Wikier

HF - Forskning og...

Søk om eksterne midler - BOA - HF

Informasjon om bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) for ansatte ved HF.

Rutine for søknader om eksterne midler

Fakultetsadministrasjonen er en viktig støttespiller for vitenskapelig tilsatte som planlegger å søke om midler fra finansieringskilder utenfor NTNU. Alle søkere får administrativ støtte til kvalitetssikring av de ikkefaglige delene av søknaden, budsjett og forankring av prosjektet hos instituttet og fakultetet.

Skal du starte en søknadsprosess, må du ta kontakt med instituttledelsen og fakultetsadministrasjonen så snart planleggingsfasen er i gang. Ved større utlysninger er det tidsfrister for når dette må skje, og det er alltid lurt å være tidlig ute.

Det er opprettet en egen e-postadresse på HF - boa@hf.ntnu.no - til bruk i arbeidet med eksternfinansierte søknader. E-post som sendes til denne adressen er ting som avslag, anmodning om revidering, tilslag, framdrifts- og sluttrapportering.

Alle søknader skal følge rutinebeskrivelsen for søknadsutvikling ved HF, se punkter nedenfor.

Er du deltaker (partner) i søknader fra andre fakultet ved NTNU eller andre institusjoner, skal du forholde deg til prosjektlederrollen i rutinebeskrivelsen for søknadsutvikling fra punkt 1 til og med punkt 6.

0. Innmelding av interesse for utlysninger

Alle som er interessert i å få målrettet informasjon om utlysninger fra forskningsseksjonen må melde inn aktuelle fagområder og utlysningstyper ved å fylle ut et enkelt kartleggingsskjema.

Alle som er interessert i å få målrettet informasjon om utlysninger på utdanningsområdet, anbefales å abonnere nyhetsbrevet fra Direktoratet for høgare utdanning og kompetanse (HK dir) og følge med på Blink læringshub.

1. Melding til instituttledelsen

Som prosjektleder tar du kontakt med instituttleder når du ønsker å utvikle en søknad. Det gjelder både prosjekt som skal koordineres av HF (administrativt ansvarlig), og i tilfeller hvor du skal være partner (konsortiedeltaker) i et prosjekt koordinert av en annen enhet ved NTNU eller eksternt.

Informasjon til instituttleder skal i denne fasen være enkel og kortfattet (e-post, muntlig orientering, eller lignende).

2. Instituttleders første vurdering

Instituttleder gjør en strategisk og ressurspolitisk vurdering ut fra det prosjektleder presenterer, og konkluderer med om prosjektleder skal gå videre med søknadsutviklinga eller ikke. Hovedpunkter å vurdere:

  • Strategisk forankring av prosjektet
  • Tilgang til riktig kompetanse og infrastruktur
  • Muligheter for eventuelt frikjøp

3. Melding til fakultetet

Instituttleder gir melding til fakultesadministrasjonen pr e-post (boa@hf.ntnu.no), med kopi til prosjektleder og kontorsjef. E-posten må inneholde informasjon om prosjektleders navn, hvilken utlysning det gjelder og instituttleders klarsignal.

Vær ute i god tid! Involvér fakultetsadministrasjonen (boa@hf.ntnu.no) tidlig i søknadsprosessen for å få best mulig administrativ støtte.

4. Utvikling av søknad

Prosjektleder fortsetter utvikling av søknaden. Prosjektøkonomen setter opp budsjett etter bestilling fra prosjektleder. Forskningsseksjonen og instituttledelsen kan bidra med andre deler av søknaden, for eksempel omtale av gjennomføring, konsekvenser, resultat og forankring av prosjektet. Innovasjonsleder kan bidra til avklaring av eierskap og rettighetsproblematikk knyttet til prosjektet (IPR). Blink læringshub tilbyr støtte til deg som har en idé eller en konkret søknad du ønsker å søke midler til, eller til deg som ønsker å bygge et støttemiljø rundt utdanningsprosjektet ditt.

Du har som prosjektleder ansvar for å lese utlysningsteksten grundig, og utvikle søknaden i samsvar med føringene i utlysingen og generelle krav, som for eksempel søknadsspråk, budsjettmessige føringer, krav til egenandel, datahåndtering, krav til utforming og størrelse på søknad og lignende. Fakultetsadministrasjonen vil bidra til å finne informasjon om slike krav.

I tillegg til fakultetets støtteapparat og innovasjonsleder, finnes det ulike sentrale tjenester og støttefunksjoner for enkelte søknadstyper, som for eksempel

5. Sjekkliste for prosjektleder

Prosjektleder er ansvarlig for at sjekkliste for prosjektleder er fylt ut, signert av prosjektøkonomen og sendt til den aktuelle instituttlederen senest en uke før søknadsfristen.

6. Instituttleders andre vurdering

Prosjektleder har ansvar for at instituttleder har tilgang til projektbeskrivelsen i søknaden senest en uke før søknadsfristen.

Følgende på dette tidspunktet være klart for godkjenning:

  • Egenandel/egeninnsats som er lagt inn i prosjektet
  • Grunnlag for instituttets vurdering av faglig interesse og/eller strategisk forankring. Prosjektbeskrivelsen danner grunnlag for denne vurderingen, og endringer etter dette tidspunktet må derfor ikke være av substansiell karakter, kun rom for redaksjonelle endringer og mindre justeringer.
  • Konsekvensvurdering
    • for studieporteføljen
    • for personalkabalen ved eventuelt frikjøp
    • ved eventuelle ansettelser
    • ved eventuelle investeringer

Instituttleder vurderer om søknaden skal få instituttets anbefaling. Hvis ja: Sjekkliste for enhetsleder fylles ut av instituttleder og sendes til fakultetet (boa@hf.ntnu.no) med kopi til prosjektleder. E-posten regnes som signatur, det er ikke nødvendig å sende signert papirversjon i tillegg.

7. Varsel om ferdigstilling av søknad

Prosjektleder har ansvar for å varsle fakultetet om at søknaden er klar for godkjenning. Dette skjer pr. epost til boa@hf.ntnu.no.

For utdanningsområdet må dette skje senest 3 arbeidsdager før fristen for at de nødvendige følgebrev skal kunne klargjøres.

8. Fakultetets godkjenning

Fakultetet kontrollerer at alt er på plass, for så å gi klarsignal til at søknaden kan sendes inn. Dette skjer i form av e-post til prosjektleder, med kopi til instituttleder og fakultet.

9. Innsending av søknad

Prosjektleder sender inn søknaden.

10. Arkivering av søknad

Forskningsseksjonen i fakultetsadministrasjonen sørger for at den innsende søknaden arkiveres, med kopi til involverte parter.

Anbefalinger om frikjøp i eksternfinansierte prosjekter ved HF

  • Omfanget på det samla frikjøpet av fast vitenskapelige ansatte prosjektdeltakare fra HF bør stå i forhold til formålet med prosjekttypen, samt omfanget både på prosjektet og forskningstida i stillinga til de involverte.
    • Samla frikjøp fra undervisning for vitenskapelig ansatte med paritet i stillinga si bør ikke overstige 1 år i et eksternfinansiert prosjekt på 3 til 5 år, altså 6 månedsverk.
    • For fast vitenskapelig ansatte med under 25% forskningstid stillinga si bør frikjøpet ikke overstige 1 årsverk.
    • Ledere i forskningssenter bør ha eit mer omfattande frikjøp enn det fastsatte omfanget for prosjektet.
    • ERC grants er ikke omfatta av anbefalingene for frikjøp.
  • Fordelinga utover prosjektperioden og mellom de involverte ansatte skal ha skriftlig godkjenning av de aktuelle instituttlederne (sjekkliste), og kan ikke endres uten samtykke fra instittuttene.
  • Eventuelt frikjøp av prosjektdeltakare fra andre NTNU-enheter eller andre institusjoner må værei tråd med eventuelle føringer fra de aktuelle institusjonene, samt ha skriftlig godkjenning frå de institusjonene det gjelder.
  • Tilsetting av professor II-ere i eksternfinansierte prosjekt kan være et godt alternativ til frikjøp.
  • Dersom det er faktorer som ikke er dekt av anbefalingene, kan instituttledere godkjenne noe ekstra frikjøp, så lenge det er mulig uten at det gir for stor ekstrabelastning for de andre ansatte i det aktuelle fagmiljøet.

Alternative ordninger for frikjøp/sammenhengende forskningstid

For fast vitenskapelig ansatte som primært er ute etter sammenhengende tid til forskning, kan en se på muligheten for å omorganisere undervisninga (for eksempel bolking), alternativt anbefale å i retning følgende ordninger:

For søknader til Norges forskningsråd

Som prosjektleder oppretter du selv søknad i forskningsrådets søknadssystem, og du pålegges å dele søknaden med fakultetet (boa@hf.ntnu.no).

For søknader til Horisont Europa

NTNU har to insentivordninger for deltakelse i Horisont Europa. Ved det Det humanistiske fakultet skal 20% av insentivmidlene forbli ubenyttet frem til sluttrapport er sendt og godkjent.

Kontaktpersoner

For liste over prosjektøkonomer se wiki-siden Prosjektstøtte - kontaktpersoner

Ressurser på nett

Eksterne finansieringskilder