Sykefraværsoppfølging for ledere

Wikier

For å forebygge langtidsfravær, er det viktig at arbeidsgiver følger opp den ansatte tett fra første fraværsdag. På denne siden ser du hvordan du gjør dette i praksis.

Se også: System for oppfølging av sykemeldte ansatte | Sykefravær for ansatte

Innholdsfortegnelse [-]

Arbeidsgiver har ifølge arbeidsmiljølovens kapittel 4-6 tilretteleggingsplikt.

Sykefravær er lederansvar

Som nærmeste leder med personalansvar, er det du som skal ha kontakt med ansatt i sykefravær. Ansvar for sykefravær kan ikke delegeres. Men du kan få støtte fra en HR-medarbeider.

Det er organisatorisk leder, det vil si nærmeste leder med personalansvar, som får varslene fra NAV om sykmelding, søknad om sykepenger, påminnelse om aktivitetsplan, dialogmøter etc.

Hvordan bruke NAV-portalen

Se hvordan du utfører oppgaver i System for oppfølging av sykemeldte ansatte

Forebygging av sykefravær

For å unngå sykmelding, kan leder følge opp ansatte som er i utfordrende faser i livet. For eksempel kan en ansatt komme senere på jobb i en periode, hvis hen opplever krevende levering i barnehage eller SFO. Se flere gode råd til arbeidsgiver om forebygging på nav.no: Vil redusere sykefravær og beholde ansatte i jobb.

Bekymret for en ansatt? Hvis du merker at en medarbeider har problemer, så kan du ta en samtale med vedkommende. Se idébanken for råd om hvordan du kan gjennomføre samtalen: Hvordan tar du en bekymringssamtale med en ansatt?

NTNU har også psykologtjeneste for ansatte.

Hva skal du gjøre når i sykefraværsforløpet?

Se tidslinje for sykefraværsoppfølgingen

Oppfølging ved 1-8 dager fravær

Beskjed om fravær

Den ansatte skal varsel deg så tidlig som mulig første fraværsdag, helst ved å ringe. Du kan på forhånd avtale rutinene for dette med ansatte i enheten din, slik at alle vet hva som forventes.

Eksempel på rutine: Den ansatte ringer din nærmeste leder med personalansvar senest kl. 09.00 første fraværsdag.

Leder sørger for tett og jevnlig dialog med den sykmeldte.

Første samtale

I den første samtalen skal leder og ansatt sammen finne svar på

hvor lenge fraværet antas å vare
om fraværet er relatert til arbeidsplassen
om det er mulig å gjøre noe til tross for sykdom (hvis ja, hvilke oppgaver?)
hvilke oppgaver andre må løse mens du er borte
når dere skal snakkes igjen

Informer den ansatte om at egenmelding registreres i Selvbetjeningsportalen.

Arbeidsgiver har ikke lov til å spørre om diagnose, men trenger å vite noe om funksjonsevne for å kunne tilrettelegge. Sykdom er en privatsak, men ikke sykefraværet.

Behandle egenmelding

For sykefravær 1-8 dager, registrerer den ansatte selv egenmelding i Selvbetjeningsportalen (fraværssøknad). Egenmeldingen går direkte til din innboks.

Se hvordan du behandler egenmeldingen (dfo.no)

Dokumentere dialog

Både ansatt og leder har ansvar for å holde kontakt gjennom sykefraværet.

Leder skal dokumentere kontakten på en sikker måte. Dokumentasjonen skal ikke inneholde helseopplysninger.

Oppfølging fra 9 dager fravær

Motta sykmelding via nav.no

Fra dag 9 kreves sykmelding fra lege. Du vil få e-post fra NAV når det ligger sykmelding som du skal kontrollere. I tillegg vil du få sms når sykmelding ligger klar til kontroll.

Det er den ansatte selv som bekrefter sykmeldingen i NAV systemet, og huker av for at sykmeldingen skal sendes til leder med personalansvar.

Se info om sykmeldinger fra utlandet.

Avtal møte med den ansatte

Når fraværet har vart i mer enn åtte dager, skal du kalle inn den ansatte til et møte. I møtet skal den ansatte opplyse om sin funksjonsevne. Dere vurderer sammen om tilrettelegging på jobben kan få hen i arbeidsaktivitet. Avtal hvordan dere skal holde jevn kontakt videre. Loggfør hva dere har avtalt.

Lag en oppfølgingsplan før fire ukers fravær

Før fraværet har passert fire uker, skal leder ta initiativ til at dere lager en oppfølgingsplan. Den ansatte har medvirkningsplikt til å bidra i arbeidet, og skal etter møtet ta med planen til legen. Legen gjør medisinske vurderinger av oppfølgingsplanen og fyller ut en forenklet funksjonsvurdering.

Møtemal

Se veiledning fra NAV om hvordan du kan gjennomføre samtale, og formell NTNU-mal for dokumentasjon av møtet:

Motta søknad om sykepenger

NTNU utbetaler lønn til ansatte i hele sykemeldingsperioden med varighet inntil 52 uker. Etter arbeidsgiverperioden, fra dag 17, får arbeidsgiver refusjon fra NAV fram til sykepengeperioden når maksdato ved 52 uker.

Det er den ansatte selv som sender inn søknad om sykepenger i NAV-portalen. For at enheten skal få denne refusjonen, er det nødvendig at den ansatte sender søknaden straks denne er klar til innsending. Leder mottar epost fra NAV med varsel om at det foreligger en oppgave om behandling av sykepenger. Epost nevner ikke hvem det gjelder, leder må logge seg inn på NAV sine sider for å se ytterligere informasjon. Dette må alltid følges opp og etterspørres av leder.

Refusjon av arbeidsgiverperioden

NAV kan gi refusjon for arbeidsgiverperioden de første 16 dagene ved kronisk eller langvarig sykdom og svangerskap.

Hold kontakten med den ansatte

Gjør avtale om videre oppfølging og dialog. Hvis dere trenger bistand, kan HR-medarbeidere og Bedriftshelsetjenesten hjelpe dere.

Oppfølging ved fravær over fire uker

Hold tett kontakt med den ansatte

Jo lengre fraværet varer, jo viktigere er det med dialog mellom ansatt og leder. Få eventuelt hjelp fra Bedriftshelsetjenesten og/eller HR-medarbeidere om det trengs.

Innen 7 uker: Inviter til dialogmøte 1

Hvis den ansatte fremdeles er 100 prosent sykmeldt, skal du innen 7 uker kalle inn den ansatte til dialogmøte 1. Her har den ansatte plikt til å delta. Her kan også sykmelder være med. Dere kan også ta med en HR-medarbeider.

Målet med møtet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre at sykefraværet blir unødvendig langt. Dere ser på muligheter og begrensninger, og oppdaterer oppfølgingsplanen.

Hvis den ansatte er delvis sykmeldt, vurderer dere om dialogmøte er hensiktsmessig.

Innen 8 uker: aktivitetsplikt

Når sykefraværet har vart i 8 uker, vurderer NAV om den ansatte oppfyller aktivitetsplikten for å beholde sykepenger. NAV kan gi unntak fra aktivitetsplikten, hvis det er tungtveiende medisinske grunner til 100 prosent sykmelding.  Det må i så fall dokumenteres av lege.

Dersom NAV vurderer at den ansatte kan være i aktivitet, skal dere samarbeide om en plan for å komme tilbake i jobb.

Innen 26 uker: NAV kaller inn til dialogmøte 2

Møtet er obligatorisk både for leder og ansatt. Les mer om dialogmøte 2 på nav.no.

I møtet skal dere sammen evaluere oppfølgingsplaner, tilrettelegging og tiltak. Vurder behovet for nye arbeidsrettede tiltak eller rehabilitering.

Ved behov kan du som leder og den ansatte selv be om at NAV innkaller til et dialogmøte 3.

Ved 40 uker: brev om maksdato

En arbeidstaker får sykepenger i maksimalt 52 uker. Datoen for siste dag med sykepenger kalles maksdato. Når det er 12 uker til maksdato, får den ansatte et brev fra Tjenestesenteret for lønn og HR ved NTNU med informasjon om hva hen må gjøre videre hvis fraværet vedvarer. Leder får kopi av brevet. Tjenestesenteret vil tilby veiledning om mulighetene videre.

Hvis det er sannsynlig at sykefraværet vil vare i mer enn ett år, må den ansatte sende søknad om ulønnet permisjon i Selvbetjeningsportalen. Denne kontrolleres først av Tjenestesenteret for lønn og HR før den kommer til din behandling.

Den ansatte må også i god tid før maksdato sende søknad til NAV og SPK om ytelser. Dette kan Tjenestesenteret veilede om.

Den ansatte kan begynne å jobbe igjen før sykmeldingsperioden er over. Hen trenger ikke friskmelding fra legen eller å gi beskjed til Nav på forhånd. Den ansatte avtaler oppstart med arbeidsgiveren din. Når den ansatte skal søke om sykepenger, opplyser hen om hvilken dag hen var tilbake i jobb. Les mer om muligheten til å friskmelde seg selv.

Ved 52 uker: lønn stoppes

Sykepengeperioden tar slutt (maksdato ved 52 uker) og den ansatte går over i ytelser fra NAV/SPK og arbeidstaker må søke om ulønnet permisjon fra NTNU. Du som leder mottar og behandler denne søknaden fra ansatt i Selvbetjeningsportalen. Den ansatte kan ha ulønnet permisjon fra NTNU i maksimalt ett år, etter oppnådd maksdato.

I en ulønnet permisjon har du som leder fremdeles arbeidsgiveransvar for den ansatte. Dere skal fortsette dialogen og vurdere tiltak som kan få hen tilbake i aktivitet. Hvis den ansatte fremdeles ikke er tilbake i jobb etter ett år med permisjon, må det gjøres en endelig vurdering av arbeidsforholdet videre. Dette innebærer en vurdering av om arbeidsforholdet må opphøre grunnet fortsatt sykdom eller om det er muligheter for å gjeninntre i hele eller deler av stillingen din videre/fremover. Det forutsetter at arbeidsgiver har fulgt stegene beskrevet på denne siden, og at dette er dokumentert.

Oppsigelse på grunn av sykdom kan vurderes når en ansatt ikke lenger er i stand til å gjenoppta arbeidet. I staten praktiseres det at slike vurderinger først gjøres etter to års helt eller delvis fravær. Dersom arbeidstaker da ikke kan dokumentere mulighet for tilbakekomst innen rimelig tid, kan oppsigelse være aktuelt.

Før oppsigelse, skal arbeidsgiver ha fulgt opp arbeidstaker jevnlig og forsøkt relevante tilretteleggingstiltak.

I denne vurderingen kan du få hjelp fra lokal HR ved din enhet.

Når den ansatte skal tilbake i jobb

Arbeidstakeren skal i utgangspunktet gjenoppta arbeidsoppgaver som før sykmeldingsperioden, med mindre annet er avtalt. Arbeidstaker har plikt til å medvirke i tilretteleggingsarbeidet for å unngå ny sykmelding, slik at arbeidsgiver og arbeidstaker sammen kan finne gode løsninger. Dette innebærer at arbeidstakeren må:

være tydelig på hva som fungerer og ikke fungerer på jobb
delta aktivt i diskusjonen om å finne gode løsninger
være villig til å prøve ut ulike tiltak

Det er flere måter å tilrettelegge og tilpasse arbeidsdagen for den ansatte, f.eks. arbeidsoppgaver, arbeidstid, sosiale tiltak, intern mobilitet og hjelpemidler. Hvis ansatte har behov for hjelpemidler, er det en forutsetning at den ansatte har en varig og nedsatt funksjonsevne - over 2 år.

Infoside om tilrettelegging nav.no