Intro til skjemabruk

Det kan være lurt å bla gjennom brukerveiledning første gang slik at man har oversikten over hva som finner her. Spesielt er det viktig å ha GDPR i bakhodet når man lager skjema.

Det finnes mye god hjelp om du trykker F1 når du er inne i SuperOffice, eller velger Hjelp oppe til høyre i menyen.

Bruk av ferdig mal

1. Velg "Markedsføring" i menyen til venstre
2. Deretter fanen "Skjemamaler" i toppmenyen
3. Så trykker du "Alle maler" i undermenyen
4. Velg mappe alt ettersom hvilket type skjema du trenger
5. I mappa finner du et skjema, og trykker på de tre strekene for så å velge "kopier til nytt skjema".
6. Da får du opp en meny hvor du legger inne et godt navn på skjemaet, slik at det er lett å finne igjen på et senere tidspunkt.
   Legg det i mappen tilhørende ditt institutt eller fakultet, og lag en god beskrivelse på hva skjemaet skal brukes til.

Når du ikke bruker ferdige maler

1. Velg "Markedsføring i menyen til venstre
2. Deretter fanen "Skjemaer" i toppmenyen
3. Klikk på "opprett skjema"
4. Da får du opp menyen som du legger inn et godt navn på skjemaet, slik at det er lett å finne det igjen på en senere anledning.
   Legg det i mappen tilhørende ditt institutt eller fakultet, og lag en god beskrivelse på hva skjemaet skal brukes til.
5. Deretter går du til "Felt" for å legge til ønskede felter i ditt skjema.

Husk å legge inn logo og korrekte NTNU farger. Logo til skjema finner du under filer i kanalen Alumni-databasen i Teams.

Redigere skjema - Felt

Du har flere elementer man kan legge til i skjema (også i en ferdig mal), alt etter hvilket behov man har.

• SuperOffice-elementer bruker man til personopplysninger, spesielt hvis man skal hente de fra personkort i databasen.
• Skjemaelementer bruker man hvis man skal for eksempel ha alternativknapper eller avmerkingsboks til for eksempel datovalg.
• Visningselementer brukes til forklaringstekst eller bilder.

Husk å klikke "Bruk nå" regelmessig for å lagre arbeidet ditt.

Redigere skjema - Ferdigutfylte felt

Man kan lage skjema slik at det er ferdig utfylte felter med for eksempel navn, e-post og mobilnummer når medlemmene åpner det i en e-post fra oss.

Om man lager skjema fra bunnen av seg selv, og ikke bruker en av ferdigmalene må man legge inn identifikatorer slik at vi finner feltet i URL-en senere.

Klikk på tannhjulet på feltboksen du har lagt inn. Da dukker det opp et "identifikator" felt.

I eksempelet over (og i malene) er det brukt malvariablene som også brukes i URL-ene senere, men man kan velge selv her hva man ønsker som identifikator. Eksempelvis "Firstname" "Fornavn".

Redigere skjema - Takkeside

Takkesiden er den som vises når medlemmet/mottakeren har gått gjennom og sendt inn skjemaet.

Man kan vise til en spesifikk melding. Her kan det være lurt å legge inn ting som:

• Takkemelding
• Kontaktinfo ved spørsmål
• Relevant informasjon om hva som skjer videre, for eksempel "Vi vil ta kontakt snart"
• Videresende til eksternt websted med viktig informasjon

Malene har kun lagt inn "Har du spørsmål?". Husk å endre denne eller legg til kontaktinfo ved spørsmål.

Redigere skjema - Inaktivt skjema side

Side for inaktivt skjema er den som vises når medlemmet/mottakeren klikker åpner skjema og det ikke lenger er satt som aktivt.

Man kan vise en spesifikk melding. Her kan det være lurt å legge inn ting som :

• Grunn til at skjema er inaktivt
• Kontaktinfo ved spørsmål
• Annen relevant informasjon som for eksempel "Ny påmelding til våren. Husk å ha oppdatert e-postadresse for ny informasjon fra NTNU Alumni".
• Videresende til eksternt websted med viktig informasjon.

Malene har kun lagt inn "Har du spørsmål?". Husk å endre denne eller legg til kontaktinfo ved spørsmål.

Redigere lenke - Ferdigutfylte felt

Man kan lage skjema slik at det er ferdig utfylt med for eksempel navn, e-post og mobilnummer når medlemmet/mottakeren åpner det i en e-post fra oss.

1. Finn igjen skjemaet ditt i toppmenyen "Skjemaer" og undermenyen "Nylige", "Mine skjemaer" eller "Alle skjemaer".
2. Velg Publiser fanen i det skjema du arbeider med
3. Huk av for "Vis med forhåndsutfylte felt" for å legge til feltidentifikatorer i koblingen/JavaScript.
4. Nå ser man at koblingen blir litt lenger og inneholder teksten som lagt inn som identifikator eller Customer.firstname, customer.email eller lignende fra de ferdige malene.
5. Kopier koblingen eller JavaScript til et tekstredigeringsprogram eller lignende.
6. Angi de relevante malvariablene mellom hakeparanteser som disse [[ ]] etter likhetstegnet:
   ...formId=F-FH2K4Vru&field_name_1=[[customer.name]]&field_mail=[[customer.email]]
7. Kopier hele koblingen eller skriptet og publiser.

Aktiv/inaktivt skjema

For å gjøre skjema aktivt/inaktivt:

1. Finn det skjema i den mappen man la det inn i tidligere under "Skjemaer".
2. Dobbelklikk på skjema og da får man opp oversikten (vist under).
3. Trykk på den stor knappen for å gjøre det aktivt/inaktivt.
4. Alternativt kan man trykke "Rediger" og. velge når skjemaet skal deaktiveres automatisk.

Malvariabler

Ta ut liste fra skjemainnsendinger

1. Finn igjen skjemaet ditt i toppmenyen "Skjemaer" og undermenyen "Nylige" eller "Mine skjemaer" eller "Alle skjemaer".
2. Klikk på "Oppgave" nede til venstre og velg "Eksporter til Excel".

Listen fra Excel og innsendte data i skjema må slettes så snart målet med skjemaet/listen er fullført. Eksempelvis etter at arrangementet er gjennomført.

GDPR for CRM-databasen (Personvern)

SuperOffice som Alumni sin CRM-database inneholder store deler av informasjon som ikke skal komme på avveie eller deles med andre. Les om NTNU Alumni sine vilkår for bruk av CRM-databasen.

Kontakt

For å få hjelp med Alumni-databasen eller andre Alumni-relaterte spørsmål: kontakt Alumni på epost.