Medvirkning ivaretas direkte av avdelingenes ledere og ansatte hvor medarbeiderne selv medvirker i utformingen av de beslutninger som berører arbeidssituasjonen. NTNUs tilpasningsavtale til hovedavtalen sier:
Utøvelse av medvirkning ved NTNU innebærer at medvirkning skal ivaretas gjennom en lederadferd som sikrer at ansatte tas med på råd i de løpende beslutninger som berører arbeidssituasjonen. Dette innebærer også at den enkelte medarbeider har et ansvar for å gi uttrykk for sine synspunkter, og skal også på eget initiativ ta opp forhold som det ønskes medvirkning i.

Her finner du tips og råd om hvordan du som er ansatt ved Det humanistiske fakultet kan holde deg informert og aktivt medvirke til å utvikle organisasjonen. Vi har også inkludert noen råd til deg som er leder eller tillitsvalgt.

NTNU: Medvirkning og medbestemmelse

De ulike medvirkningsorganene ved NTNU er råd og utvalg, allmøter, prosjektmøter/seminar, verneombud, ledelse og de ulike fagforeningene.

• Råd og utvalg ved Det humanistiske fakultet
• NTNUS styringsreglement
• Oversikt over fagforeninger
• Hovedverneombud
• Oversikt over verneombud på instituttene

Ledelse ved instituttene

Institutt for filosofi og religionsvitenskap

Institutt for historiske og klassiske studier

Institutt for moderne samfunnshistorie

Institutt for kunst- og medievitenskap

Institutt for musikk

Institutt for språk og litteratur

Institutt for tverrfaglige kulturstudier

Innspill til ledergruppen ved ditt institutt kan gis via kontorsjef eller instituttleder.

Hvordan kan du medvirke?

NTNUs kommunikasjonspolitikk har som mål å ha velinformerte medarbeidere og studenter som trives og som aktivt bidrar til å utvikle organisasjonen. Gjennom en kultur preget av åpenhet, dialog og medvirkning skal vi sikre intern kunnskapsdeling og deltakelse.

Her finner du noen tips om hvordan du som ansatt kan holde deg og andre orientert om det som skjer, påvirke din arbeidsplass og bidra til å bygge en god kultur i din enhet og på fakultetet:

• Orienter deg om hvem som er din nærmeste tillitsvalgte og hvem som representerer deg i ulike råd og utvalg.
• Publiser meldinger på Innsida til relevante målgrupper om saker du har ansvar for. Oppfordre til innspill og kommentarer til meldingen der det er aktuelt.
• Husk at ansvaret for informasjon og kommunikasjon følger saksansvaret både for ledere og medarbeidere.
• Sørg for at viktig informasjon er tilgjengelig på norsk og engelsk.
• En god rettesnor er å informere internt før man informerer eksternt.
• Hold ansattprofilen din oppdatert.
• Delta på allmøter og andre arenaer som nevnt over der du kan komme med innspill i beslutningsprosesser.
• Gjør deg kjent med organisasjonen, og orienter deg om den faglige aktiviteten ved NTNU.
• En oversikt over sentrale strategiske og politiske dokumenter ved HF finner du her.

Tips til tillitsvalgte

Vær en god kanal for medvirkning! Hvordan kan du få flere innspill og bidra til å fremme engasjement hos dem du representerer?

• Vær synlig og informer om hvilke saker du er involvert i og hvilke saker som tas opp i møter der du deltar.
• Vis tydelig hvor og hvordan ansatte kan komme med innspill.
• Informer dem du representerer før og etter møter. Hva skal diskuteres? Hvordan kan ansatte gi innspill? Hva skjedde i møtet?

Tips til ledere

Hvordan kan du som leder tilrettelegge for en kultur for medvirkning og god intern kommunikasjon?

Sørg for mest mulig åpne beslutningsprosesser, og at alle ansatte får lik tilgang på relevant informasjon.

• Ansatte forventer å finne viktig informasjon på Innsida.
• Informer i god tid om møter på Innsida med lenke til møteinnkalling. Oppgi gjerne kort hva som er på agendaen, målet med de ulike sakene, hva en ønsker innspill på og hvordan ansatte kan komme med innspill.
• Gi en kort oppsummering etter møter med referat og tydeliggjøring av beslutninger.
• Framsnakk viktige møter, for eksempel allmøter og instituttseminar, slik at ansatte blir motiverte til å delta.
• Opprett eller bruk etablerte møtepunkt som kanaler for viktig informasjon.
• Planlegg internkommunikasjon med vekt på medvirkning: Lag handlingsplan for kommunikasjon for større prosjekter - Hva skjer? Når og hvordan kan ansatte komme med innspill?
• Bruk ferdige presentasjoner om viktige tema.
• Gi en kort presentasjon av nye ansatte på Innsida.

Vær synlig og tilgjengelig.

• Vær et godt eksempel: Gjør det du oppfordrer dine ansatte å gjøre. Framsnakk og bruk Innsida aktivt, hold din egen ansattprofil oppdatert.
• Informer dine ansatte jevnlig: Korte nyheter på Innsida om hva som skjer, hva du er involvert i og opptatt av. Oppfordre ansatte til å bruke kommentarfeltet når du publiserer meldinger på Innsida. En kort og enkel video kan være virknngsfull.
• Kommuniser tydelig og enkelt: kall en spade for en spade.
• Arranger allmøter om viktige tema og saker der det er viktig med dialog og innspill fra ansatte.
• Ved større prosesser, endinger og annet: Sørg for medvirkning ved å arrangere workshoper og andre møteplasser en kan diskutere og komme med innspill.
• Skap og delta på uformelle arenaer og møteplasser – ta initiativ til små og store feiringer – både ved uformelle møter og ved meldinger på Innsida.
• Bruk eksterne kanaler, som media, bevisst. Sørg alltid for at ansatte er orientert i saker som berører dem før du kommuniserer eksternt.
• Hev din egen kompetanse på kommunikasjon. Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsmedarbeider for hjelp til Innsida, blogg, medietrening og annet.

Planlegg kommunikasjonen.

Vurder:

• Målgruppe: Hvem er de ulike interessentene? Ta utgangspunkt i mottakerens behov for informasjon. Informasjon bør være målrettet og relevant for mottakeren, ikke send alt til alle.
• Budskap: Hva skal kommunikseres til hvem? Budskap varierer gjerne i henhold til målgruppe.
• Kanaler: Skal du bruke skriftlige kanaler som innsida, e-post eller presentasjoner, eller muntlige kanaler som møter eller video? Vurder kanal etter budskap og målgruppe.

Hvordan gjøre allmøter til gode kanaler for medvirkning?

• Muntlig informasjon kan ha sterkere effekt enn skriftlig informasjon. Allmøter, og andre møter, kan være viktige arenaer for å informere og ha dialog med ansatte. Merk at viktig informasjon som gis i et møte også må være tilgjengelig på Innsida.
• Møtet bør holdes tidlig i beslutningsprosessen for å sikre medvirkning.
• Tidlig innkalling på Innsida med informasjon om agenda, formålet med møtet, hva ønskes det innspill på og gjerne hvordan innspillene brukes i den videre prosessen.
• Sørg for at det legges opp til dialog i møtet.
• I etterkant av møtet: Gi en oppsummering av den viktigste informasjonen fra møtet på Innsida, med presentasjoner og referat.
• Oppfordre gjerne folk til å komme med innspill som kommentarer på Innsida-meldinger eller på e-post.

Bidra til at ansatte får kjennskap til den faglige virksomheten.

• Etablere uformelle møteplasser der en presenterer det faglige innholdet, som foredrag og frokostmøter.
• Sørg for at satsinger og kjernevirksomheten blir synliggjort på Innsida, for eksempel via intervjuer med ansatte, videopresentasjoner av alle faggrupper. Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsmedarbeider for bistand.
• Få frem suksesshistorier og feire det som kan feires-bruk både Innsida og uformelle møteplasser.
• Oppfordre fagpersoner til å skrive blogg eller bruke media aktivt for å kommunisere.
• Oppfordre ansatte til å ta eierskap til Facebook-siden NTNU og til å følge med på andre kanaler. Vær selv gode ambassadører – lik og del oppdateringer fra ditt fagmiljø!
• Tips til tillitsvalgte #
• Vær en god kanal for medvirkning! Hvordan kan du få flere innspill og bidra til å fremme engasjement hos dem du representerer?
• Vær synlig og informer om hvilke saker du er involvert i og hvilke saker som tas opp i møter der du deltar.
• Vis tydelig hvor og hvordan ansatte kan komme med innspill.
• Informer dem du representerer før og etter møter. Hva skal diskuteres? Hvordan kan ansatte gi innspill? Hva skjedde i møtet?