Wikier

Tilbake

Søk

Møteverktøy
Mappe:
Norsk
Møteverktøy for å støtte arbeidet med styrer, råd, utvalg og møter. Denne veiledningen er for deg som er medlem eller deltaker av et møterom. Se "Møteverktøy - for koordinator" for mer detaljert veiledning for administratorer og koordinatorer av rommet.  Innholdsfortegnelse [-] Kort fortalt Hvordan får jeg tilgang? Hvor finner jeg igjen lenken til rommet? Hvordan deler jeg sakslisten,sakspapirer og referater med andre? Hvordan får jeg ut sakslisten/referat som PDF? Hvordan lager jeg egne notater/kommentarer på sakslisten og vedleggene? Kontakt og hjelp Kort fortalt På startsiden får du møteplan med oversikt over kommende og ferdige møter. Her finner du også medlemmer av rommet, kontaktperson og mandat. Klikk på ett møte for å komme til møtesiden. På møtesiden finner du saksliste/referat, saksvedlegg, tidsplan og deltakere. Her kan du også ta ut en PDF kopi av sakslisten og laste ned vedleggene hvis du ønsker det. En del møterom har en åpen webside hvor utvalgt innhold publiseres åpent for deling med ansatte, studenter og omverden.  Hvordan får jeg tilgang? Hvert rom har en administrator - som oftest den som sender ut innkallinger, saksvedlegg og referater. Det er administratoren som gir tilganger, og du skal da få en epost med lenke til rommet. Kontakt din administrator hvis du mangler tilgang.  Hvor finner jeg igjen lenken til rommet? Tips 1: Legg til lenken til rommet på dine personlige bokmerker på Innsida Tips 2: Legg til lenken til rommet i nettleseren sine bokmerker - f.eks chrome Hvordan deler jeg sakslisten,sakspapirer og referater med andre? Alternativ 1: Mange rom har en åpen webside hvor det publiseres utvalgt innhold fra det lukkede rommet. Det enkleste er derfor å dele lenken til den åpne nettsiden med andre - det krever ingen pålogging.  f.eks: https://o365addins.it.ntnu.no/RadUtvalg/DekanmoteAlternativ 2: Den som administrerer rommet kan gi flere lesetilgang til rommet selv om de ikke er formelle medlemmer av f.eks et utvalg. Kontakt din administrator for avklaring om dette er ønskelig. Alternativ 3 (ikke anbefalt): Last ned saksliste/referat via PDF knappen og eventuelle vedlegg og del dem via .feks epost.  Hvordan får jeg ut sakslisten/referat som PDF? Klikk deg inn på riktig møteKlikk på PDF knappen. Systemet genererer et øyebliksbilde av listen slik den fremstår akkurat da.Åpne filen du har laget. Dette er avhengig av hvilken nettleser du bruker og dine innstillinger. Det er pr nå ikke en funksjon for å automatisk lage en samlePDF av saksliste og alle vedlegg i systemet.  Hvordan lager jeg egne notater/kommentarer på sakslisten og vedleggene? Det er pr nå ikke en funksjon for å notere egne notater/forberede seg til møtet  i systemet. Her er noen tips du kan prøve ut for å finne ut hva som passer deg.  Bruk NTNUs notatverktøy Onenote. Her kan du f.eks lage deg egne faner for hver møteserie du deltar fast i og på den måten samle dine egne notater til alle møter på en plass. Tips: Du kan legge til sakslisten som PDF i Onenote og skrive notater i margen. Bruk "sett inn" og "filutskrift". Velg deretter pdfen du vil sette inn på Onenotesiden. Når du har lastet ned en PDF kopi kan du bruke en PDF leser/editor til å notere på PDFen. Her finnes det mange muligheter og apper alt etter hva du jobber på (pc, mac, ipad osv).  Kontakt og hjelp Orakel gir deg hjelp med møteverktøyet
PyMOL
Mappe:
Norsk
English version – PyMOL Programinformasjon PyMOL er et system fra Schrödinger Inc for visualisering av molekyler. PyMOL kan produsere 3D-bilder av høy kvalitet av små molekyler og biologiske makromolekyler, for eksempel proteiner. Py-delen av programvarens navn viser til at programmet er skrevet i programmeringsspråket Python. PyMOL tolker over 30 forskjellige filformater, og dets eget format støttes på Windows, Mac, Linux og iPad. Med AxPyMOL kan brukere sette inn fullt interaktive molekylære data i presentasjonene. Lisensinformasjon Enbrukerlisens: PyMOL kan benyttes på MS Windows, MacOS, Linux og iPad. Benyttes ved MH-fak (Institutt for klinisk og molekylær medisin). Ta kontakt med en IT-ansvarlig ved MH-fakultetet for nærmere informasjon. Merk at programmet bare kan benyttes til akademisk arbeid (undervisning og forskning) – ikke til inntektsgivende oppdragsforskning. Last ned/Installer/Kjør: Fra Produsent  (Testversjon)  Leverandørinformasjon Produsent: Se mer om PyMOL hos Schrödinger Inc. Tilbake til programvareoversikt:  Flere programvareprodukter | Tema: Programvare
Elektronikk og prototypelaboratoriet
Mappe:
Norsk
Elektronikk og prototypelaboratoriets (Elprolab) formål er å bistå ansatte og studenter ved Institutt for elektroniske systemer med praktiske oppgaver, det være seg både design og produksjon av elektronikk. I tillegg drifter elprolabben flere av instituttets laboratorier og vitenskaplige instrumenter. Innholdsfortegnelse [-] Kontaktinformasjon Veibeskrivelse Laserfres 3D-printer CAD / EDA / ECAD programvare Altium Designer Lisens Eagle Circuitmaker FreeCAD Annen nyttig info Lærling ved Elprolab Kontaktinformasjon Kontakt oss på: elprolab@ies.ntnu.no Merk at denne epost-adressen en epost-liste med flere mottakere. Vennligst følg god epost skikk ved bruk av listen. Har du kretskort eller design som skal produseres eller bestykkes, vennligst følg veiledning for innsending av jobber til elprolab. Normal leveringstid er ca 1–2 uker. Kortere levering kan avtales dersom spesielle grunner taler for det. Ettersom pågangen hos elprolab er svært varierende vil dette og gjennspeiles i leveringstid. Omfanget av jobben vil og påvirke leveringstid. Åpningstider: Mandag-fredag 08:00–15:45 (sommer: 08:00–15:00). Lunsj fra 11:30–12:00 Veibeskrivelse Elprolab holder til i elektro C-blokk, 2.etg, rom C–251. Ved infohjørnet, ovenfor auditoriet EL5, ta opp trappa til 2.etg. Fortsett rett frem til midten av B-blokka og ta til høyre inn i C-blokka. Elprolab er lokalisert helt i enden. (Hvilken blokk du befinner deg i, ser du på romnummerene.) Kart (MazeMap) Laserfres Rundt januar 2017 fikk vi installert en laserfres til å lage kretskort. Denne er av typen LPKF ProtoLaser U4 og gir oss muligheten til å lage kretskort med enda bedre oppløsning på en kortere tid og sparer oss for slitasje av freseverktøy. 3D-printer Elprolabben har en 3D-printer fra Makerbot som heter Z18. Vi er veldig glad i .STL- eller .THING-filer. Benytt gjerne FreeCAD (se under) når du skal designe filene til modellen din. CAD / EDA / ECAD programvare På Elprolab har vi to ECAD programpakker vi har mulighet å gi veiledning i, Altium Designer og Cadsoft Eagle. Vi kan jobbe med både Altium og Eagle filer, men for avanserte prosjekt anbefaler vi bruk av Altium. Altium Designer Altium Designer er programvarepakken vi primært bruker for design og utlegg av kretser og kretskort. Altium er et litt tyngre program å starte med, men har vesentlig flere muligheter enn enklere program. Lisens Studenter ved NTNU har gratis tilgang til fullversjon av programmet. For å få en lisens, sender du en epost fra en NTNU-adresse med navn, stud-epost, hvilken studieretning og hvilket årstrinn du går. Ansatte kan gis rimelig tilgang til spleiselag på ansattlisenser. Lisenshenvendelser sendes til altium-lisens-adm@ies.ntnu.no. Enkel innføring i Altium Eagle Eagle er et enklere design og utleggsprogram. Eagle blir primært blir brukt til undervisning på lavere årstrinn på grunn av lavere brukerterskel og enklere funksjonalitet. Eagle finnes og i en freeware utgave med begrenset funksjonalitet. Last ned Eagle, og les denne artikkelen for kjapp brukerveiledning om hvordan man setter opp Eagle. Enkel innføring i Eagle Hvordan generere Gerberfiler fra Eagle CAD Circuitmaker Circuitmaker er et gratis EDA softwareverktøy fra Altium. Dette er et fint alternativ hvis du ikke ønsker å benytte Altium Designer. FreeCAD FreeCAD er et gratis 3D modelleringsverktøy som du kan benytte når du skal printe ut deler til prosjektene dine. Annen nyttig info Liste med ting å tenke på når man skal frese kretskort ved ElprolabbenBrukerveiledning for 3D-printer Lærling ved Elprolab Elektronikk og prototypelaboratoriet, Elprolab, har til enhver tid to lærlinger ansatt. Lærlingene utfører de fleste produksjonsjobber ved laboratoriet. Lærlingene ansettes med et års mellomrom. Hver høst ansettes en ny lærling innen elektronikkproduksjon. Ønsker du fagbrev som produksjonselektronikker, kan du etter “Data og elektronikk”, 2. året på videregående, søke lærlingplass hos elprolab. Vi søker lærlinger med læreperiode på 2 år. Dersom du melder din interesse via VIGO, vil du bli kontaktet pr. e-post når vi starter søknadsprosessen på våren. Mer informasjon om stillingen finner du i utlysningsteksten
Motta store filer
Mappe:
Norsk
Denne veiledningen forklarer hvordan Uninett FileSender kan benyttes til å motta store filer fra personer utenfor NTNU. Innholdsfortegnelse [-] Mottaker (ved NTNU) Gi tilgang Guest Voucher Bekreft tilgang Sender (utenfor NTNU) Motta Voucher-link Definér filmottaker Bekreft og last opp Mottaker (ved NTNU) Gi tilgang Du må først gi personen tilgang til tjenesten. Gå til https://filesender.uninett.no Trykk på «Logon with FEIDE» Guest Voucher Trykk på «Guest Voucher» Bekreft tilgang Legg inn epost-adressen til personen du gi tilgang til å sende deg filer. Trykk på «Send Voucher» Det kommer opp en oversikt over tilganger du har gitt. Sender (utenfor NTNU) Personen som skal sende deg filen skal nå følge disse trinnene. Motta Voucher-link Sender av filen vil motta e-post med dette innholdet. Trykk på «Voucher linken» (merket med rødt) Definér filmottaker Sender fyller inn epost-adressen til mottakeren (deg). Trykker på «Velg fil» for å velge filen som skal sendes. Bekreft og last opp Marker avkrysningsboksen «I accept terms and conditions of this service» Trykk på «Send» Store filer tar lenger tid å laste opp/sende.
Læringsassistenter for digitale ferdigheter
Mappe:
Norsk
Læringsassistenter for digitale ferdigheter hjelper studenter og ansatte med å bruke digitale verktøy. Innholdsfortegnelse [-] Hvem er vi? Prosjektet Du kan få hjelp til å Kursmeny Bestille kurs Kontakt Hvem er vi? Vi er en gjeng med læringsassistenter som kan hjelpe deg med å gjøre din digitale arbeids- og studiehverdag på NTNU mer oversiktlig og effektiv. Tilbudet koordineres av Seksjon for læringstøtte og digitale tjenester ved Avdeling for utdanning. Prosjektet Læringsassistentene er ansatt av Avdeling for utdanningskvalitet og Digitaliseringsprogrammet til NTNU, og er satt til å være en pådriver og støtte for at NTNU skal lykkes med sitt skifte til en mer digitalt støttet arbeidsmåte. Digital kompetanse er en kritisk suksessfaktor for at denne endringsprosessen skal gi effekter som alle ser nytten av. Motivasjon, forståelse og ferdigheter er derfor sentrale mål for arbeidet. Du kan få hjelp til å Bli kjent med de digitale systemene og verktøyene som NTNU bruker BlackboardMicrosoft 365ZoomVære en uformell læringspartner som kan komme med tips og triks i hverdagen rundt i miljøeneVi kan hjelpe deg via telefon, på din PC via fjernhjelp, holde kurs/gi veiledning fysisk og digitalt for grupper eller enkeltpersoner. Kursmeny Vi tilbyr følgende kurs for grupper: Digital student (45 min) - for studenterI dette kurset går vi gjennom de ulike digitale verktøyene du som student trenger å bli kjent med. Verktøy vi går gjennom er Microsoft 365, studentweb, inspera, innsida, Blackboard. Vi vil i tillegg nevne andre digitale verktøy som kan være fine å bruke for å gjøre din studiehverdag enklere. Grunnkurs i BlackBoard (1 time) - for ansatteDette kurset er tilpasset deg som underviser. Vi går gjennom hvordan komme i gang, kommunikasjon med studentene, hvordan bygge emneinnhold, vurderinger i Blackboard, hvordan gi tilbakemeldinger, og kontakt og hjelp. Zoom - en innføring (1 time) - for ansatteVi går gjennom hvordan opprette et zoom-møte, sikkerhet i nettmøter, nyttige verktøy i møtet, dele skjerm, opptak, breakout rooms, bytte bakgrunn og vil gi noen tips for gode videomøter. Zoom - for avanserte brukere (1 time) - for ansatteVi går gjennom hvordan sette opp nettmøter i nettleser, gjennomføre polls i møtet, nyttige funksjoner i chat, skjermdeling, opptak, deling av iphone/ipad, breakout rooms, sjekke oppmøte, webinar og generelle tips for gode videomøter. Bestille kurs Bestilling av kurs gjøres gjennom NTNU Hjelp. Velg kategorien Studier, EVU og kurs og finn Læringsassistenter for digitale ferdigheter. Kontakt For andre henvendelser kan læringsassistentene kontaktes gjennom NTNU Hjelp.
HF – informasjon og rutinebeskrivelser – doktorgrad
Mappe:
Norsk
Dersom du er ph.d.-kandidat eller veileder, finner du det meste av informasjon om doktorgradsløpet på NTNUs side for doktorgradsutdanning: Gå til Doktorgrad 1-2-3 Instituttledelse, administrasjon og medlemmer av bedømmelseskomiteen finner lenker til informasjon og rutinebeskrivelser nedenfor. Ansvarsfordeling mellom fakultet og instituttProgramråd for de vitenskapelige ph.d.-programmene ved HFProgramråd for ph.d.-programmet i kunstnerisk utviklingsarbeidMandat for ledere av de vitenskapelige ph.d.-programmene ved HFOppstartssamtaleMidtveisevalueringForlengelse for stipendiater ved HFStatussamtaleFra innlevering til disputas for institutt og bedømmelseskomité ved HFOm forskergrupper ved Det humanistiske fakultet Kontakt Kontakt forskningsseksjonen på epost: Epost
Digitale sikkerhetsdatablader - for administratorer
Mappe:
Norsk
Innholdsfortegnelse [-] Logg på - for administratorer Statistikk - for administratorer Bruksanvisninger - for administratorer Kontakt NTNU har etablert en standardisert løsning for visning av digitale sikkerhetsdatablader og informasjonsblader. Løsningen består av fastmonterte nettbrett (iPad), som alltid er påslått og tilgjengelig (pålogging er ikke nødvendig). Se Digitale sikkerhetsdatablader for grunnleggende informasjon om løsningen. Logg på - for administratorer Merk at du må benytte VPN dersom du ikke sitter på NTNUs nett.  Administrasjon av DigSik-systemet (Kun for systemadministrator): Åpne Widows Explorer (Trykk "Windows-tast" og "E")Legg inn følgende i adressefeltet og trykk "Enter": Dobbelklikk på Excel-filen for å åpneSe bruksanvisning under for nærmere beskrivelseLegge inn lokal informasjon (Lokal administrator):  Åpne Widows Explorer (Trykk "Windows-tast og "E")Legg inn følgende i adressefeltet og trykk "Enter": Se bruksanvisning under for nærmere beskrivelse Statistikk - for administratorer Logg på visning av statistikk - Her kan du finne oversikt over hvor mye iPadene benyttes, status på strøm, om de er i normal drift, serienummer, m.m.Hurtigvisning - Gir en rask oversikt over hvilke iPader som er i normal drift.  Grønn farge: Fungerer normalt. Rød farge: iPaden har ikke rapportert at den fungerer normalt på en stund. Følg med på disse! Grå farge: Vi har mistetet kontakten med disse iPadene. Undersøk om iPaden mangler strøm, er defekt, e.a. Bruksanvisninger - for administratorer Administrering av DigSik-systemetLegge inn lokal informasjonBestille endringer på iPaden (Kommer. Ved akutt behov, ta kontakt med arve.johansen@ntnu.no) Kontakt HMS-koordinator (Lokal administrator)NTNU Hjelp - ved feil på iPad / tilhørende utstyr, feil i statistikk / overvåkning, eller ved behov for endring av hvilken lokasjon som vises på enheten.Redigeringstilgang for lokale administratorer, lysstyrke på skjerm, eller behov for endring av andre innstillinger. NV-fakultetet: Espen Fjærvik (systemadministrator) Kavli-instituttet: Haagen Waade (systemadministrator) Andre: Arve Johansen (systemadministrator)Orakel - Andre henvendelser / varsling av generelle IT-feil
E-post på iPhone og iPad
Mappe:
Norsk
Denne siden tar for seg oppsettet av e-post på iPhone og iPad for studenter og ansatte via Outlook-applikasjonen og i Mail applikasjonen. Brukere av iOS er anbefalt til å benytte seg av Outlook-applikasjonen, men standard Mail applikasjonen som er på iPhone og iPad skal fungere greit. Outlook-applikasjonen kan lastes ned fra App Store på dine iOS-enheter. Innholdsfortegnelse [-] Logge på Outlook i iOS med installert Microsoft Authenticator-app Logge på Outlook i iOS uten Microsoft Authenticator-app Oppsett av e-post i Mail-applikasjon på iPhone og iPad Se også Kontakt English version - Email via iPhone or iPad Temaside om IT-hjelp | Sider merket med e-post Logge på Outlook i iOS med installert Microsoft Authenticator-app Første gang du logger på Outlook-appen, må du legge til kontoen din. Logg på med ditt brukernavn i formatet brukernavn@ntnu.no. Har du satt opp tofaktorautentisering med Microsoft Authenticator-appen, kan du deretter trykke Åpne godkjenner, som vil ta deg videre til appen. Godkjenn innloggingen, og din konto vil automatisk legges til i Outlook-appen. Om du får spørsmål om å legge til en annen konto, trykk Kanskje senere. Logge på Outlook i iOS uten Microsoft Authenticator-app Skriv inn brukernavn@ntnu.no. Deretter vil du bli tatt videre til innlogging med FEIDE. Bruk NTNU brukernavn og passord og logg inn. Om du får spørsmål om å legge til en annen konto, velg kanskje senere. NTNU e-postkontoen din skal nå være lagt til i Outlook applikasjonen. Oppsett av e-post i Mail-applikasjon på iPhone og iPad Gå inn i innstillinger på din enhet og velg Mail. Inne på mail velger du kontoer. Trykk på legg til konto. Velg Microsoft Exchange. Fyll inn e-post i formatet brukernavn@ntnu.no Legg til beskrivelse om ønsket og trykk neste. Velg Logg på og du blir tatt videre til FEIDE-innlogging. Fyll inn NTNU brukernavn og passord i FEIDE-innloggingen. Velg deretter hvilke applikasjoner du vil skal synkronisere seg med NTNU e-posten din. Nå skal NTNU e-posten din være lagt til i Mail applikasjonen på din enhet. Se også Webmail Sett opp e-postkonto i Thunderbird Kontakt Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.
epost iphone 1.PNG
Vedlegg lagt til av Hans Michal Doseth. epost iphone 1.PNG
epost iphone 2.PNG
Vedlegg lagt til av Hans Michal Doseth. epost iphone 2.PNG
Sett opp ansatt e-postkonto i OS X
Mappe:
Norsk
Slik setter du opp din e-post Mail-applikasjonen på Mac. Veiledningen er for ansatte. English version - Setting up you Email in Mac Ser du etter noe annet? Temaside om IT-hjelp | Sider merket med epost Steg 1: I Mail velger du Mail, og klikker på Legg til konto... I vinduet som dukker opp velger du Exchange. Steg 2: Angi ditt fulle navn, e-post adresse og passord. Steg 3: Du vil nå få en liten feilmelding. Har angir du "brukernavn@ntnu.no" og passord. Om du nå kommer videre kan du velge hva du vil synkronisere. Du er i mål.
E-post og kalender til O365 - FAQ
Mappe:
Norsk
Denne siden inneholder informasjon og ofte stilte spørsmål om flyttingen av ansattes e-post og kalender til O365. Innholdsfortegnelse [-] Hvordan merker jeg flyttingen? Hva endrer seg etter flytting? Mer følsom spamfiltrering O365 krever tofaktorautentisering Webmail får ny nettadresse Mappen Slettede elementer ryddes nå automatisk Hvordan sjekker jeg om jeg er flyttet? Hvilke e-postlesere kan jeg bruke? Jeg ønsker å sette opp min egen klient Hvordan gjøre Outlook-kontakter synlige i Kontakter-app på mobil/nettbrett? Kontakt English version: Email and Calendar to O365 - FAQ Hvordan merker jeg flyttingen? Du får varsel pr e-post 1-2 dager før flyttingen. Når flyttingen er fullført vil ulike e-postlesere kreve forskjellige handlinger: Nettbrett og mobil: For deg som bruker Outlook (anbefalt): Du må slette og legge til kontoen på nyttVelg kontotype Office 365Skriv inn e-postadresseAutentiser deg med FEIDE og tofaktor.For deg som bruker iOS "Mail"-app: Du må slette og legge til kontoen på nyttVelg kontotype ExchangeSkriv inn e-postadresse og beskrivelse av kontoVelg "Logg på" og autentiser deg med FEIDE og tofaktor.Konfigurere e-post på Android (ekstern lenke)Konfigurere Outlook på iOS (ekstern lenke)Konfigurere Apple Mail på iOS (ekstern lenke) Windows: Outlook vil be om å bli startet på nytt.   Mac: For deg som bruker Outlook (anbefalt): Lag ny profilMer om profiler i Outlook for Mac (ekstern lenke)For deg som bruker Apple Mail: Slett kontoLegg til konto (ekstern lenke) Hva endrer seg etter flytting? Mer følsom spamfiltrering E-post i O365 har et mer følsomt spamfilter enn dagens e-postløsning. Vi anbefaler derfor at du jevnlig sjekker mappen «Søppelpost» («Junk Email») etter e-post som er feilsortert. Du kan tilpasse filtrering i søppelpostinnstillingen. Les mer om hvordan du gjør dette på Microsoft sine sider. O365 krever tofaktorautentisering Når e-post og kalender flyttes inn i O365 vil det bli krav om tofaktorautentisering også her. Webmail får ny nettadresse Etter flytting når du webmail på adressen https://outlook.office.com Mappen Slettede elementer ryddes nå automatisk Innhold i denne mappen blir automatisk fjernet etter 30 dager. Hvordan sjekker jeg om jeg er flyttet? Hvis du er usikker på om e-posten din er flyttet, prøv å logge inn på ny webmail-adresse. Hvis du får en feilmelding er du IKKE flyttet enda.  Hvilke e-postlesere kan jeg bruke? Vi anbefaler Outlook der det er mulig. Thunderbird: Bruk outlook.office365.com, brukernavn@ntnu.no og authmetode oauth2(Se Sett opp e-postkonto i Thunderbird) Evolution: Sett opp e-postkonto i Evolution Jeg ønsker å sette opp min egen klient For at dette skal fungere må e-post-klienten støtte autentiseringsprotokollen Oauth2 med MFA. Innkommende mailserver: outlook.office365.com, port 993, kryptering TLS Utgående mailserver: smtp.office365.com, port 587, kryptering STARTTLS Hvordan gjøre Outlook-kontakter synlige i Kontakter-app på mobil/nettbrett? Hvis du ønsker at kontaktene dine i Outlook skal vises i den innebygde Kontakter-appen på din mobil/nettbrett, må dette aktiveres manuelt. Gå til Innstillinger i Outlook-appen (trykk på profilbildet ditt eller ikonet øverst til venstre i appen, og deretter på tannhjul-ikonet) og velg e-postkonto Office 365. Slå på Lagre kontakter (iPhone) eller Synkroniser kontakter (Android) og følg anvisningen. Kontakt Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.
Slik bruker du webmail
Mappe:
Norsk
Webmail for studenter og ansatte brukes til å lese, sende og motta e-post. NTNU benytter seg av e-post systemet Outlook som du kan benytte i nettleser og direkte på din enhet i Outlook applikasjonen. Du kan lese, sende og motta NTNU-e-post direkte i nettleseren med Webmail. Du har også tilgang til NTNU-kalender i Webmailen. English version - Read email with webmail Temaside om IT-hjelp | Sider merket med webmail Innholdsfortegnelse [-] Logg inn på Webmail for studenter og ansatte Ny melding/sende e-post Automatisk svar Filter/mappestruktur Kalender via Webmail Feil språk og tidssone? Ofte stilte spørsmål (FAQ) Jeg får ikke skrevet e-post Jeg mottar ikke e-post Relaterte linker Kontakt Logg inn på Webmail for studenter og ansatte Logg inn på Webmail Uavhengig om du er student, ansatt eller student med ansattforhold bruker du samme innlogging. Ved første innlogging vil du måtte logge inn med brukernavn@ntnu.no før du blir sendt videre til FEIDE-innlogging. Her bruker du NTNU-brukernavn og passordet ditt. Etter innlogging havner du rett i innboksen til e-posten. For å gå til Office portalen klikk på NTNU logoen øverst i venstre hjørne. Der vil du finne filer fra OneDrive og tilgang til applikasjoner i Office-pakken. Ny melding/sende e-post Når du logger inn havner du rett i innboksen din. For å sende e-post trykker du på ny melding oppe i venstre hjørnet. Automatisk svar Du kan i Webmailen legge til automatiske svar på innkommende e-post. Det gjør du ved å trykk på tannhjulet oppe i høyre hjørne og søke opp automatiske svar. Velg ønsket melding og legg til ønsket tidsperiode. Filter/mappestruktur Høyreklikk på Mapper i margen på venstresiden og Opprett ny mappe. For å legge til en undermappe til en mappe høyreklikker du på en allerede eksisterende mappe og velger Opprett ny undermappe . Skriv navn på mappen din, i dette eksempelet lager vi en mappe for e-poster knyttet til Blackboard. For å opprette et filter for innkommende e-post trykker du på tannhjulet oppe i høyre hjørne og søker etter Innboksregler. Velg deretter Legg til ny regel. Gi regelen et navn og velg betingelse for regelen og hvilken handling som skal utføres når betingelsene blir møtt. Velg parametere for regelen. I dette eksempelet vil filteret fungere slik: Når det kommer e-post med "blackboard" i emnet, flyttes e-posten til Blackboard-mappen. Kalender via Webmail Din kalender er tilgjengelig via Kalenderikonet som du finner i margen på venstre side av vinduet. Der får du som ansatt blant annet tilgang til andre ressurser, som møterom og annet utstyr du kan reservere. Feil språk og tidssone? Velg tannhjulet oppe i høyre hjørne og søk etter Språk og område. Velg deretter ønsket språk og tidssone. Ofte stilte spørsmål (FAQ) Jeg får ikke skrevet e-post Om du har problemer med Webmail kan du sjekke om nettleserdata/cookies er aktivert i din nettleser: Google Chrome: Preferences → Settings → Privacy → Content settings Mozilla Firefox: Tools → Options → Privacy → Cookies Safari: Preferences → Security → Show Cookies Opera: File → Preferences → Privacy → Cookies Netscape: Edit→ Preferences → Advanced → Cookies Microsoft edge: Tools → Internet options → Privacy Jeg mottar ikke e-post Om du vet du skulle ha mottatt en e-post, men ikke finner den i innboksen kan du sjekke om det kan være en av grunnene nedenfor: Tid: E-post kan en virke som en tjeneste uten ventetid mellom sender og mottaker, men slik er det ikke. Tiden det tar for deg å motta en e-post er avhengig av en rekke faktorer, f.eks. ettverksbelastning. Om nettverket må håndtere mye søppelpost, kan det ta lang tid for e-post å nå frem. Sortering: Sjekk om innboksen din er organisert. For å se den mest nylige mottatte epost må du sortere dem etter Dato. Trykk på filtrer og velg deretter hvilken måte du ønsker å sortere og filtrere e-post i innboksen din. Spam filter/søppelpost: Noen ganger kan vanlig e-post bli feilsortert inn i søppelpost. Sjekk her, og hvis du finner den, marker at senderen er til å stole på. Kvote: Det er grenser for hvor mye du kan ha lagret i Webmail. For å se om du har nådd grensen, kan du logge inn på e-posten din, trykke på tannhjulet i øvre høyre hjørne, for deretter å søke etter lagringsplass. Studenter og ansatte har en kvote på 100 GB. Relaterte linker Rapportering av mistenkelig e-post Oppbrukt e-postkvote Sitering av e-post Kontakt Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.
Offentlighetsloven og innsyn
Mappe:
Norsk
NTNU ønsker at du som ansatt skal få muligheten til å sette deg inn i offentlighetsloven og innsyn ved å lære om dette gjennom praktiske eksempler og oppgaver som er relevante for deg i ditt arbeid. Innholdsfortegnelse [-] DFØs e-Læringskurs Offentlighetsvurdering Studiesaker ved NTNU HR-saker ved NTNU Forskningssaker ved NTNU Saker for Styret, råd og utvalg ved NTNU Prosjekt- og økonomisaker ved NTNU Kurset Innsyn - eit e-læringsmagasin om offentleglova finner du på DFØs Læringsplattform. Det du finner her er NTNUs kontekstualisering av kurset om offentlighetsloven og innsyn. I tillegg har Sivilombudet en Innsynsguide som forklarer innsyn svært grundig. Kurset og gjennomføring av refleksjonsoppgaver i etterkant av kurset vil gi deg som saksbehandler innsikt i praktiske problemstillinger knyttet til meroffentlighet, innsynskrav, samt de viktigste unntakene fra offentlighetsloven. Kurset er delt inn i fire tema: Åpenhet i forvaltningenMeroffentlighetABC for innsynsprosessenUnntak fra åpenhet DFØs e-Læringskurs For tilgang til kurset, se instruksjon på siden over. Du får lære om meroffentlighet som første av flere tema. Når du er ferdig med Meroffentlighet fortsetter du her med NTNU-spesifikke refleksjonscase. De generelle spørsmålene du bør reflektere over gjelder for alle fagområder. Refleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med en eller flere kollegaer Hva er åpenhetskultur hos oss på NTNU?Hvilke ledd i offentlighetsloven er bestemmende for hva vi kan unnta offentligheten innenfor våre saksområder? Offentlighetsvurdering Caseoppgavene under handler om offentlighetsvurdering for ulike fagområder. Studiesaker ved NTNU Diskusjonsoppgaver En student leverer en formell klage på eksamen via epost. I klagen forteller studenten at han presterte dårlig og at han ikke opplever at det var samsvar mellom oppgaveteksten som ble gitt og forelesningene i faget. Som første ledd i saken registrerer du klagen. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet?Hva vil i denne saken veie tyngst av åpenhet i saken og eventuelle årsaker til å unnta saksdokumentene fra offentligheten?Refleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med en eller flere kollegaer Etter å ha fått svar på klagen på eksamen mottar du en ny epost fra samme student som i eksempelet over hvor en navngitt foreleser blir kritisert av studenten. Også denne eposten må registreres som en del av saken. Hvordan ville du vurdert meroffentlighet i dette tilfellet?Hvordan kan vi legge til rette for et bevisst forhold til meroffentlighet ved vår enhet? HR-saker ved NTNU Diskusjonsoppgaver Dere har i en ansettelsesprosess kommet til fasen der dere sender ut et tilbud med vedlagt arbeidsavtale til den innstilte kandidaten. Som et ledd i saksbehandlingen oppretter du et dokument som inneholder tilbudet til kandidaten samt en uutfylt arbeidsavtale. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet?Hva vil i denne saken veie tyngst av åpenhet i saken og eventuelle årsaker til å unnta saksdokumentene fra offentligheten?Refleksjonsoppgave – Diskuter gjerne med en eller flere kollegaer Kandidaten sender arbeidsavtalen i retur. Den er nå utfylt med personnummer og signert, og du må registrere den. Hvordan ville du vurdert meroffentlighet og hvorfor?Hvordan kan vi legge til rette for et bevisst forhold til meroffentlighet ved vår enhet? Forskningssaker ved NTNU Diskusjonsoppgaver Noen måneder før slutten av tilsettingsforholdet leverer en ph.d.-kandidat en søknad om forlengelse av studieretten. I søknaden forteller kandidaten at hun på grunn av personlige årsaker henger etter i arbeidet sitt uten å oppgi noe videre utdypning. Som et ledd i saksbehandlingsprosessen registrerer du denne søknaden i NTNUs sak- og arkivsystem. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet?Hva vil i denne saken veie tyngst av åpenhet i saken og eventuelle årsaker til å unnta saksdokumentene fra offentligheten?Refleksjonsoppgave I en ny epost utdyper ph.d.-kandidaten at hun har et sykt barn som har krevd mye tid. Også denne eposten må registreres som en del av saken. Hvordan ville du vurdert meroffentlighet og hvorfor? Saker for Styret, råd og utvalg ved NTNU Diskusjonsoppgaver Det skal avholdes styrevalg ved NTNU og for å sette i gang prosessen sender du ut et internt notat. I det interne notatet oppgir du generell informasjon om styrevalget samt en tidsplan for valget. Det interne notatet fordeles gjennom NTNUs sak- og arkivsystem. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet?Hva vil i denne saken veie tyngst av åpenhet i saken og eventuelle årsaker til å unnta saksdokumentene fra offentligheten?Refleksjonsoppgave Senere i prosessen mottar du en epost fra en ansatt som foreslår en kollega i vervet som styrekandidat. Som et ledd i saksbehandlingen må du registrere eposten i NTNUs sak- og arkivsystem for videre behandling. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet i dette tilfellet? Prosjekt- og økonomisaker ved NTNU Diskusjonsoppgaver I forbindelse med et prosjekt ved instituttet ditt sender du en søknad til Norges forskningsråd. Søknaden inneholder en lang og detaljert beskrivelse av prosjektets innhold og metode. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet?Hva vil i denne saken veie tyngst av åpenhet i saken og eventuelle årsaker til å unnta saksdokumentene fra offentligheten?Refleksjonsoppgave – Diskuter gjerne med en eller flere kollegaer Du oppretter senere i prosjektet en sjekkliste for BOA-prosjekter. Sjekklisten inneholder en kort generell beskrivelse av prosjektets hovedmål samt en kort beskrivelse av prosjektet som skal gjennomføres. Som et ledd i prosessen må du registrere dette i NTNUs sak- og arkivsystem. Hvordan ville dere vurdert meroffentlighet i dette tilfellet?Hvordan kan vi legge til rette for et bevisst forhold til meroffentlighet ved vår enhet?Denne siden vedlikeholdes av NTNU Sak.
Retur av brukt IT-utstyr
Mappe:
Norsk
NTNU har en avtale med firmaet Foxway AS, som tar imot brukt, utrangert og ødelagt IT-utstyr. Utstyret blir gjenbrukt eller resirkulert. In English: Returning used IT-equipment Elektronisk avfall er verdens raskest voksende avfallsstrøm. Ved å returnere brukt, utrangert og defekt IT-utstyr bidrar vi til at dette håndteres på en måte som er: Miljøvennlig: Utstyr som kan brukes blir gjenbrukt. Det som ikke kan brukes blir sendt til materialgjenvinning. NTNU får full oversikt over hvordan "vårt" utstyr håndteres. Økonomisk gunstig: Tilbakebetaling for brukbart/salgbart utstyr bidrar til å dekke kostnadene med administrasjon og gir en inntekt til NTNU. Sikker: Alle data på innleverte enheter slettes slik at de ikke kan gjenopprettes. Slik returneres IT-utstyr i Trondheim Ved NTNU i Trondheim kan det bestilles skap eller kasser med og uten lås (sikkerhetsskap) for innsamling av datautstyr ved de enkelte enhetene (det vil si fakulteter, institutter og avdelinger). Flere enheter kan gå sammen om en felles bestilling dersom dere ønsker det. Dere bestiller selv skap/kasser/avfallsbur, sørger for trygg lagring av utstyret og bestiller retur. Ved innsamling og oppbevaring av datautstyr med lagringsmuligheter (for eksempel bærbare PC-er, nettbrett, mobiltelefoner o.l.) må det bestilles låsbare sikkerhetsskap/kasser. Det bør også oppnevnes en ansatt som har ansvaret for å bestille levering av skap, holde sikkerhetsskapene låste og bestille henting når det er fylt opp. Bestilling av skap eller paller for innsamling av utstyret gjøres direkte gjennom Foxways partnerportal. Ved førstegangspålogging, velg «Be om tilgang»/«Get access» og fyll ut skjemaet. Du vil blant annet bli bedt om å fylle ut NTNUs organisasjonsnummer, som er 974767880. Utstyret som plasseres i returskap må pakkes godt for å hindre skader på utstyret under transport. Se leverandørens pakkeinstruksjon. Retur av utstyr i Ålesund og Gjøvik Ved NTNU i Ålesund og Gjøvik skal brukt, utrangert eller ødelagt IKT-utstyr leveres inn til Orakeltjenesten. Det vil også være mulig i Trondheim i mindre mengder. Orakeltjenesten i alle tre byene vil forvalte det de mottar i henhold til avtalen med Foxway. På denne siden kan du se deres tilgjengelige skranker og åpningstider. Utstyr som kan returneres Alt IKT-utstyr kan returneres, også det som er ødelagt. Det inkluderer blant annet følgende: Bærbare-PCer og tilhørende utstyr. NB! Husk å deaktivere Find my Mac på Apple Mac-maskiner.Stasjonære-PCer og tilhørende utstyr.Skjermer.Nettbrett og mobiltelefoner. NB! Husk å sette de tilbake til fabrikkinnstillinger.Løse harddisker (bestill ekstra esker til å ha i sikkerhetsskapet).Datakabler (skjermkabler, strømkabler, USB-kabler osv.)Skrivere.Nettverksprodukter (svitsjer, trådløsnett-stasjoner).Servere.Alt annet elektronisk IKT-utstyr og rekvisita.Harddisker eller andre komponenter skal ikke fjernes fra utstyret. Innhold på lagringsmedier vil bli forsvarlig slettet. For Windows-maskiner har IT-avdelingen sendt inn en liste over BIOS-passord til leverandøren. På Apple-produkter må Find my Mac/iPhone/iPad deaktiveres før innlevering. Alle mobiltelefoner og nettbrett må tilbakestilles til fabrikkinnstilling før innlevering. Retur av elektronisk avfall Elektroniske enheter som ikke er IT/IKT-utstyr (for eksempel lamper, vannkokere o.l.) må sorteres og leveres til en av NTNUs utvidede miljøstasjoner. Dersom du har stort og tungt el-avfall, ta kontakt med vaktmester i bygget via e-vaktmester. Se også 3stepITs miljørapport for NTNU i 20233stepITs miljørapport for NTNU i 2022 Kontakt Dersom du har spørsmål om denne avtalen, ta kontakt med Økonomiavdelingen.
Publisere disputaser på nett
Mappe:
Norsk
Brukerveiledning for deg som skal publisere disputaser på Innsida, kalender og eksterne nettsider. Hovedside: Alle veiledninger for Innsida Innholdsfortegnelse [-] Publisere meldingen via Innsida Hvordan skrive disputasmeldingen Tips eksterne om disputasen Kontakt Når du publiserer meldingen på Innsida publiseres den samtidig til NTNUs arrangementskalender på NTNUs eksterne nettsider. Kontakt din nettredaktør eller NTNU Hjelp hvis du har spørsmål. Publisere meldingen via Innsida Logg deg inn på Innsida og klikk på Ny meldingKlikk i feltet Mottakere og skriv Aktivitetskalender til NTNU. Legg til andre meldingskanaler det er relevant å publisere til (instituttkanal, fakultetskanal).Skrive meldingen: Følg rådene i kapittelet lenger ned på denne siden for hvordan du skriver en god disputasmelding.I feltet Stikkord legger du inn akronymene du har blitt enig med din nettredaktør om å bruke.MH: disputasermhHF: disputaserhfIE: iedisputas + evt. institutt: ididisputasIV: iv og ivdisputas og tag for tilhørende institutt: (eksempel) ept og eptdisputas - mtp og mtpdisputas - ivb og ivbdisputasÅlesund: disputaserålesundEngelsk: skal disputasen publiseres for engelsk målgruppe, skriv inn taggen Phd defence. Den vil da legge seg på vår engelske phd-side.Klikk så på knappen Vis mer nederst til høyre under meldingsteksten.Hak av på valget Gjør hendelsen synlig på offentlige nettsider.I feltet Type velger du Disputaser.Fyll deretter inn starttid, startdato, sluttid og sluttdato for prøveforelesning og disputas. I feltet Sted skriver du inn campus, bygg og rom hvor disputasen finner sted.I feltet Stedlenke limer du inn kartlenke. Den finner du ved å søke opp rommet i MazeMap.Klikk Publiser melding.Sjekk at meldingen vises på disputasoversikten. Hvordan skrive disputasmeldingen For at teksten skal bli lett å lese bør du bryte opp teksten i mellomtitler og punktlister. Under ser du et eksempel på hvordan det kan gjøres. For å legge på mellomtitler: Markere tittelen > klikke på Paragraf i teksteditoren og velg Overskrift 2. Under ser du forslag til hvordan du skriver meldingen. Det beskriver hvordan du setter opp tittel og innholdskapitler. Tips eksterne om disputasen Du kan dele lenken til disputasmeldingen. Hvis du klikker på disputasen via NTNUs kalender kommer du til en side med info om disputasen. Kopier nettadressen og del den via epost, sosiale medier eller lignende. Kontakt Har du spørsmål om Innsida? Ta kontakt via NTNU Hjelp.
Starten på en sak
Mappe:
Norsk
Innholdsfortegnelse [-] Begrepsavklaring og prinsipper Viktigheten av saksbegrepet NTNU og andre forvaltningsorgan Veiledningsplikten Taushetsplikten Diskusjonsoppgaver Studiesaker Henvendelse før opptak Saksbehandlers taushetsplikt HR-sak – Midlertidighet Det er ikke alltid like enkelt å vite om en henvendelse du får er starten på en sak eller ikke, og det er derfor viktig at du kjenner til og har en forståelse for saksbegrepet. I denne delen av opplæringen vil du lære om: Når og hvor en sak starterHva et dokument erHva veiledningsplikt er og hvordan den henger sammen med vurdering av om dette er en sak eller ikkeDine plikter som saksbehandler knyttet til taushetspliktRefleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer Din enhet mottar en henvendelse på epost skrevet på så dårlig engelsk at det er vanskelig å skjønne om den er reell eller søppelpost («spam»). Hvor lang tid skal du bruke på å finne ut hva det handler om, og om noen ved NTNU vet noe om dette om det ikke ligger innenfor ditt fagområde?Se også vedleggene som ble brukt når kurset ble holdt fysisk, for HR-området og Studieområdet, som PowerPoint-presentasjoner. Begrepsavklaring og prinsipper En sak er «dokumentasjon skapt som ledd i utførelsen av en enkeltstående oppgave eller arbeidsprosess» (riksarkivarens forskrift §7-2.b).Et dokument er «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande» (offentlighetsloven § 4).Mens et saksdokument er «for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet» (offentlighetsloven § 4).Det meste av det du driver med på vegne av NTNU kan defineres som saksbehandling. Det er opp til den enkelte saksbehandler å trekke opp grensene for når korrespondanse eller en samtale har endret karakter fra informasjon eller veiledning til saksbehandling. Det er alltid lurt å vurdere om det kan være behov for å dokumentere det slik at andre kan få innsyn i de henvendelsene og vurderingene du har gjort. Hvis du mottar en epost fra fagforeningen din så er det ikke et saksdokument for NTNU, selv om det sendes til din NTNU-epost. Kravene til et saksdokument spesifiserer også at det skal gjelde ansvarsområdet eller virksomheten til organet, altså NTNU. Når du får eller produserer informasjon eller dokument som omhandler NTNUs ansvarsområder, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon så regnes det som et saksdokument. Det er en viktig avgrensning. Viktigheten av saksbegrepet Det knyttes flere formelle krav til begrepet sak og behandling av saker. Dette er regulert i Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Har du en sak har du også innsynsregler å forholde deg til, og veiledningsplikt, spesielt overfor partene i saken. Du må også forholde deg til arkivplikt og journalplikt. En sak må ikke inneholde et vedtak, det kan også være utredninger, høringssvar eller beslutningsgrunnlag videresendt til beslutningsmyndig enhet. Med tanke på dokumentasjon så kan en sak være en enkelt hendelse, eller en hel prosess. Hvis dokumentasjon av hendelsen har verdi som dokumentasjon for ettertida må det tas vare på i arkivet. NTNU og andre forvaltningsorgan Skiller NTNU seg fra andre forvaltningsorgan? Vi er et universitet, og vår kjernevirksomhet er å drive med forskning og forskningsbasert undervisning. Vi forholder oss likevel til samme lovverk som resten av offentlig sektor. Alle våre saksområder reguleres av ulike lover, i tillegg til særskilte forskrifter og retningslinjer. Vi har for eksempel en egen studieforskrift for NTNU, utfyllende regler til studieforskriften for enkelte fakultet og studieprogram, og forskrift om opptak ved NTNU. I NTNUs Arkivplan detaljeres mye av reglene rundt saksbehandling ved NTNU. Veiledningsplikten NTNU har som forvaltningsorgan veiledningsplikt ovenfor parter og andre interesserte, med det formål at de kan ivareta sine interesser i bestemte saker på best mulig måte. Hvis du får et spørsmål fra en part, eller når du ser at sakens karakter gir grunn til det, skal du veilede om gjeldende lover og forskrifter. I tillegg skal du veilede om vanlig praksis på saksområdet og regler for saksbehandlingen. Spesielt gjelder dette partene sine rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Om mulig bør du også gi informasjon om omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet. Uavhengig av om det er en pågående sak, må du gi veiledning til en person som spør om sine rettigheter og plikter i et konkret forhold som har aktuell interesse for vedkommende. Det er også viktig å merke seg at veiledningsplikten ikke er begrenset til å gjelde kun saker som fører til vedtak. Taushetsplikten Taushetsplikten går som en rød tråd gjennom hele prosessen fra vurdering av om det er en sak, via vedtaket og til eventuell klagebehandling. Dette er regulert av offentlighetsloven § 13, hvor det skrives at «Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn», og forvaltningslovens § 13 hvor det skrives at «Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om». Eksempel på dette er personlige forhold som: Helseforhold Etnisk bakgrunn Religiøs, politisk eller filosofisk oppfatning Straffbare handlinger Seksuell legningMen også: Tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår Disse paragrafene fra offentlighetsloven og forvaltningsloven gir til sammen de riktige hjemlene for taushetsplikt. Du må passe på at ingen uvedkommende får tilgang til taushetsbelagt informasjon du har kjennskap til; det betyr både kolleger og offentligheten utenfor NTNU, både i og utenfor arbeidstiden. Du må ha en saklig grunn til å gjøre oppslag i skjermet informasjon. Selv om alle som jobber på NTNU har taushetsplikt kan vi ikke dele taushetsbelagt informasjon fritt mellom oss ansatte. Diskusjonsoppgaver Oppgavene handler om veiledningsplikt og taushetsplikt innen studiesaker og personalsaker. Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer. Studiesaker Henvendelse før opptak En person planlegger å søke opptak til et studieprogram ved NTNU. Hen har tidligere fullført noen emner ved UiO, og sender en e-post for å spørre om emnene kan godkjennes inn i NTNU-graden. En saksbehandler ved NTNU svarer at instituttet som eier studieprogrammet ikke har kapasitet til å behandle godkjenningssaker for studenter som ikke er tatt opp til NTNU, og ber personen søke på nytt når vedkommende har fått opptak. Er en sak satt i gang i dette tilfellet?Hva skjer om vedkommende klager? Saksbehandlers taushetsplikt En saksbehandler sender en søknad om godkjenning av utdanning til en vitenskapelig ansatt for en faglig vurdering av ett av emnene i utdanningen. Professoren som skal vurdere søknaden ber om å få se karakterene studenten har i andre emner, for å gjøre en helhetsvurdering av om emnet kan godkjennes. Kan saksbehandler sende studentens karakterer til professoren? HR-sak – Midlertidighet Helga er 63 år og står i full stilling som førsteamanuensis. Hun underviser to emner på bachelornivå og har fire masterstudenter hun veileder. I tillegg leder hun et forskningsprosjekt finansiert av Forskningsrådet. Helga fikk plutselig en murstein i hodet og blir satt ut av spill 100 % i seks måneder med umiddelbar virkning. Instituttet må erstatte Helgas undervisning og veiledning raskt. Som saksbehandler for instituttets ansettelsesprosesser, hvordan starter du saken?Hvilke lover og forskrifter bruker du i dine vurderinger i oppstart av saksprosess?Hvilke NTNU-spesifikke reglement og krav følger du?
Sikkerhet på mobile enheter
Mappe:
Norsk
Hvordan sikre mobiler og nettbrett slik at informasjon og data ikke havner hos uvedkommende. Veiledning, råd og støtte for informasjonssikkerhet på mobile enheter. English version - Security on mobile devices Temasider: Informasjonssikkerhet | IT-hjelp | Sider merket Digital Sikkerhet Innholdsfortegnelse [-] Sjekkliste Generelt Aktiver touch/Face-ID og pinkode Skru på kryptering på din enhet, inkl. minnekort Skru på automatisk oppdatering Ikke bruk ukjente ladere/ladekabler Meld fra dersom du mister eller blir frastjålet enheten Skill mellom jobb og privatliv Nettverk og overføring av data Bruk mobildata over ukjent wifi Benytt VPN for all nettverkstrafikk/gjestenett Vær forsiktig med bruk av Bluetooth og slå av når du ikke bruker det Motvirk avlytting ved å deaktivere delingstjenester etter bruk Sletting og lagring Aktiver automatisk sikkerhetskopiering og mulighet for ekstern lagring Aktiver mulighet for fjernsletting og slett dataene hvis du mister din mobile enhet Ta backup og slett data dersom telefon skal på reparasjon. Applikasjoner Tenk over hvilke apper du installerer Gi appene dine minimal tilgang til mikrofon, kamera og lokasjoner Unngå at andre kan lese varslinger fra låst skjerm Kontakt og hjelp Sjekkliste Gå gjennom listen under for å se at du følger beste praksis for å ivareta informasjonssikkerheten på din mobile enhet. Merk: Denne lista er kun tips og råd for hvordan du kan ivareta informasjonssikerheten din på mobile enheter, ikke retningslinjer. Flere av punktene i listen er basert på NSMs råd om sikkerhet på mobile enheter. Generelt Aktiver touch-/Face-ID og pinkodeSkru på kryptering på din enhet, inkludert minnekortSkru på automatisk oppdateringIkke bruk ukjente ladere/ladekablerMeld fra dersom du mister eller blir frastjålet enhetenSkill mellom jobb og privatlivNettverk og overføring av data Bruk mobildata i stedet for ukjent wifiBenytt VPN for all nettverkstrafikkVær forsiktig med bruk av Bluetooth og annen datadeling, og slå av når du ikke bruker detMotvirk avlytting ved å deaktivere delingstjenester etter brukSletting og lagring Aktiver sikkerhetskopiering og mulighet for ekstern lagringAktiver mulighet for fjernsletting for å kunne slette data hvis du mister enhetenTa backup og slett data når du skal sende enheten til reparasjonApplikasjoner Tenk over hvilke apper du installererGi appene dine minimal tilgang til mikrofon, kamera og lokasjonsdataUnngå at andre kan lese varslinger fra låst skjerm Generelt Aktiver touch/Face-ID og pinkode Bruk PIN kode på minimum 6 tegn. Gjerne et passord og biometrisk ID. De fleste enheter i dag leveres med standard krav om minimum 6-tegn. Det hjelper lite med avanserte biometriske metoder som face-ID dersom du har en enkel PIN kode på 4 tegn. Velg gjerne et passord og ikke kun seks tall. Vær også bevisst på å skjerme koden din mot innsyn hvis du er på et offentlig sted, slik at ikke andre eller skjulte overvåkninger ser passordet/pin-koden din. Veiledninger (eksterne lenker): Apple enheter Android enheter Skru på kryptering på din enhet, inkl. minnekort Alle nye mobile enheter har i dag kryptering av enheten som standard. Å kryptere betyr å omforme data slik at den ikke kan endres ellers leses av noen som ikke skal ha tilgang til de. Eldre mobile enheter har ikke kryptering satt som standard. Det er derfor lurt å sjekke om enheten har aktivert kryptering. Det er ikke lett å lage en veiledning som dekker alle enheter her, men du kan gjøre et nettsøk med utgangspunkt i den enheten du har. Feks: "hvordan kryptere Samsung s8" Skru på automatisk oppdatering Et av de viktigste tiltakene du kan gjøre selv er å sørge for at enheten til enhver tid er oppdatert. Dette gjør du ved å skru på automatisk oppdatering. Ikke bruk ukjente ladere/ladekabler Ladekabelen til telefonen din inneholder ikke bare ledninger. Kabelen er en smart liten sak, det finnes falske kabler der ute som kan brukes til å infisere enheter. Enkelte steder tilbys man også muligheten til lade enheter fra en USB-kontakt i veggen. Ikke bruk det! Det kan sitte en PC i andre enden og da får du ikke bare strøm. Ta med egen lader og ledning! Meld fra dersom du mister eller blir frastjålet enheten Dersom du mister eller blir frastjålet din mobile enhet må du: Sperre ditt abonnement slik at ingen andre kan ringe på din (eller NTNUs) regningFjernslette innholdetBytte passord på din NTNU-konto. Dersom du er helt sikker på at du aldri har brukt enheten mot NTNUs nett eller noen av NTNUs tjenester kan dette utelates. Er du i tvil, bytt passord.Dersom enheten og/eller abonnementet tilhører NTNU skal du melde ifra til din overordnede. Har du mistanke om at enheten er stjålet bør du anmelde forholdet til politiet, og sperre enheten for videre bruk. Da vil den ikke kunne brukes i telenettet, selv med nytt SIM-kort og 
nytt abonnement. Dette kan gjøres hos politiet. Du trenger da IMEI-nummeret som er selve identiteten til enheten. IMEI-nummeret står på esken og normalt under batteriet. Dette nummeret bør du skrive ned. Du kan ofte også få det fra din operatør. Skill mellom jobb og privatliv Husk at både din informasjon fra jobb og dine private, personlige data kan være sensitive og verdifulle. En sammenblanding av dine private og arbeidsrelaterte kontoer og funksjoner øker derfor din mobile sårbarhet hvis du, for eksempel, får frastjålet mobiltelefonen din. Ikke bruk den mobile enheten som permanent lager for private data og bruk så få personlige kontoer som mulig. Ta sikkerhetskopi av dine personlige data fra dine mobile enheter, slik at du ikke mister noe ved et eventuelt tap. Vurder om du skal bruke separate enheter for jobb og privat. Nettverk og overføring av data Bruk mobildata over ukjent wifi Wifi/trådløse nettverk er ikke alltid sikre. Hvem som helst kan sette opp et trådløst nettverk med samme SSID som allerede finnes i en bedrift eller en kafe. Den som administrere det nettverket kan velge å lagre og/eller analysere all trafikk fra din mobile enhet. Det anbefales derfor å bruke wifi du stoler på og bruke mobildata utenom dette. Må du bruke et ukjent trådløst nettverk så pass på å aktivere VPN. Du kan lese mer om det lenger nede i artikkelen. Benytt VPN for all nettverkstrafikk/gjestenett Bruk VPN for å opprette en sikker og kryptert nettverksforbindelse mellom mobil enhet og NTNUs IKT-infrastruktur for å sikre kommunikasjonen mellom dem. Dette gjør at du kan arbeide sikkert fra lokasjoner utenfor NTNU og er et krav for å kunne nå flere av tjenestene som tilbys. Det er viktig å huske på at VPN kun har innvirkning på nettverksforbindelsen og ikke på den mobile enheten og hvordan data lagres her, eller innsyn/avlytting rundt den mobile enheten. Les mer - Installer VPN Vær forsiktig med bruk av Bluetooth og slå av når du ikke bruker det Blåtann, eller «Bluetooth», hjelper deg med å enkelt koble opp en forbindelse mellom PC, nettbrett, telefon eller andre typer enheter som hodetelefoner. En blåtann-forbindelse kan overføre data fra din mobile enhet og andre enheter. Skru av blåtann når du ikke bruker det for å forhindre mulig lekkasje av informasjon. Vær også kritisk til hvilke enheter du kobler deg til. Aktiver blåtann bare når du trenger det og skru det av etter bruk. Unngå å koble deg til enheter du ikke sier selv, som for eksempel leiebiler. Det kan være vanskelig å slette opplysningene du har overført fra bilens datamaskin. Motvirk avlytting ved å deaktivere delingstjenester etter bruk Å dele data direkte mellom mobile enheter er ofte bedre enn andre delingstjenester som går via en skyløsning eller via internett fordi muligheten for å avlytte kommunikasjonen reduseres. Deaktiver delingstjenester umiddelbart etter bruk. Dette gjelder også Bluetooth/blåtann. Tillat bare å dele med enheter som er i din kontaktliste via innstillingene på enheten din. Bruk en løsning som er kryptert og verifiserer at du kobler deg opp mot riktig enhet. Sletting og lagring Aktiver automatisk sikkerhetskopiering og mulighet for ekstern lagring Å lagre data fra mobile enheter i skyen kan være en praktisk og fleksibel måte å få tilgang til dine data, og kan være en god måte å sikkerhetskopiere på. Når du lagrer data andre steder enn på din mobile enhet, øker du imidlertid risikoen for at andre kan få tilgang til dataene. Aktiver automatisk sikkerhetskopiering på din mobile enhet, så slipper du å huske på dette. NTNU har sin skyløsning i OneDrive. Les mer om OneDrive Aktiver mulighet for fjernsletting og slett dataene hvis du mister din mobile enhet Fjernsletting er en funksjon som tømmer en mobil enhet for alt innhold, og tilrådes på det sterkeste dersom du mister eller blir frastjålet din mobile enhet. NTNUs e-post og kalenderløsning, Exchange, har funksjonalitet som støtter fjernsletting. De fleste smarttelefoner har også egne apper for fjernlåsing og sletting. Enkelte av disse kan i tillegg gi opplysninger om enhetens geografiske plassering og mulighet til å sende melding som vil vises på skjermen selv om enheten er låst. Dette kan være viktige opplysninger for å kunne finne en mistet eller stjålet enhet. Mister du din mobile enhet risikerer du at dataene havner i gale hender. Du bør derfor være i stand til å fjernslette innholdet på enheten hvis du mister den. Leverandøren av din mobile enhet tilbyr tjeneste for fjernsletting. Du kan også innstille enheten slik at innholdet slettes etter et gitt antall mislykkede forsøk på å taste inn PIN-koden. Ta backup og slett data dersom telefon skal på reparasjon. Det er mulig å ta backup av innholdet når du synkroniserer en mobil enhet mot en datamaskin eller via leverandørens tjenester. Dette gjør at du lett kan gjenopprette innholdet dersom det blir fjernslettet eller slettet etter for mange påloggingsforsøk med feil passord. Ved bytte eller oppgradering av telefon fra samme produsent kan du bruke sikkerhetskopi av innholdet fra den gamle telefonen. Du må likevel sjekke om dette er mulig når du skaffer deg en ny telefon. Applikasjoner Tenk over hvilke apper du installerer Ikke installer apper du ikke har behov for. De fleste apper tar med seg mengder av informasjon fra din mobile enhet. Dette lagres hos leverandør og i mange tilfeller så deler de eller selger dette videre. Gi appene dine minimal tilgang til mikrofon, kamera og lokasjoner Et nettbrett, en PC, eller en telefon kan registrere hvor du befinner deg. Det kan avsløre stedene du besøker, hvor du jobber og hvor du bor, selv om du ikke bruker en navigasjons-app. Du bør være forsiktig med å gi apper tilgang til enhetens kamera, mikrofon og lokasjonsdata (GPS). Uønsket tilgang til disse funksjonene kan resultere i store konsekvenser for sikkerheten til brukerens personvern og til enhetens omgivelser, for eksempel ved skjult opptak. Kontroller derfor regelmessig hvilke tilganger du gir til appene installert på dine mobile enheter (for eksempel mikrofon, kamera og lokasjonsdata). Mange apper ber om mer tilgang enn nødvendig. Kontroller derfor hva hver enkelt app trenger for å fungere, og hvilke tilganger du kan deaktivere. Unngå at andre kan lese varslinger fra låst skjerm Beskjeder i varslinger kan vises på skjermen, selv om den er låst. Skru av varslinger til låst skjerm på den appene som har sensitive opplysninger. Du kan også bruke beskyttelsesfilm for å begrense tilgangen til å se skjermen fra skrå vinkler, eller bruke et etui med klaff som dekker skjermen. Kontakt og hjelp Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer. Har du tips til hvordan denne guiden kan forbedres? Send epost til orakel@ntnu.no
Sikker sending og mottak av filer og dokumenter
Mappe:
Norsk
Siden gir veiledning i hvordan du sikkert kan sende og motta filer over internett. Temaside om Informasjonssikkerhet | Sider merket med informasjonssikkerhet English version - Secure transfer of files and documents Innholdsfortegnelse [-] Utveksling av passord (krypteringsnøkkel) Sikt FileSender Hvordan sende filer med FileSender Hvordan motta filer fra eksterne med FileSender Kontakt En forutsetning for å kunne velge riktig tjeneste er å forstå Informasjonsklassifisering. I tabellen under er en veiledning for bruk av de forskjellige tjenestene. En generell regel er at strengt fortrolig informasjon ikke skal flyttes over internett selv med ekstra sikkerhetsmekanismer. For deling av slik informasjon anbefales godt tilgangskontrollerte løsninger som TSD eller NICE. Fortrolig informasjon kan deles med forbehold, og du må først gjøre deg kjent med risikoene og lokal praksis ved egen enhet. Tjeneste/KlassifiseringÅpenInternFortroligStrengt fortroligSikt FilesenderXXX (2).E-post med AIPXXX (2).Deling via O365 Teams, OneDrive og SharepointXXX (2).2. Forutsetter kryptering av innhold Hvis du skal motta informasjon fra eksterne (utenfor NTNU) som bør sikres (f.eks. personinformasjon), kan sikkerhetsmekanismene i Microsoft-produkter brukes, ettersom mange institusjoner benytter O365-produkter. Anbefalte metoder er AIP , Passord i dokumenter eller kryptering ved bruk av 7-zip. Du kan eventuelt bruke Uninett FileSender med 7-zip som beskrevet nedenfor. Utveksling av passord (krypteringsnøkkel) Mottager må kjenne til passordet du benyttet ved kryptering av informasjonen. Passordet må følge de generelle kravene til passord ved NTNU. Passordet må ikke sendes via samme kanal som informasjonen du deler. Dersom du sender informasjon i e-post, så kan du f.eks. sende passordet via SMS eller via sikre tjenester som Signal. Om du sender passordet i samme kanal som selve, blir det svært enkelt å dekryptere data for de som måtte ønske det. Sikt FileSender FileSender er en tjeneste som tilbys av Uninett til universiteter og høgskoler i Norge for deling av filer internt og eksternt. Filesender er spesielt nyttig når det skal deles store filer. FileSender krever Feide-pålogging og du bruker ditt NTNU-brukenavn og passord til å logge inn. Mottakeren trenger ikke å logge inn for å tilgang til filen. Du har også mulighet til å motta filer fra eksterne via voucher-funksjonen i FileSender. https://filesender.sikt.no Hvordan sende filer med FileSender Logg inn i tjenesten ved å trykke på Feide-knappen. Når du kommer inn i tjenesten kommer du til et vindu som ser slik ut: Filen(e) som skal deles legges inn enten via drag & drop funksjonen eller via "Select files"-knappen. Hvis det er ekstra høye krav til sikkerhet anbefaler vi å gi nøytrale navn på filene som skal deles, ettersom FileSender vil avsløre navn på fil og filtype til mottaker. Deretter fylles du inn epost tol mottaker, tittel på melding og meldingstekst. De to sistnevnte er frivillige. Hvis du skal overføre fortrolige data må filene krypteres først ved bruk av 7-ZIP. Passordet brukt til å kryptere sendes separat i en annen kanal, for eksempel SMS. "File Encryption (beta)" skal ikke brukes da den ikke er sikker nok. Vi anbefaler i tillegg å bruke parameteren "Expire" for å sette en utløpsdato på filen slik at fortrolig informasjon ikke blir liggende lengre enn nødvendig. Når alt er klart trykker du "Send"-knappen nede i midten av konsollen. Da får du opp et "kvitteringsvindu" hvor du kan følge med på om filen har blitt åpnet: Mottaker vil motta en e-post med en lenke til nedlastningssiden. Når en trykker på denne lenken får en opp følgende side (krever ikke innlogging): Etter at mottaker trykker på "Download" blir hen bedt om å oppgi passordet til filen. Ved å angi riktig passord blir filen åpnet. Hvordan motta filer fra eksterne med FileSender FileSender tilbyr også muligheten for å få tilsendt filer fra eksterne som ikke har FEIDE-konto. Denne funksjonen kan være nyttig når vi f.eks. trenger å få samlet inn personinformasjon for ulike formål (ansettelser, vitnemål, etc.). FileSender gir da mulighet til å sende en "voucher" til personen som skal sende filene. En velger da "Ask for files"-knappen som illustrert i bildet under. Merk at det må fortsatt utveksles en felles nøkkel via andre kanaler enn e-post. Fyll inn e-postadressen til mottakeren og tittel på e-postmelding og innhold. Velg de alternativene som er aktuelle for oversendingen i høyre kolonne. Mottaker vil motta en lenke på eposten sin med voucheren. Mottaker trykker på denne og kommer inn på side for opplasting av filen. Dersom det skal mottas fortrolige data må sender først kryptere filen(e) ved bruk av 7-ZIP, og passord må sendes separat i en annen kanal, f. eks. SMS. "File Encryption (beta)" skal ikke brukes da den ikke er sikker nok. Vi anbefaler i tillegg å bruke parameteren "Expire" for å sette en utløpsdato på filen slik at fortrolig informasjon ikke blir liggende lengre enn nødvendig. Når den eksterne brukeren har lastet opp filen sin og sendt den vil den dukke opp under "Guest transfers" nederst i dashboardet ditt i FileSender. Du trykker på + ved Transfer ID og får opp informasjonen som illustrert i bildet under. Når du trykker på nedlastningsknappen (markert rødt i bildet over) vil du bli spurt om passordet. Hvis du taster inn riktig passord skal filen åpne som vanlig. Kontakt Har du spørsmål, ta kontakt med Seksjon for digital sikkerhet på e-post: sikkerhet@ntnu.no
Søk forflytting av arbeidssted ved HF
Mappe:
Norsk
Ansatte ved Det humanistiske fakultet som skal utføre arbeid på et annet sted i mer enn tre dager, må søke om dette til sitt institutt. Innholdsfortegnelse [-] Registrering av reise og flytting av arbeidssted Slik registrerer du din reise: Skjema Råd og sjekkliste før utenlandsopphold Hvorfor søke forflytting? Spørsmål om reise, forflytning av arbeidssted, eller feltarbeid? Mer informasjon Ser du etter noe annet? Temaside om Forskningstermin | Sider merket med hf Registrering av reise og flytting av arbeidssted Slik registrerer du din reise: Åpne skjema i lenka nedenforFyll ut opplysninger om din reise, og trykk "Send".Melding om registrert reise vil automatisk gå til din instituttledelse, og du vil få en kvittering på epost med informasjon om hva som skjer videre.Hvis du skal reise utenlands anbefaler vi også å lese "Råd og sjekkliste før utenlandsopphold" lengre ned på siden. Skjema Søknad om flytting av arbeidssted (gjelder innenlandsreiser over tre dager, alle reiser med studenter, alle utenlandsreiser). Råd og sjekkliste før utenlandsopphold NTNU anbefaler at ansatte som reiser til utlandet i regi av NTNU, registrerer reisen og oppholdet sitt på UDs reiseregistrering. Dette vil gjøre det lettere for Utenrikstjenesten å få kontakt i tilfelle noe alvorlig skulle skje der du er. I en krisesituasjon vil utenrikstjenesten ha mulighet til å ta kontakt via e-post, SMS eller telefon.NTNU har samarbeidsavtale med Sjømannskirken som gir studenter og ansatte på reise i NTNU-regi bistand når krisen oppstår. Les mer om krise under utenlandsopphold her på Innsida.Vi anbefaler at du laster ned enten Sjømannskirkens nødnummer-app eller appen "Hjelp utland" fra Norsk luftambulanse (se appen for Android eller iPhone) før utreise. Begge appene gir deg oversikt over nødnumre i landet du befinner deg i, Norsk luftambulanse sin app gir deg i tillegg telefonnummeret til norsk ambassade/konsulat. Begge appene kan lastet ned til Iphone, Android eller Windows phone.Ved lengre utenlandsopphold, gjør deg kjent med dine rettigheter i Folketrygden (viktig informasjon fra NAV).I tillegg kan Euraxess Norway sin informasjon til utreisende forskere være nyttig.Sjekk at forsikringen du har dekker det faktiske oppholdet (perioden). Ansatte er selv pliktig å ha gyldig reiseforsikring som både gjelder selve reisen og oppholdet i utlandet.Sørg for at du har oppdatert informasjon om nærmeste pårørende i PAGA.Dersom du som reisende har ansvar for studenter under utenlandsoppholdet, skal også studentene være gjort kjent med det ovenstående. Studenter må melde inn pårørende på annen måte. De er ikke i PAGA. Hvorfor søke forflytting? Dersom det skulle oppstå uhell, skade, sykdom, uførhet eller lignende, må arbeidsgiver kunne dokumentere overfor Statens Pensjonskasse at du har oppholdt deg utenfor ditt ordinære arbeidssted i embeds medfør. Dette er viktig for at eventuell erstatning, dekning av utgifter, uførepensjon etc. i det hele tatt kan vurderes. Skjemaet dokumenterer dette og viser at instituttleder har godkjent endret arbeidssted og varighet. I tillegg dokumenterer det hvor du utfører arbeidet ditt og hva oppdraget består i. Spørsmål om reise, forflytning av arbeidssted, eller feltarbeid? Se sider på Innsida om: ReiseForskertermin i utlandetFeltarbeid for deltakerFeltarbeid for lederForflytning av arbeidsstedDu kan også kontakte Ina Therese Sørdahl om registrering av reiser/opphold. Mer informasjon Temasiden for NTNU: Forskningstermin
Bekreftelse eller endring før utreise på forskningstermin ved NV
Mappe:
Norsk
Før avreise (ca. 3 mnd ) ønsker NV-fakultetet en bekreftelse på at de planer (periode, oppholdssted, med/uten familie og periode i utlandet) er iht. de opplysninger som ble oppgitt i søknaden. Ser du etter noe annet? Temaside om Forskningstermin | Sider merket med nv Hvis det har oppstått forhold som gjør at du ønsker endringer, fyll ut samme skjema og fakultetet vil ta kontakt med deg. Fyll ut skjema for bekreftelse eller endring av forskningstermin. Skjemaet sendes til seksjonssjef for forsknings- og innovasjonsseksjonen på epost: Marianne Bjordal Havnes Mer informasjon Temasiden for NTNU: ForskningsterminRetningslinjer og skjemaReiseforskudd og oppgjørForflytting av arbeidssted
Viser 21 - 40.