Steg-for-steg guide for saksbehandler

Studenter kan søke om å få godkjent utdanning de har tatt tidligere, som kan inngå i en grad ved NTNU. Her finner du informasjon om hvordan du saksbehandler en søknad om faglig godkjenning av norsk utdanning.

Trinn 1: Kontroller om søknaden er komplett/fullstendig

• Søk opp studenten i FS og sjekk hvilket studieprogram emnene skal godkjennes i, og sjekk kull (FS - Student samlebilde)
  
  • Videresend søknaden til korrekt fakultet/institutt om saken er feilfordelt 
  • Hvilken del av programmet skal den eksterne utdanningen godkjennes som (obligatoriske/valgfrie emner/fellesemner etc.)?
• Er all nødvendig dokumentasjon lagt ved, og er den gyldig?  
  
  • Er det lagt ved pensumliste, emnebeskrivelse/ studieplan fra det året studenten tok utdanningen?
  • Vi finner resultatene fra de fleste norske institusjoner i FS. Dersom en student har beståtte emner eller grader fra andre FS-institusjoner i Norge, kan du hente disse inn i godkjenningsmodulen. Andre FS-institusjoner kan hente resultater fra NTNU. På den måten trenger ikke studenten levere karakterutskrift for resultatene vi kan hente fra FS
• Er søknaden ufullstendig?
  • Be studenten om å ettersende oppklarende/ fullstendig informasjon og /eller dokumentasjon, slik at grunnlaget for saksbehandlingen blir tilstrekkelig. Sett en frist for ettersending 

Trinn 2: Kontroller utdanning 

Sjekk om det er registrert en forhåndsgodkjenning på samme studieprogram som studenten søker godkjenning for. Kontroller at emnene som er bestått stemmer overens med emnene i forhåndsgodkjenningen, eventuelt om det finnes informasjon om avtalt endring av emner i løpet av oppholdet. 

A: Dersom de avlagte emnene stemmer med forhåndsgodkjenningen (eventuelt andre tidligere vedtak): 

• Gå direkte til Trinn 3 og skriv vedtaksbrev basert på det som studenten allerede har fått informasjon om

B: Dersom forhåndsgodkjenning ikke foreligger, eller emnene ikke stemmer med forhåndsgodkjenningen:

• Dersom det foreligger en forhåndsgodkjenning fra før av, sjekk om det er gjort forhåndsvurderinger underveis av andre emner.
  
  • Vurder omfang, nivå og faglig innhold på emnene
  • NTNU er ifølge uhl. § 3-5 pålagt å se til at det ikke gis dobbel uttelling for samme faginnhold innenfor samme grad
  • Studenten kan ikke bruke samme emne både i bachelorgraden og i mastergraden, hvis bachelorgraden er opptaksgrunnlaget til master
• Sjekk om lærestedet er akkreditert (*se forklaring under)
  
  • NOKUT har en egen oversikt over akkrediterte studietilbud og akkrediterte studiesteder i Norge, se Akkrediterte studietilbud
  • Er det nye emner som ikke er vurdert tidligere må saken til faglig vurdering
    • Forsikre deg om at faglærer har nødvendig informasjon for å kunne gjøre en faglig vurdering
      • Hvilket studieprogram skal emnene godkjennes i? Hvor langt er studenten kommet i utdanningen (hva er fullført/hva gjenstår)?
      • Omfang og nivå på emnene det søkes om
      • Emnebeskrivelse og pensum på emnene som skal godkjennes
      • Oppgi svarfrist (normalt 1 måned etter av søknaden ble mottatt)
  • Husk å arkivere den faglige vurderingen, dette er nødvendig i tilfelle det blir en klagesak/det danner presedens (*se forklaring under)
• Er det gjort lignende godkjenningssak tidligere?
  
  • Finnes det tidligere saker i ephorte/ NTNU Sak som skaper presedens? Henvis til saksnummer i vedtaksbrevet. Det er ikke nødvendig å gjøre en faglig vurdering på nytt

*Er et studiested akkreditert, er dette en forsikring på at skolen tilbyr studier med kvalitet godkjent av en offentlig organisasjon. NOKUT er ansvarlig for akkreditering i Norge.

*Presedens er en prinsipiell avgjørelse eller en praksis i offentlig forvaltning som kan danne mønster for senere lignende avgjørelser.

Trinn 3: Skriv vedtaksbrev 

• Svar på en søknad om godkjenning av norsk utdanning er et enkeltvedtak ifølge forvaltningsloven  
  • Tenk nøye gjennom hva som må inngå i vedtaket: Er det interne NTNU emner som det søkes om eller eksterne emner? Faglig overlapp eller ikke? Eksisterer det tidligere saker med presedens? Vil godkjenning av emnene påvirke hvilke emner studenten bør/må ta senere i utdanningsløpet?
  • Annen informasjon som kan være viktig for saken, kan opplyses om i et eget avsnitt i brevet med eksempelvis “Studieveiledning” som tittel
  • Uansett om søknaden innvilges eller avslås, skal det skrives vedtak med klagerett
• Se brevmal for godkjenning av norsk utdanning, som kan tilpasses etter behov:
  • Godkjenning av norsk utdanning (bokmål)
  • Godkjenning av norsk utdanning (nynorsk)
  • Godkjenning av norsk utdanning (engelsk)

Trinn 4: Registrer i FS 

Det er ulik fremgangsmåte for registrering av godkjente emner avlagt ved en utenlandsk institusjon i forbindelse med delstudier i utlandet (utveksling til utlandet) og annen utdanning (emner avlagt ved annen norsk institusjon/internt ved NTNU og tidligere avlagt utdanning).

Her finner du en beskrivelse av hvordan du registrere godkjenningen av norsk utdanning i FS: FS - Innpassing av utdanning

Kontakt

Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp eller send e-post til fshjelp@adm.ntnu.no hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden.