Wikier

ePhorte -...

Opprette saksmappe i arkivdel student i ePhorte

1. Klikk på mappeikonet med et plusstegn i verktøylinja øverst for å opprette en ny sak

Mappeikonet på verktøylinja

2. I vinduet som åpner er feltene Dato, Arkivdel og Journalenhet automatisk fylt in. Fyll inn feltet Tittel

Tittel og arkivdel

2.a. Standardtittel for studentsaker er «Fullt navn med fornavn først - studieprogramkode - Hva saken gjelder», hvor fullt navn samsvarer med Felles Studentsystem. Fullstendig oversikt over rutiner for studentsaker finnes i NTNUs Arkivplan

2.b. I noen tilfeller skal navn og programkode skjermes. Se registreringsrutinene under "spesielle saksområder -  studiedokumentasjon" i Arkivplanen for detaljer. Marker i såfall teksten som skal skjermes, høyreklikk den valgte teksten og trykk på Merk tekst som skjermes.

Skjerme tekst

3. Til høyre for feltet Arkivdel trykker på du forstørrelsesglasset, og i vinduet som åpner trykker du på Studentdokumentasjon

Velge arkivdel Studentdokumentasjon

4. Under fanen Klassering velger du Studentdokumentasjon fra nedtrekksmenyen i kolonnen «Prinsipp»

Klassere som Studentdokumentasjon

4.a. I feltet Ordn. verdi til den nye raden fyller du inn personnummer

4.b. I feltet Beskrivelse til raden fyller du inn fullt navn, med fornavn først

4.c. Hak av for Uoff

Unnta offentlighet

4.d. I raden under, hvor «Prinsipp» er satt til «NTNUs arkivnøkkel», skal Ordn. Verdi settes til ordningsverdi som oppgitt i rutinene. Her er det enklest å skrive inn korrekt nummer og trykke på Tab (Tabulator-knappen på tastaturet), så Beskrivelse fylles inn automatisk

5. Under fanen Ansvarlig/tilgang settes feltet Tilgangskode til FS, S eller SX avhengig av hva rutinene oppgir. Riktig hjemmel settes automatisk fra tilgangskoden

Angi tilgangskode

6. Klikk på Lagre. Studentsaken er nå opprettet