Periodeavslutter ved enhet er ansvarlig for at relevant informasjon om utførelse av periodeavslutning er gitt til enheten. I hovedsak gjelder det hvilke bilagsfrister som gjelder for perioden som skal avsluttes. 

Periodeavslutter ved enhet skal også sikre at avsetninger og bilag som skal være med i perioden er attestert.

Kostnadsgodkjenner (BDM) skal kontrollere at alle bilag som ligger under oppgavebehandling i Unit4 er godkjent innen fristen for cutoff.

• Periodeavslutning - forberedelse (BOTT-rutinebeskrivelse)

Periodisering innebærer at kostnader skal regnskapsføres i den perioden hvor de er påløpt i forhold til tredjepart, dvs. at det er pådratt eller det er identifisert en forpliktelse. Inntekter skal resultatføres i den perioden hvor de er opptjent. Det vil være enhetene selv som må gjøre disse vurderingene.

Påløpte kostnader

Alle vesentlige driftskostnader som er påløpt i form av at varen og/eller tjenesten er levert, men tilhørende kostnad/faktura ikke er bokført, skal det foretas avsetning for. Det er ikke tidspunkt for mottak av faktura, fakturadato eller betalingstidspunkt som er avgjørende.

Fakturaer, av vesentlig beløp, som ikke er anvist innenfor tidsfristen for cutoff må vurderes avsatt. Det er laget en avsetningsrapport i Unit4 som gir en oversikt over transaksjoner som fortsatt er til behandling på arbeidsflyt, og som bør vurderes avsatt i regnskapet. Rapporten, Avsetningsgrunnlag (AVS01), finner man i Unit4 under menypunkt Felles\Bestilte rapporter\ Rapportbestilling\Månedsavslutning (Brukerveiledning avsetningsgrunnlag). Rapporten må tas ut etter tidsfristen for cutoff slik at det ikke blir dobbeltbokført kostnader.  

Når det gjelder lønns- og reisekostnader gjøres avsetningen av DFØ. Månedlig vil det gjøres en avsetning for godkjente; timer til utbetaling, reisekostnader og påløpte kostnader ToA. I tillegg avsettes det for tidsaldo. Årlig blir det gjort avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie. 

Forskuddsbetalte kostnader

Vesentlige forskuddsbetale driftskostnader skal periodiseres. Med forskuddsbetalt menes driftskostnader som gjelder fremtidige perioder. Dette kan f.eks. være aktuelt med husleie hvor det ofte faktureres kvartalsvis eller lisenser som gjelder for et år. Det anbefales at man benytter seg av periodiseringsfunksjonen (DFØ-video) i Unit4. Alternativt må det gjøres en manuell avsetning.

Opptjent, ikke fakturert inntekt og forskuddsfakturert inntekt

Alle vesentlige inntekter fra varer og tjenester og andre inntekter som ikke er bevilgning eller tilskudd (BOA), som enheten har opptjent i perioden, skal være gjenstand for vurdering knyttet til periodisering.

Dersom det eksisterer vesentlige inntekter fra perioden som ikke er bokført, skal disse periodiseres inn i regnskapet med avsetningsbilag (opptjent, ikke fakturert inntekt).

Dersom det er inntekter i perioden som er bokført i regnskapet, men som ikke er opptjent på rapporteringstidspunktet (forskuddsfakturert inntekt), skal dette periodiseres slik at inntekten ikke blir overvurdert. 

Det anbefales at man benytter seg av periodiseringsfunksjonen (DFØ-video, se Fordelingsnøkkel) i Unit4 for periodisering av vesentlige forskuddsfakturerte inntekter. Alternativt må det gjøres en manuell avsetning.

Avsetningsbilag

I omposteringsløsningen er det laget en mal for avsetning av kostnader, "Manuelle avsetninger - kostnader", og en mal for avsetning av inntekter, "Manuelle avsetninger - inntekter". Malene brukes av Periodeavslutter ved enhet til å lage avsetningsbilag. Bilagene skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer, og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningsbilagene skal reverseres i påfølgende periode. Det anbefales at man lager avsetningsbilag og reverseringsbilag samtidig (bruk reverseringsknappen i malen). Periodeavslutter ved enhet laster opp dokumentasjon og attesterer bilagene i Unit 4. 

Enhetene skal vurdere behov for avsetninger tertialvis. Det er mulig å gjøre avsetninger månedlig ved behov.

Motkonto (balansekonto) avsetningsbilag:

• Påløpte kostnader, konto 2960 (Påløpte kostnader).
• Forskuddsbetalt leie, konto 1701 (Forskuddsbetalt leie, manuelle posteringer).
• Andre forskuddsbetalte kostnader, konto 1791 (Forskuddsbetalte kostnader manuelle posteringer).
• Opptjent, ikke fakturert inntekt, konto 1532 (Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt).
• Forskuddsfakturert inntekt, konto 2902 (Mottatt forskuddsbetaling).
• Eksempel bilag avsetning kostnader (Eksempel kommer)
• Eksempel bilag avsetning inntekter (Eksempel kommer)
• Avsetning påløpte kostnader (BOTT-rutinebeskrivelse)
• Avsetning for opptjent, ikke-fakturert inntekt (BOTT-rutinebeskrivelse)

Varelager

Det skal gjøres en varelagerjustering for varer beregnet for videresalg ved hver delårsslutt. Periodeavslutter ved enhet henter ut eller mottar varelagerlisten fra kasse- eller varelagersystem og gjør en rimelighetsvurdering av varelagerverdilisten. Det er ikke nødvendig å gjennomføre varetelling ved delårsavslutning. Beholdning av varer skal måles til laveste verdi av anskaffelseskost og salgspris.   

I omposteringsløsningen er det laget en mal for bokføring av varelager, "Varelager". Malen brukes til å lage bilag for varelager. Beholdning fra forrige varetelling skal tilbakeføres og ny beholdning registreres. Periodeavslutter ved enhet laster opp varelagerverdilisten som dokumentasjon og attesterer bilagene i Unit 4. Bilaget sendes på ordinær bilagsflyt til BDM og må være anvist før modulene lukkes (cutoff). 

Varelager bokføres på konto 1420 (Varelager Smolt Ålesund) eller konto 1460 (Varelager Vitenskapsmuseet) med motkonto 4390 (Beholdningsendringer, innkjøpte).

• Eksempel bilag varelager (Eksempel kommer)
• Varelagerjustering (BOTT rutinebeskrivelse)

Varelager

Det skal gjennomføres en varetelling per 31/12.

Varetellingsansvarlig administrerer tellingen og denne utføres i tråd med felles nedskrevet telleinstruks.

• Lageransvarlig har i forkant av tellingen laget en plan for tellingen ved at nærmere angitte ansatte har fått ansvar for definerte lokasjoner for telling.
• Lageret telles utenfor ordinær åpningstid - vareinngang og vareutgang under tellingen er således ikke et problem.
• Lageret telles i sin helhet.
• Det er skrevet ut tellelister som angir varenummer og varenavn for varer som befinner seg på lager. Varetellingslistene er forhåndsnummererte og angir ikke kvantum i henhold til lagersystemet.
• Hver av de ansatte får tildelt sin lokasjon og telleliste og oppdaterer denne med det antallet som fysisk er til stede på lageret.
• Varer som telles merkes løpende med merkelapper og telleansvarlig signerer med navn og dato på telleliste når den er full.
• Varer som anses som ukurant markeres særskilt i tellearket. Lageransvarlig påser at alle varer er blitt merket.
• De ansatte går en og en og teller.
• Tellelistene samles inn. Listene skal arkiveres og oppbevares i ti år. Resultatet fra tellingen registreres i kassasystem. Dette gjøres av lageransvarlig.
• Avvik mellom telleliste og lagerliste følges opp med kontrolltellinger.
• For varer på lagerlisten, men hvor det ikke mottas telleliste, gjøres det undersøkelser på lager for å bekrefte om dette faktisk er avvik eller tellefeil.

Varetellingsansvarlig samler inn varelagerliste og oversender lagerlisten til Periodeavslutter ved enhet, som sikrer at korrigering av lagerliste i kassasystem blir utført. Periodeavslutter ved enhet gjør ukuransvurdering. Ukurante varer nedskrives til forventet salgspris. Beholdning av varer skal måles til laveste verdi av anskaffelseskost og salgspris.

I omposteringsløsningen er det laget en mal for bokføring av varelager, "Varelager". Malen brukes til å lage bilag for varelager. Beholdning fra forrige varetelling skal tilbakeføres og ny beholdning registreres. Periodeavslutter ved enhet laster opp varelagerverdilisten som dokumentasjon og attesterer bilagene i Unit 4. Bilaget sendes på ordinær bilagsflyt til BDM og må være anvist før modulene lukkes (cutoff). 

Varelager bokføres på konto 1420 (Varelager Smolt Ålesund) eller konto 1460 (Varelager Vitenskapsmuseet) med motkonto 4390 (Beholdningsendringer, innkjøpte).

• Eksempel bilag varelager (Eksempel kommer)
• Varetelling og varelagerjustering (BOTT-rutinebeskrivelse)