På denne siden finner du informasjon om hvordan du avslutter innkjøpsordrer manuelt i økonomisystemet Unit4, og når det vil være nødvendig å gjøre dette.

Støtteside til fagbrukere innen Behov til betaling | Se alle sider som er tagget med "btb-rutine"

Rutinen gjelder for: Innkjøpere

Innkjøper har den beste oversikten over om alle fakturaer knyttet til ordren er mottatt og bokført. Fagrekvirenter må derfor ta kontakt med sin lokale innkjøper når innkjøpsordrer skal lukkes manuelt.

Når en innkjøpsordre ikke kobles til én eller flere fakturaer, eller av andre grunner forblir åpen med status "Bestilt", vil den stå som en ubetalt forpliktelse i systemet.

Hvis slike "åpne" innkjøpsordrer ikke egentlig representerer reelle forpliktelser, kan det gi et feil bilde av økonomien vår. For å sikre et korrekt regnskap og en tydelig oversikt over faktiske forpliktelser, må innkjøpsordrene som ikke automatisk lukkes når de er ferdig avsluttes manuelt.

Når skal en innkjøpsordre avsluttes manuelt?

Hvis en innkjøpsordre ikke er stengt selv om den er fullført med varemottak og alle tilknyttede bilag er bokført, bør den avsluttes manuelt.

Det er derimot viktig å ikke avslutte ordren manuelt hvis det fortsatt forventes fakturaer for varelinjer som ikke har status "Ferdig". I noen tilfeller registreres varemottak før fakturaen er mottatt, og da må man vente til alle fakturaer er registrert og bokført før ordren kan stenges manuelt.

Med andre ord skal en ordre kun avsluttes manuelt hvis:

• Varemottak er fullført.
• Fakturaer er matchet mot ordren og bokført.
• Ordren fortsatt har status "Bestilt" (åpen).
• Det er sikkert at ordren ikke vil knyttes til flere fakturaer.

Les hele rutinen på denne siden før du går i gang.

Årsaker og eksempler

Det kan være flere årsaker til at innkjøpsordrer som er ferdig ikke automatisk lukkes:

• Faktura kan ikke matches mot innkjøpsordren og blir omgjort til Leverandørfaktura. Dette kan skje hvis det er mismatch mellom leverandørnummeret på innkjøpsordren og fakturaen, eller hvis innkjøpsordren er brukt opp, men det fortsatt kommer ytterligere faktura(er).
  • I slike tilfeller kan innkjøpsordren avsluttes umiddelbart, så lenge ingen andre tilknyttede fakturaer er på flyt.
• Bruk av "Rest avbestilt" i varemottaket vil ikke automatisk føre til at innkjøpsordren lukkes eller får status "Ferdig".
  • Avvent: Innkjøpsordren kan avsluttes, men først etter at alle tilknyttede fakturaer er bokført.
• Hvis det legges til ekstra varelinje(r) i varemottaket (for eksempel frakt), vil disse linjene ikke automatisk lukkes eller få status "Ferdig". Dette kan føre til at innkjøpsordren ikke lukkes automatisk.
  • Avvent: Innkjøpsordren kan avsluttes, men først etter at alle tilknyttede fakturaer er bokført.
• Hvis det er bestilt et antall av en tjeneste eller vare, men varemottaket kun tas på 1 stk og en totalsum, vil ikke ordren lukkes automatisk. Et eksempel på dette kan være ved bestilling av bespisning på restaurant for 15 deltakere á 700 kr per stk. Ved varemottak endrer man derimot antallet til 1 stk og setter totalsummen som enhetspris. Systemet vil da anta at vi fortsatt venter på faktura for de resterende 14, selv om totalbeløpet er brukt opp.
  • Avvent: Innkjøpsordren kan avsluttes, men først etter at alle tilknyttede fakturaer er bokført.

Få en oversikt over åpne innkjøpsordrer

Vi anbefaler at innkjøpere jevnlig sjekker enhetens innkjøpsordrer for å se om noen av de burde vært avsluttet.

Å ha en fast rutine på dette vil bidra til å sikre at regnskapet deres er korrekt, og gjøre det enklere for enhetens Periodeavslutter. Ved hver cutoff skal periodeavslutter hente ut avsetningsgrunnlaget og vurdere hva som skal avsettes. På grunn av dette anbefales det at innkjøper og lokal periodeavslutter har et godt samarbeid om åpne innkjøpsordrer.

Det er to måter å finne igjen åpne innkjøpsordrer på i økonomisystemet:

• Gjennom «Min innkjøpsoversikt»

Du finner innkjøpsordrene du har opprettet under «Min innkjøpsoversikt». Alle innkjøpsordrer som ikke har status som «Ferdig» vil være tilgjengelige under «Mine bestillinger».

• Gjennom avsetningsgrunnlag

Alternativt kan du bruke rapporten «Avsetningsgrunnlag» for å få en samlet oversikt over innkjøpsordrer for ett eller flere koststeder. Vi anbefaler at innkjøpere benytter denne rapporten som en del av sitt oppfølgingsarbeid.

Slik avslutter du innkjøpsordrer manuelt

For å avslutte innkjøpsordrer i Unit4, gå til «Innkjøpsordre» og deretter «Oppfølging av innkjøp» og «Endring av innkjøpsordre».

Viktig å vite før manuell avslutning

• Pass på at du ikke avslutter en innkjøpsordre som fortsatt skal være åpen. Det kan være gode grunner til at en ordre ikke er fullført – for eksempel at vi fortsatt venter på én eller flere fakturaer. Sjekk dette nøye før du avslutter en innkjøpsordre manuelt.
• Å manuelt avslutte ordre via Oppfølging innkjøp – Endring av innkjøpsordre, skal kun gjøres på hodenivå, og kun ved endring av status til Avsluttet.
• Å manuelt avslutte ordre via Oppfølging innkjøp – Endring av innkjøpsordre, skal kun gjøres når ordre ikke er i flyt, varemottak er fullt tatt, og når alle fakturaer tilhørende ordren er bokført (har status Ferdig).

Får du feilmelding?

Vi opplever av og til feilmeldinger som hindrer oss i å avslutte enkelte innkjøpsordrer.

Samle opp innkjøpsordrenumrene du får feilmelding på, og send de til Økonomiavdelingen gjennom NTNU Hjelp eller på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.

Vi melder ifra til DFØ som vil gjenåpne ordrene. Du vil få beskjed fra oss når dette er gjort.

Kontakt

Førstelinjen for brukerstøtte er din lokale prosessrådgiver.

Dersom prosessrådgiver ikke kan nås, ta kontakt med Økonomiavdelingen.