Wikier

HF – informasjon...

HF - Statussamtale for stipendiater

Sjekkliste for statussamtaler med stipendiater i sluttfasen

Fakultetet ønsker at instituttene skal gjennomføre statussamtaler med stipendiatene når det gjenstår ca. seks måneder av stipendiatperioden. Intensjonen med slike samtaler er å finne ut hva kandidaten har behov for i sluttfasen og hvordan veileder, instituttet (og evt. fakultetet) kan legge til rette. I tillegg kan dette være en god mulighet til å orientere om hva som venter framover. Både kandidat og veileder bør delta på møtet. Dersom instituttet ønsker bistand fra fakultetet, kan representant fra forskningsseksjonen også kalles inn til møtet. Dersom det avdekkes behov for å ta opp årsaker til forsinkelse, utfordringer i veilederforhold e.l. bør dette tas ved en annen anledning, f.eks. gjennom et oppfølgingsmøte med relevante deltakere.

Fakultetet understreker at det er instituttene som kjenner de enkelte stipendiatene best og oppfordrer til å tilpasse samtalen etter behov. Fakultetet ønsker at skjemaet fylles ut og signeres for dokumentasjon av evt. oppfølgingspunkter.

Skjema for statussamtale (docx.)

Fakultetet vil i utgangspunktet bruke den estimerte innleveringsdatoen for å forlenge kandidatens tilknytning til ph.d.-programmet. Kandidaten vil dermed ikke behøve å sende en separat søknad om forlengelse.

Forberedelse til møtet

Forskningsseksjonen vil sende en oversikt til instituttene hvert semester over stipendiater som i henhold til nåværende sluttdato bør gjennomføre statussamtale i løpet av semesteret. Instituttet har selv ansvar for å innkalle til møte. Oversikten vil inkludere informasjon om gjennomføring av opplæringsdelen.

Forut for innkalling bør instituttet

*kontakte HR-seksjonen for å

*avklare oppdatert sluttdato

*undersøke eventuelle gjenværende feriedager

*kartlegge om det foreligger uavklarte forhold vedrørende pliktarbeid, fravær o.l.

Punkter for gjennomgang i møtet

*Hvordan har kandidaten det i sluttfasen? Opplever de å være i rute i forhold til nåværende sluttdato og hvordan ser veileder på sluttfasen? For å kunne legge til rette på en god måte er det viktig at både veileder og kandidat er ærlige på dette punktet.

*Er det forhold som ikke er lagt inn i nåværende sluttdato og hvem har i så fall ansvar for å avklare dette? (sykemelding, pliktarbeid, korona, §2-3 (6) i forskrift om ansettelsesvilkår)

*Har kandidaten det de trenger for å komme så langt som mulig før sluttdato?

*Hva kan kandidat og veileder vente av hverandre framover? Anbefal gjerne at de sammen lager en konkret plan for sluttfasen.

*Dersom kandidaten ikke har fullført opplæringsdelen må det legges en konkret plan for gjennomføring av denne.

Informasjon om sluttprosessen

*Ekstern leser (kan søke fakultetet om støtte, inngår avtale selv, 4-6 måneder før planlagt innlevering)

*Språkvask (kan søke fakultetet om støtte om avhandlingen ikke er på morsmålet)

*Innlevering av avhandling (elektronisk søknad. Se Innsida)

*Oppnevning av komité (vær tydelig på prosessen på instituttet, hvem som initierer, instituttet har ansvaret for forslaget)

*Prosessen fram mot disputas

Ved forsinkelse

*Hvilke rettigheter og plikter videreføres som ph.d.-kandidat og hvilke er knyttet til tilsettingen?

*Hva mener kandidaten de vil ha behov for etter sluttdato i stillingen? (tilganger, kontor, veiledning, driftsmidler etc.) Hva er og hva er ikke mulig å imøtekomme?

*Hva kan kandidat og veileder forvente av hverandre etter finansieringsslutt?

Dersom kandidat og veileder mener det gjenstår mye tid før innlevering er det behov for en grundigere samtale om hva instituttet kan og ikke kan bidra med og hvordan kandidaten ser for seg veien fram mot ferdigstilling. Det er også viktig at veileder avklarer hva de kan bidra med i en slik videre prosess. Det understrekes at regelverket per nå er slik at tidligere stipendiater normalt kun får innvilget dagpenger dersom de enten har levert avhandlingen eller ikke arbeider med avhandlingen. Det er mulig å søke fakultetet om permisjon fra ph.d.-programmet mens man mottar dagpenger dersom man har avbrudd pga. dette.

Dersom kandidaten er forsinket og ikke planlegger å ferdigstille avhandlingen etter finansieringsperiodens utløp, bør man diskutere årsaker til dette og lage en plan for arbeidet for resten av tilsettingsperioden (ferdigstille artikkel, undervise e.l.).

Skjema for statussamtale (docx.)