Utvalg er en funksjon i SuperOffice hvor du kan opprette grupper basert på gitte kriterier, og dermed segmentere medlemmene i databasen. Utvalg er en svært nyttig funksjon for å få oversikt over medlemmene i NTNU Alumni på de ulike fakultet og institutt, samt få en oversikt over hvordan alumnene ønsker å bidra inn til NTNU.

Opprette utvalg

Når du trykker på «Ny» kommer du til siden vist nedenfor. Her er det flere muligheter for å lage utvalg, men det eneste vi benytter på utvalg er enten person eller grad.

Hva du velger avhenger av hvilken informasjon du ønsker å finne.

• Person: benyttes hovedsakelig dersom du ønsker å finne ut for eksempel hvor mange personer som er blitt registrert den siste måneden, eller for å finne ut hvor mange av de registrerte som bor i eller oppholder seg i et annet land, eller for å finne personer som jobber i en spesifikk bransje.
• Grad: benyttes hovedsakelig hvis du ønsker å finne ut hvor mange som er registrert under et spesifikt fakultet eller institutt.

Avhengig av hva du ønsker å finne, trykker du dermed «Finn Person» eller «Finn Grad».
Det vil dukke opp et vindu med kriterier for utvalget. Dersom du har valgt «Person» bør du basere dine kriterier på det som gjelder for Person. Har du valgt «Grad» bør du basere dine kriterier for det som gjelder for Grad.
Nedenfor ser du hvordan du finner ut hva som gjelder for Grad, og hva som gjelder for Person.

Under Grad kan man filtrere på blant annet gradens kode, gradens sted, gradsnivå, fakultet og institutt, studieprogram, uteksamineringsår, med mer.
Under Person kan man filtrere på blant annet bransje, språk, organisasjon/bedrift, sektor, oppholdsland, arbeidsområde, med mer.

Når de kriteriene du ønsker skal være med er valgt, trykker du på den grønne "Finn"-knappen nederst til høyre på bildet. Dermed ksal det komme opp en liste med personer som passer innenfor de gitte kriteriene.

Dermed vil du få opp en oversikt over alle personene som passer innenfor kriteriene.
Helt til høyre finner man et tannhjul som man kan trykke på for å velge hvilken type informasjon man vil få opp i kolonnene for utvalget:

Dermed kan man huke av på det man ønsker å ha med av informasjon, og trykke OK.

For å få opp antallet på utvalget trykker man på "Vis alle" nederst til høyre.
For å lagre utvalget trykker man på "Lagre som utvalg". Hvis man ikke lagrer utvalget, forsvinner det med en gang man går ut fra funksjonen.

Når man lagrer utvalget må man velge om man vil lagre det som et dynamisk eller statisk utvalg.

• Dynamiske utvalg vil si at utvalgene oppdateres kontinuerlig dersom det dukker opp flere som passer inn i de gitte kriteriene for utvalget.
• Statiske utvalg vil si at utvalget låses til antallet som er innenfor de gitte kriteriene ved etablering av utvalget.

Når man har valgt hvilken type utvalg man vil ha med må det lages et navn på utvalget, og videre trykke "Lagre". Hvis det er uklart hva utvalget skal benyttes til kan man også skrive en beskrivelse, men det er ikke obligatorisk.
Hvis man oppretter et utvalg som kun er nyttig for sitt institutt eller fakultet bør man ha med en forkortelse i starten av navnet på utvalget. For eksempel: IMT - Masterstudenter.

Når man har lagret utvalget, er det lagret i databasen.
Hvis man skal benytte utvalget ofte kan det være lurt å favorisere utvalget ved å trykke på stjernen helt til høyre når du er inne på utvalget.

For å finne igjen utvalget senere trykker man på "Utvalg" på venstremenyen og skriver inn navnet på utvalget. Man kan også finne igjen sine favoritt-utvalg ved å trykke på stjernen.

GDPR for CRM-databasen (Personvern)

SuperOffice som Alumni sin CRM-database inneholder store deler av informasjon som ikke skal komme på avveie eller deles med andre. Les om NTNU Alumni sine vilkår for bruk av CRM-databasen.

Kontakt

For å få hjelp med Alumni-databasen eller andre Alumni-relaterte spørsmål: kontakt Alumni på epost.