A-krav er absolutte krav i behovsbeskrivelsen/kravspesifikasjonen. Dette er de kravene som minimum må oppfylles i anskaffelsen.

Et eksempel på A-krav kan for eksempel være at leverandøren i en byggekontrakt må følge gjeldende norsk standard etter forskrift om tekniske krav til byggverk.

Anbudskonkurranse er en prosedyre for anskaffelser som ikke tillater forhandling mellom oppdragsgiver og leverandør.

Det er to versjoner av anbudskonkurranser: Åpne eller begrensede.

I en åpen anbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi et tilbud.

I en begrenset anbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere en forespørsel om å få delta i konkurransen, men bare de som blir invitert av oppdragsgiver får gi tilbud. 

Som oppdragsgiver kan NTNU enten invitere alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene til å delta, eller det kan foretas en utvelgelse blant de kvalifiserte. I utvelgelsen må det minimum velges fem leverandører. 

Anskaffelsesprosessen dekker alle fasene i en anskaffelse – fra A til Å.

Prosessen starter når det oppstår et behov for en anskaffelse, til varen eller tjenesten er levert til NTNU. Den inkluderer også oppfølgingen av avtalekontrakten i ettertid.

For mer informasjon om de ulike stegene i anskaffelsesprosessen, se Anskaffelser ved NTNU.

Det kan inviteres til brukergrupper når det er bestemt at NTNU har behov for en ny rammeavtale, eller når en eksisterende rammeavtale skal fornyes.

Brukergruppen bistår anskaffelsesrådgiver i Økonomiavdelingen gjennom denne prosessen. De er blant annet med på å sette kriterier for hva som bør vektlegges i avtalen ut ifra behov, regelverk og NTNUs visjon for miljø og bærekraft.

De deltar også i vurderingen av de ulike tilbudene som har kommet inn etter konkurransefristen.

Del I-anskaffelser har en anslått verdi på mellom 100.000 og 1,3 millioner kr. ekskl. mva.

For disse anskaffelsene gjelder de alminnelige reglene for anskaffelser i LOA og FOA del I.

Del I-anskaffelser kan gjennomføres med kunngjøring av en offentlig konkurranse, eller man kan be om tilbud ved å henvende seg direkte til flere leverandører i markedet.

Del II-anskaffelser gjelder for kontrakter med en anslått verdi på minst 1,3 millioner kroner ekskl. mva.

I disse anskaffelsene gjelder de alminnelige reglene for anskaffelser i LOA og FOA både del I og del II.

For NTNU gjelder del II-anskaffelser i følgende tilfeller:

• Vare- og tjenestekontrakter og plan- og designkonkurranser med en verdi på mellom 1,3 og 1,49 mill. kr ekskl. mva.
• Alle bygg- og anleggskontrakter på mellom 1,3 og 57,9 mill. kr ekskl. mva.
• Kontrakter om særlige tjenester til en verdi over 1,3 mill. kr ekskl. mva.

Del II-anskaffelser kan gjennomføres som en åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, med eller uten forhandlinger.

For NTNU gjelder del III-anskaffelser for:

• Vare- og tjenestekontrakter over kr. 1,49 mill. ekskl. mva.
• Bygg- og anleggskontrakter med en verdi på over 57,9 mill. kr ekskl. mva.

Del III-anskaffelser følger bestemmelsene i både LOA og FOA del I og del III.

Del III-anskaffelser gjennomføres vanligvis som en åpen eller begrenset anbudskonkurranse.

Del III-anskaffelser kan gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger. De kan også gjennomføres med konkurransepreget dialog eller som et innovasjonspartnerskap.

EØS-avtalen fastsetter egne terskelverdier for offentlige anskaffelser i medlemslandene i EØS, som inkluderer Norge.

EØS-terskelverdiene er en økonomisk grense som angir når offentlige anskaffelser må følge EØS-regelverket og gjennomføres i tråd med de nasjonale og europeiske anskaffelsesprosedyrene.

EØS-terskelverdiene justeres annet hvert år av Europakommisjonen som følge av endringer i valutakursene.

Innovasjonspartnerskap brukes til anskaffelser av løsninger som ikke finnes i markedet fra før i en samarbeidsprosess mellom NTNU som oppdragsgiver og leverandør/utvikler.

Denne prosedyren for anskaffelser kombinerer utviklingsfasen og det senere kjøpet i én og samme utlysning.

KAV er en forkortelse for kontraktsadministrasjonsverktøy.

Dette er et verktøy som hjelper til med aktivitetene knyttet til forvaltningen av kontrakter.

Verktøyet inneholder informasjon om inngåtte avtaler, med for eksempel data som kontraktens varighet, kontaktpersoner og andre nøkkeldata.

Kontraktsadministrasjonsverktøyet ved NTNU er TendSign.

KGV er en forkortelse for konkurransegjennomføringsverktøy.

Konkurransegjennomføringsverktøyet ved NTNU er TendSign.

Verktøyet skal bistå anskaffelsesrådgivere med å effektivisere arbeidet og unngå feil i innkjøpsprosessene.

Denne konkurranseformen kan brukes i Del II og Del III-anskaffelser, men ikke ved kjøp av standard varer og tjenester som er generelt tilgjengelig i markedet.

En konkurranse med forhandlinger må gjennomføres i to trinn, først kvalifisering av leverandører etter forhåndsdefinerte krav og deretter utvelgelse av hvilke leverandører som blir invitert til å gi tilbud med påfølgende forhandlinger.

For å sikre reell konkurranse, kan det ikke velges færre enn tre leverandører til tilbud- og forhandlingsfasen. Formålet med forhandlingene er ikke å komme til en enighet, men å fremforhandle så gode tilbud som mulig.

Konkurransepreget dialog gir NTNU som oppdragsgiver mulighet til å gå i dialog med leverandørene og å diskutere ulike løsninger for det behovet avtalen skal dekke.

Konkurransepreget dialog kan ikke benyttes ved kjøp av standard varer eller tjenester som er generelt tilgjengelige i markedet. Vilkårene i anskaffelsesforskriften § 13-2 må være oppfylt. Dette er de samme vilkårene som gjelder for bruk av konkurranse med forhandling.

Forkortelse for kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen beskriver hvilke krav som skal stilles til leverandørene i anskaffelsen.

Å stille krav er viktig slik at varen eller tjenesten vi anskaffer dekker de behovene vi har og er av god kvalitet.

Hvilke krav som skal stilles, kommer an på typen vare eller tjeneste. Kravene kan for eksempel inkludere leveringstid, miljøaspekt, sikkerhet/HMS eller lignende.

Et annet ord for kravspesifikasjon er behovsbeskrivelse.

I enkelte rammeavtaler er det krav om en konkurranse mellom de ulike leverandørene i avtalen før man kan bestille den aktuelle varen eller tjenesten.

Denne konkurransen mellom de ulike leverandørene i en rammeavtale kalles en “minikonkurranse”.

Dersom det er et krav i avtalen om at det skal gjennomføres en minikonkurranse før bestilling, vil det opplyses om dette på informasjonssiden for de enkelte rammeavtalene i NTNUs Avtalekatalog.

Ved NTNU er det anskaffelsesrådgivere som kan gjennomføre minikonkurranser.

Oppdragsgiver er den som tar initiativ til å kunngjøre en anbudskonkurranse eller foreta et innkjøp eller anskaffelse med en leverandør.

Som oppdragsgiver kjøpte NTNU varer og tjenester for ca. 3,6 milliarder kroner i 2022.

Alle Del II-anskaffelser skal gjennomføres etter prosedyren "Åpen eller begrenset tilbudskonkurranse". I en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud.

I en begrenset tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å få delta i konkurransen. Det er imidlertid bare de kvalifiserte leverandørene som vil bli invitert til å levere tilbud i konkurransen. Minstekravet i en begrenset tilbudskonkuranse er at det må være minst tre kvalifiserte leverandører som får anledning til å gi tilbud. Som oppdragsgiver har NTNU mulighet til å enten inngå en avtale med leverandøren som har levert det beste tilbudet, eller først invitere til dialogmøter med en eller flere av leverandørene.

Med ulovlig direkte anskaffelse menes en anskaffelse som ikke er kunngjort i samsvar med bestemmelsene/reglene i FOA.

En ulovlig direkte anskaffelse regnes som et særlig grovt brudd på regelverket siden det unndrar kontrakten fra åpen konkurranse.

Det kan også være en ulovlig direkte anskaffelse dersom konkurransen bare er kunngjort i den norske databasen Doffin, når det etter regelverket også skulle vært kunngjort i den europeiske databasen TED.

Årsaken til at dette kan være et lovbrudd, er fordi utenlandske leverandører ikke følger med på det som kunngjøres i Doffin og derfor ikke vil kunne respondere på kunngjøringen eller levere tilbud.