Wikier

Bestille mat og catering til møte eller konferanse

Siden er for ansatte som skal bestille mat eller catering til møte eller konferanse.

Temaside bestilling | Sider merket bestille | Satser for mat representasjon og bevertning

English: Order catering and food

Som hovedregel skal den enkelte leder eller den som gis fullmakt utvise nøkternhet i bevertning og representasjon. Er du usikker på om du kan bestille mat, sjekk først retningslinjer og satser for bevertning og representasjon.

Innhold

1. Spise innenfor NTNUs lokaler

2. Mer informasjon om leverandører for mat og catering ved NTNU

3. Spise utenfor NTNUs lokaler

4. Ved konferanser utenfor NTNU

5. Kilder og lovverk

Spise innenfor NTNUs lokaler

Rutine for bestilling av mat eller catering:

  1. Skal du bestille mat til møte eller catering til blant annet konferanse må du først avklare dette med leder som har myndighet til å godkjenne kostnader (budsjettdisponeringsmyndighet/BDM).

  2. Sjekk retningslinjer og satser for bevertning og representasjon

  3. Dersom du vet hva du vil bestille, kan du gå rett til behovsskjemaet for varer og tjenester og fylle ut dette.

  4. Hvis du er usikker på hva du skal bestille, kontakt din innkjøper eller cateringfirmaet direkte for informasjon om for eksempel meny. Bruk de leverandører NTNU har forpliktende avtale med.

  5. Skriv hva du ønsker å bestille i skjemaet. Husk å skrive hvilket møte det gjelder, tid og sted for møtet, hvem som deltar, samt nøyaktig leveransested og kontaktinfo.

NB! Bestillingen må gjøres i så god tid at den blir godkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet/BDM før klokken 12 for bestillinger som skal leveres neste virkedag. Vær oppmerksom på å overholde leverandørenes frister, som kan variere. 

 Fyll ut behovsskjemaet

Har du spørsmål - kontakt din innkjøper

Leverandører for mat som NTNU har forpliktende avtale med

Du kan søke etter leverandører i Avtalekatalogen for mer detaljert informasjon. Skriv navnet på leverandør i søkefeltet.

NTNU har en forpliktende avtale med følgende leverandører, og det er disse som må benyttes ved bestilling av:

Møtemat/catering

Trondheim: Sit Kafé eller Godt brød Trondhjem AS

Gjøvik: Sit i Gjøvik

Ålesund:  Sit i Ålesund

Kaker av konditorkvalitet

Trondheim: Sit Kafé 

Gjøvik: Sit i Gjøvik

Ålesund:  Sit i Ålesund

Selskapsleveringer

Trondheim: Brasseri Cava – To Rom og Kjøkken.

Gjøvik: Sit i Gjøvik

Ålesund:  Sit i Ålesund

Leverandørene skal også kunne dekke opp og delta med serveringspersonale. Dersom selskap holdes på Sit sitt kantineområde så må tjenesten kjøpes av Sit. 

Ved møter eller selskaper utenfor NTNUs lokaler, skal man benytte en av selskaps- eller cateringleverandørene NTNU har en avtale med. Det eneste unntaket er dersom vi leier et lokale som har sitt eget kjøkken eller restauratør med enerett. Dette kan for eksempel være leie av lokaler på et hotell i forbindelse med en konferanse. 

Mer informasjon om leverandører for mat og catering ved NTNU

Du kan lese mer om leverandørene i Avtalekatalogen.

Godt brød Trondhjem AS

Møtemat og catering bestilt med kortere enn 24 timers leveringstid må i tillegg ringes inn til Godt Brød.

Ved større bestillinger (over 40 personer) må det bestilles dagen i forveien. Godt Brød behandler NTNU som en prioritert kunde så det skal være mulig å få til leveranser med kort leveringstid.

Det innrømmes 18% rabatt for alle leveranser av catering utenfor kjernesortimentet. Det er fraktfri levering for alle bestillinger.

Kontakt

Ved endringer og bestillinger i siste liten, ring Godt brød Trondhjem AS på tlf. 735 02 400.

  • Cathrine Lillekroken, tlf. 950 58 600 – Daglig leder Trondheim, epost: dgbaker@godtbrod.no
  • Ingunn Bakken, tlf. 472 94 464 – nestleder og baker Dronningens gt.
  • Eline Wandsvik tlf. 920 72 321 – nestleder Dronningens gt.

Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim (Sit)

Ta kontakt med din innkjøper for informasjon om hva du kan bestille fra Sit.

  • Minimum ordre for catering /møtemat: fra 1 person.
  • Selskapslevering (kun Gjøvik og Ålesund): fra 15 personer.

Leveringstider

Møtemat og catering for inntil 30 personer bestilt før kl 12.30 kan leveres neste virkedag.

Selskapslevering i Gjøvik og Ålesund må bestilles før kl. 12.30 minimum to dager før levering. Ved alkoholservering må dette bestilles 3 uker i forkant.

Leverandøren har stor servicegrad med å kunne ta imot bestillinger nærmere leveringstid, men da kan ikke utvalget garanteres.

Det innrømmes 10 % rabatt for alle leveranser av catering/møtemat i alle byer og selskap i Ålesund og Gjøvik på varer utenfor avtalen. Det skal være fraktfri levering for alle leveranser.

Kontakt

Brasseri Cava – To Rom og Kjøkken

Leverandør av selskapsleveranser for NTNU i Trondheim.

Dette gjelder for alle typer catering av mat til selskap som skal skje utenfor kantineområdet til Sit i Trondheim, og utenfor To Rom og Kjøkkens egne restaurantlokaler.

Leveransen er fraktfri. Det gis 10 % rabatt på ordinære menypriser ved ønske om catering av andre menyer enn det som er tilgjengelig i NTNUs innkjøpsløsning.

Menyer varierer i sesong, så ta kontakt med To Rom og Kjøkken for andre forslag.

Leveringstid

Cirka 1 uke levering ved catering uten kokk eller serveringspersonale. Der det skal være kokk og/eller serveringspersonale til stede, er det behov for bestilling ca. 2 uker før.

Leverandøren er fleksibel på leveringstiden så lenge det er mulig å få til på kortere varsel.

Ved behov for skjenkebevilling er leveringstid 2 uker på grunn av behandlingstiden hos kommunen.

Endringer tillates inntil dagen før.

Prisene på selskapsmenyer er under forutsetning av at maten kjøpes sammen med at To Rom og Kjøkken står for alkoholserveringen. Dersom det bestilles selskap uten alkoholservering tilkommer det timepriser for personale slik: hovmester kr 520 ekskl. mva., serveringshjelp kr 440 ekskl. mva., kokk kr 440 ekskl. mva. Minimum 4,5 timers vakt.

NB! To Rom og Kjøkken er også eneste leverandør som skal sørge for selskapsleveringer til NTNU sitt representasjonsbygg på Lerchendal gård.

Kontakt

Tlf. 735 68 900

E-post: booking@2rok.no

Huitfeldt Stuer

Kjøpmannsgata 14, 2. etasje. Tilgang til lokaler ved behov.

Det er Koteng Eiendom som leier ut lokalene og leiesum er per dd kr 13 500 pr dag.

Lokalene er egnet for selskap fra ca. 20 – 80 personer.

Dette er et staselig lokale for finere selskap, jubileer, disputaser eller forretningsmiddager. Når man leier Huitfeldt Stuer har man hele lokalet for seg selv.

Forespørsler for dette lokalet gjøres via To Rom og Kjøkken.

Erkebispegården

Nidarosdomen Kongsgårds gate 1b.

To Rom og Kjøkken har tilgang til Erkebispegården ved behov, og avtale om leie av Erkebispegården gjøres direkte med driver (Nidarosdomens Restaureringsarbeider).

Lokalene er egnet for de litt mer høytidelige anledninger i størrelsesorden 80-450 gjester, og leiepris varierer ut fra arealbehov.

Informasjon om priser og kapasitet får man ved å ta kontakt med Nidarosdomens Restaureringsarbeider.

Tapperihallen paa Dahls

Lokale ved E.C. Dahls Bryggeri som To Rom og Kjøkken har mulighet til å leie ved behov.

Dette er et stort lokale som egner seg for de store arrangementene, fra 200 til 1000 gjester.

Lokalet kan dekoreres og leveres med ulike uttrykk med tanke på scene, lys, dekor etc. for å tilpasses både de stilfulle og litt mer røffe arrangementene.

Forespørsler for dette lokalet gjøres via To Rom og Kjøkken, og leiepris varierer ut fra arealbehov og behov for rigging og dekor.

To Rom og Kjøkkens egne restaurantlokaler

Restauranten To Rom og Kjøkken har a la carte-servering i første etasje, med småbord og fine rundbord for opptil 6 personer. Selskapsrommene i andre etasje er egnet for selskap på 10 – 90 personer.

I hele huset i Carl Johans gt. 5 er det lagt vekt på hyggelig atmosfære, lune gode farger og materialer, samt god akustikk. Fleksible løsninger for inndeling av separate rom, og egner seg derfor for bursdager, andre feiringer, disputaser, forretningsmiddager og andre selskap som gjerne vil sitte litt skjermet fra resten av restauranten.

Kjøkkenet i Veita

Kjøkkenet i Veita er et godt egnet lokale for 20-30 gjester som vil være for seg selv. Lokalet ligger i Gjelvangveita, rett over gaten for To Rom og Kjøkken. Der er det en stor kjøkkenbenk i samme rom som bespisningen foregår, og lokalet egner seg dermed veldig godt for grupper som vil ha et matkurs eller vinsmaking før middag.

E. C. Dahls Pub og Kjøkken

E. C. Dahls Pub og Kjøkken, som ligger i tilknytning til E. C. Dahls Bryggeri kan også tilbys for større grupper. I andre etasje er det plass for opp mot 160 gjester, og kan også enkelt deles i 4 mindre rom for mindre selskap, samt at det er godt egnet for rigging av scene for konsert eller foredrag.

I tillegg er det et nytt lokale ved inngangen, det gamle «Fyrhuset», som er godt egnet for ølsmaking og litt enklere servering for opp mot 100 personer.

Spise utenfor NTNUs lokaler

Skal du ut og spise, må du få godkjennelse på forhånd fra med leder som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

NB! NTNU har ingen spesielle rammeavtaler på restauranter, så om du holder deg innenfor satsene kan du fritt velge spisested selv.

Bestilling av dette gjennomføres på følgende måte: 

  • Bestill bord på ønsket restaurant.

  • Bruk behovsskjemaet for å melde inn bestillingen, eller ta kontakt med din lokale innkjøper. 

  • Husk å opplyse om hvem som deltar, samt dato, tidspunkt og anledningen til arrangementet.

  • Husk også å påføre koststed og delprosjektnummer i skjemaet, eller opplys om dette til innkjøper.

    • Leder med BDM kan opplyse om hvor kostnadene skal belastes. Lokal controller (for enheter eller interne prosjekt) eller lokal prosjektøkonom (for eksternfinansierte BOA-prosjekt) kan også opplyse om hvilket delprosjektnummer som skal benyttes for din enhet eller prosjekt. 

  • Avtal med innkjøper om det skal sendes en innkjøpsordre direkte til restauranten eller om du skal ta med deg en utskrift av denne til spisestedet.

  • Hold deg innenfor satsene når du skal spise/drikke.

  • Husk at det ikke kan gis tips på statens regning ved bevertning i Norge.

Ved konferanser utenfor NTNU

Skal du arrangere en konferanse utenfor NTNUs lokaler har NTNU avtaler med ulike konferansesteder. Se rammeavtalene for kurs og konferanselokaler i Avtalekatalogen før du går videre.

  1. Ta kontakt med ønsket konferansested.

  2. Velg selv opplegg innenfor satsene.

  3. Bruk bestillingsskjemaet. 

  4. Husk å vær nøye med utfylling av anledning, dato, antall personer, koststed og delprosjektnummer.

  5. Dersom det er mange deltakere, vil hotellet ha en skriftlig kontrakt på bestillingen. Denne kontrakten må du sende som vedlegg i bestillingskjemaet.

Kilder og lovverk

Statens personalhåndbok: Representasjon, bevertning, utgifter til mat mv.

Regler og satser ved bevertning og representasjon ved NTNU.

Har du spørsmål - kontakt din innkjøper