdes det kurs 4. februar og 9. februar. Disse er kalt inn til fra superbrukerlistene som er mottatt, samt informert om via Teams
- Kurs for superbrukere ved FA vil avholdes 21. februar og 25. februar, se påmelding i kursportalen
- Se også presentasjon fra kurset
Kurs 2 – Registreringskurs for saksbehandlere
- For saksbehandlere som skal registrere inn mye dokumentasjon inn i ePhorte
- Kursene starter i november/desember 2021 og påmelding vil skje via Kursportalen. Mer informasjon vil komme via kontaktperson i din enhet
- Kursene er delt opp i fire forskjellige temaer/kategorier:
- Forskning, phd og økonomi
- HR, HMS, Sikkerhet og beredskap
- Administrasjon, organisasjon og utdanningsstrategi
- Bygg og eiendom
- Planlagte kurs finnes for saksbehandlere ved FAK i kursportalen
- Planlagte kurs finnes for saksbehandlere ved FA i kursportalen
Presentasjoner fra kursene:
- Kurs i dokumentfangst for saksbehandlere - Administrasjon, organisasjon og utdanningsstrategi
- Kurs i dokumentfangst for saksbehandlere - Bygg og eiendom
- Kurs i dokumentfangst for saksbehandlere - Forskning, phd og økonomi
- Kurs i dokumentfangst for saksbehandlere - HR, HMS, Sikkerhet og beredskap
Kurs 3 - Oppsamlingskurs
- Dekker alle kursområdene i ett kurs
- For de som ikke fikk mulighet til å delta på andre andre kursene
- Se påmelding i kursportalen
- Se også presentasjon fra kurset
Hva er fristen for registrering og dokumentfangst?
- Rydding i ePhorte skal være ferdig innen 15. mai 2022
- Dokumentfangst - Dokumenter som skal registreres i ePhorte innen 30. mai 2022
Hjelp og brukerstøtte
Du kan kontakte oss via NTNU Hjelp, under Administrative tjenester / Dokumentasjonsforvaltning / Hjelp til rydding i ePhorte.
Råd og tips om rydding og dokumentfangst (Innsida)