— Oppdatering 12.12.2016 --

Ansvarsområder og arbeidsoppgaver,  felles utskriftstjeneste

Under følger en beskrivelse av de viktigste ansvarsområdene og arbeidsoppgavene til felles utskriftstjeneste levert av NTNU IT.

IKT forvaltning

IKT forvaltning skal ha overordnet ansvar for felles utskriftstjeneste og ha ansvaret for blant annet følgende områder :

• Kommunikasjon mot leverandører og kontraktshåndtering
• Oppfølging mot de enheter som bruker skrivere
• Behovsvurdering ved anskaffelser av nye skrivere
• Forvalting av skriverflåten

IKT drift

Ansvaret for daglig teknisk drift av tjenesten herunder serverdrift, equitrac, printkøer osv.

IKT brukerstøtte

IKT brukerstøtte vil ha ansvaret for 1. linje support og mottak av alle meldinger rundt utskrift. Orakeltjenesten vil videre ha ansvaret for distribuering av feilmeldinger og generelle spørsmål til rette ressurser hos NTNU IT. Campusnære tjenester vil fungere som IKT brukerstøtte sin forlengende arm ut i organisasjonen og vil kunne gi direkte brukerstøtte på den enkelte lokasjon for utskrift og andre basis IT tjenester.

Driftsavdelingen

Driftsavdelingen vil bli innvolvert i rekvisitahåndtering og få nye arbeidsoppgaver. Les mer om dette her :

https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Utskrift+-+leveranse+av+kopipapir+-+toner+og+rekvisita

Fremdriftsplan og hovedmilepæler

01.01.2016 - NTNU IT leverer en felles utskriftstjeneste

Fra 01.01.2016 skal alle henvendelser i forbindelse med utskrift gjøres direkte med orakeltjenesten som vil videresende dette til rette vedkomne om ikke orakeltjenesten kan hjelpe der og da.

16.01.2016 - Driftsavdelingen tar over ansvar for rekvisitahåndtering

Driftsavdelingen tar offisielt over håndtering av rekvisita og vil bruke sine eksisterende logistikk prosesser for å sørge for at papir til skrivere blir transportert frem til den enkelte skriver. Les mer om dette her : 

https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Utskrift+-+leveranse+av+kopipapir+-+toner+og+rekvisita

03.03.2016 - Optimalisering av skriverpark ferdig

I starten av januar vil prosjektet ta opp aktiviteten med optimalisering av skriverparken igjen. Dette medfører at det kan bli endringer i antall skrivere ved den enkelte enhet og hvor skrivere er plassert. Dette vil bli gjort i dialog med den enkelte enhet.

Generelt :

Prosjektet har ikke vært innom alle lokasjoner på hele NTNU, det kan med andre ord være lokale skriverkøer som ennå ikke har blitt flyttet over på followme print eller andre printkøer driftet av NTNU IT. For de som har mistet personell og nå ikke har noen til å drifte disse køene ber vi om at det tas kontakt med prosjektet ved å sende mail eller ringe til prosjektleder slik at dette blir prioritet. Enkelte skrivere som inngår som labutstyr vil ikke bli omfattet av en felles utskriftstjeneste, og disse skriverne må håndteres av lokal IT på den enkelte enhet, dette inkluderer både drift og rekvisitahåndtering. Hvis det skulle være sterke ønsker om at NTNU IT skal drifte slike skrivere vil det bli gjort en vurdering fra tilfelle til tilfelle i samarbeid med IKT Forvaltning.

Hjelp til selvhjelp og annen info for oppkobling av skrivere :

https://i.ntnu.no/utskrift-kopi

Eventuelle spørsmål og kommentarer kan rettes til :

Stig Owe Olsen

--Slutt oppdatering 12.12.2016 --

Her følger informasjon om prosjektet for felles utskriftstjeneste ved NTNU. 

Notat sendt til alle enheter ved NTNU den 07.07.16 :  Notat Felles utskriftstjeneste 

Utfordringer og grunn til ønske om endring.

• Høyt antall skrivere pr ansatt.
• Store kostnader relatert til utskrift.
• Mange skriverleverandører og mange modeller.
• Fragmentert avtalehåndtering mot leverandører som gjør det blant annet vanskelig å flytte skrivere mellom enheter.
• Varierende utnyttelsesgrad på skrivere.
• Sikkerhetsutfordringer rundt skrivere.
• Prosesser som genererer store mengder utskrift.

Hvem angår dette ?

I hovedsak alle fakulteter, institutter og andre enheter ved NTNU. For våre fusjonspartnere håndteres dette av fusjonsprosjektet, hvis det er overlappende interesser koordineres disse mellom prosjektene. På sikt skal også fusjonspartnerne inn under den nye tjenesten. For sluttbrukere ønsker en at løsningen blant annet skal bidra til:

• Full fleksibilitet i valg av utskriftssted (follow me print)
• Sikker tilgang på egen utskrift
• Dokumentscanning direkte til egen epostadresse
• Forhindre tyveri av informasjon, utskrifter,  forskningsmateriale etc,
  les mer om dette her

 Hva skal prosjektet levere ?     

• Sentralisert avtalehåndtering mot printleverandører     
• Implementere nye tjenester for felles utskrift i regi av NTNU IT     
• Flytte skrivere til sentral løsning for “follow me print"     
• Planlegge og gjennomføre effektivisering av skriverflåten ved NTNU

Fremdriftsplan 

Prosjektet er delt inn i tre faser.    

• Kartleggingsfase med kartlegging av behov og fakta om dagens printere er startet og er planlagt å gå frem til slutten av august.    
• Planleggingsfasen er forventet å være ferdig i midten av oktober.    
• Implementering av felles utskriftstjeneste og optimalisering av skriverflåten er forventet å være ferdig ved utgangen av 2016.

Prosesser som generer store mengder utskrift

Det er ikke i prosjektets mandat og gjøre noe med prosesser som genererer store mengder utskrift, men prosjektet tar sikte på i størst mulig grad og avdekke og synliggjøre dem.  

FAQ

Q1 : Blir rekvisitahåndtering og administrasjon av printere overtatt også ?

A1 : Selv om NTNU IT tar over selve betalingen av kostnader knyttet til utskrift, har prosjektet ikke kommet så langt at vi har en tjeneste som kan håndtere de omkringliggende forhold vedrørende dagens skriverne. Det betyr at fakultet/institutt/enhet fremdeles må håndtere aktiviteter rundt utskrift som før inntil den nye tjenesten er på plass.

Q2 : Skal NTNU IT ta over kostnader knyttet til utskrift ved innføring av av en felles utskriftstjeneste.

A2 : Det er et sterkt ønske om at en felles utskriftstjeneste sentralfinansieres og at man går bort ifra internfakturering. NTNU IT har vært tydelige i sine budsjettinnspill om at en felles utskriftstjeneste sentralfinansieres fra 2017. Prosjektet vil kommunisere hvilke ordninger rundt kostnader som man skal forholde seg til så snart budsjettene er vedtatt.

For mer utfyllende info og spørsmål om prosjektet, ta kontakt med: 

Stig Owe Olsen (prosjektleder) eller Hege Knotten (programleder)

Øvrige prosjektmedlemmer:

Morten Moa
Vegard Karlsen
Thor Larsen