Alle dokumenter som skal legges ut på nett skal være universell utformet (UU). Det er derfor lurt å tenke UU når man lager et dokument, da det er enklere å lage dokumenter universell utformet fra start enn å rette opp i etterkant.

Lage Word-fil universell utformet

Bruk Stiler for struktur

Bruk av båndfane «Stiler» er viktig for å beholde dokumentstrukturen når du konverterer til andre filformater, for eksempel PDF. Hvis du ikke bruker overskriftsstiler, men bare endrer selve formateringen på teksten, vil ikke overskriften bli definert som en overskrift.

Bruk riktige overskriftsnivå

• En H1 (overskrift 1) på hvert dokument.
• H1>H2>H3 etc. Du kan ikke hoppe rett fra H1 til H3, men du kan ha flere H2, og derunder flere H3 etc.
• Overskrifter brukes for å navigere på siden, og skal ikke brukes for å utheve tekst.

Alternativ tekst på bilder

Alle bilder må ha alternativ tekst. For informative bilder, skal det beskrives hva som skjer på bildet (f.eks. Studenter i gruppearbeid. Foto). Høyreklikk på bildet > «Vis alternativ tekst», og skriv inn teksten.

For ikke-beskrivende bilder kan man sette «Marker som dekorativ».

Tabeller

Unngå bruk av tabeller på nett hvis mulig. Hvis du absolutt må ha tabell, bruk helst en enkel tabell.

• Bruk tabell-verktøyet .
• Ikke bruk splittede/sammenslåtte celler.
• Ikke ha tomme celler.
• Sjekk lese-rekkefølgen ved å bruke tab-funksjonen. Markøren (pil) viser rekkefølgen på celler som blir opplest.
• Overskrifter i rader og koller må defineres (se formatering av overskrifter under).
• Ikke lim inn bilde av en tabelli dokumeneter

Tabeller skal ha titler

Tabeller skal ha titler som beskriver innholdet. Alternativ tekst: høyreklikk på tabell, velg «Egenskaper for tabell», og skriv inn alternativ tekst, som for eksempel en kort beskrivelse av hva som er innholdet i tabellen og hva det går ut på.

Formatering av overskrifter i tabell

Marker tabell og velg «Tabellutforming» oppe til høyre i verktøysmenyen og huk av overskriftsrad for å markere den øvste raden som overskrift for data. Klikk deretter på "Oppsett" og huk av "Gjenta overskriftsrader".

For at tabellen skal leses opp korrekt, skal overskrifter i tabellen defineres.

1. Marker tabell og velg «Tabellutforming»-fanen. Når du lager en tabell i Word, vil boksen for “Overskriftsrad” hakes av automatisk for å markere øverste rad som overskrift for data
2. “ Første kolonne” hakes også av automatisk. Trenger du ikke overskrifter i første kolonne (overskrift for radene), hak bort “første kolonne»
3. Høyreklikk på tabell. Velg « «Rad» og deretter velg «Gjenta som overskriftsrad øverst på hver side»
4. Deaktiver «Tillat deling av rad».
5. Klikk «ok»

Lister, spalter og lenker

• Bruk listefunksjonen i tekstbehandleren for å opprette punktlister.

Dersom du skal strukturere innholdet i spalter, må du benytte funksjonen i tekstbehandleren Velg Oppsett > spalter. Ikke bruk tekstbokser eller tabeller.

• Lenker skal ha en beskrivende lenketekst, slik at det er lett å forstå hva som er målet til lenkene i dokumentet. Ikke bruk «les her».

Topptekst og bunntekst

Unngå å plassere viktig informasjon i topptekst- eller bunntekstseksjonene, da noen skjermlesere ikke skanner dette.

Kontroller tilgjengelighet

Bruk «Se gjennom» > «kontroller tilgjengelighet», for å finne eventuelle tilgjengelighets-feil.

Konvertere fra Word til PDF

• Velg «lagre som PDF» > «Alternativer/Options»
• Kryss av for alternativet «Opprett bokmerker ved hjelp av overskrifter»
• Kryss av for alternativet «Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet»
• Lagre

Adobe Acrobat kan også brukes til å konvertere PDF-dokumenter til Word, for lettere å redigere tabeller.

Kontroll av tilgjengelighet i PDF

Få tak i adobe-pakken, hvis du ikke allerede har den. Hvordan skaffe Adobe-pakken. Last ned Adobe Acrobat. Velg «Tilgjengelighet» under verktøy-fanen > «Start kontroll».

Leserekkefølge i pdf

Du kan sjekke leserekkefølge i pdf . Velg «Verktøy» > «Tilgjengelighet», og velg deretter «Leserekkefølge»

Lage Power Point-fil universell utformet

Generelt

• Bruk de innebygde Office-temaene under knappen «Oppsett» for å markere overskrifter riktig. Ikke bruk for eksempel vanlig tekstrute med stor skrift.
• Legg inn alternativ tekst på bilder, eller markere bildet som dekorasjon.
• Gi hvert lysark en unik tittel.
• Har du video i presentasjonen, skal den være tekstet.
• Definer korrekturspråk (se gjennom > velg språk), slik at skjermleser kan velge riktig språk.

Designprosess

Skal du ha en designprosess i PP-filen, må informasjon om innholdet komme frem i den alternative teksten.

Eksempel

Beskrivelse i alternativ tekst kan her være:

• Designprosessen har fem steg. Steg 1 er behov. snakkeboble med hjerte.
• Steg 2 er struktur. Bokser i to nivåer med relasjoner mellom nivåene.
• Steg 3 er konsept. Lyspære.
• Steg 4 er design. Planskisse med penn.
• Steg 5 er utvikling. Tannhjul.

Stegene under hvert bilde, blir lest opp av skjermleseren så lenge du har lagt stegene som tekst og ikke bilde av tekst. Da trenger de ikke stå i alternativ tekst.

Leserekkefølge

En skjermleser leser objektene i et lysbilde i den rekkefølgen de ble lagt til. For eksempel hvis overskrift-objekt blir lagt inn etter objekt med annet innhold, blir den lest opp etter innholdet. Det er derfor viktig å definere rekkefølgen.

Velg «Se gjennom» > «Kontroller tilgjengelighet» > «Leserekkefølgerute»

Tabeller

Bruk tabellfunksjonen, og merk overskriftsrader. Se mer om tabeller under Lage Word-fil universell utformet.

Kontrast

For å sikre god lesbarhet må tekst ha tilstrekkelig kontrast mot bakgrunnen.

• Vanlig tekst skal ha kontrast på minst 4.5:1.
• Stor tekst skal ha kontrast på minst 3.0:1.

Du kan måle kontrast med gratisverktøy, som for eksempel WebAIM: Contrast Checker.

Kontroll av tilgjengelighet

Kontroller tilgjengelighet ved «Se gjennom» > «Kontroller tilgjengelighet». Der kan du også finne tips under «Tilgjengelighet hjelp».

Diagram

Bruker du bare farger i et diagram kan være vanskelig å se for fargeblinde. Legg til dataetiketter (i for eksempel Excel-diagram), slik at det blir lettere å forstå. Husk å legge inn alternativ tekst for diagram.

Lage excel-fil universell utformet

Anbefalte fremgansgåmter for å gjøre Excel tilgjengelig (Microsoft)

Videotrening

Accessibility video training - Microsoft Support