For å bidra til lik saksbehandlingspraksis ved NTNU sine enheter, er det utarbeidet veiledende retningslinjer for behandling av søknader knyttet til tilrettelegging av undervisning. Retningslinjene skal både ivareta studentens rettigheter og sikre en klar og effektiv arbeidsprosess for saksbehandler. Iverksetting av retningslinjene vil også medføre at NTNU kan dokumentere hva som er innvilget og avslått av tilretteleggingstiltak.

Studenter med funksjonsnedsettelse eller særskilt behov har i tråd med universitets- og høyskoleloven § 10-5 og likestillings- og diskrimineringsloven § 21, rett til egnet, individuell tilrettelegging av lærested, undervisning, praksis, læremidler og eksamen, for å sikre likeverdige opplærings- og utdanningsmuligheter.

Med undervisning menes her alt av faglig læringsopplegg ved et emne, som for eksempel forelesninger, seminarer, lab, undervisningsmateriell, arbeidskrav, øvinger, praksis og ekskursjoner, m.m. All tilrettelegging som påvirker det faglige opplegget ved et emne, bortsett fra eksamen, omfattes følgelig av disse retningslinjene. For søknad om tilrettelegging av eksamen benyttes et eget søknadsskjema, og disse søknadene behandles av NTNU Tilrettelegging ved Enhet for inkluderende læringsmiljø, delegert fra rektor.

Eksempler på tilretteleggingstiltak kan være mulighet for å ta studiet over lengre tid, utvidet frist på arbeidskrav, undervisningsmateriell utdelt på forhånd, alternativ til obligatoriske arbeidskrav (individuelt arbeid i stedet for gruppearbeid, muntlig presentasjon for mindre grupper/kun foreleser, muntlig presentasjoner i stedet for skriftlig), videoopptak av undervisning, tilrettelegging av ekskursjoner og praksis.

Vedtaksmyndighet

I henhold til NTNU sin studieforskrift § 3-8 er det fakultetet som avgjør søknader fra studenter om tilrettelegging av undervisning og praksis. Fakultetet kan delegere vedtaksmyndigheten videre til instituttet. Dersom studenten tar emner ved et annet fakultet eller institutt enn sitt eget, er det fakultetet som eier emne som har vedtaksmyndighet. Dette fakultet har da ansvar for å behandle søknaden, eller eventuelt delegere den videre.

Retningslinjene innebærer ikke en overføring av nye oppgaver fra NTNU Tilrettelegging til fakultetet. Kravet om vedtak i denne typen saker følger av forvaltningsloven, og retningslinjene er ment som et støtteverktøy i saksbehandlingen.

Saksbehandling av søknader om tilrettelegging av undervisning er en administrativ oppgave. Faglærere som kontaktes direkte av studenter med behov for tilrettelegging av undervisning, bør derfor i all hovedsak henvise studenten til søknadsskjemaet, eller dersom det er behov for veiledning, til studiekonsulent.

Tilrettelegging av undervisning kan innvilges til enkeltstudenter når alle følgende kriterier er oppfylt:

Omhandler søknaden videoopptak av undervisning, se også egne retningslinjer.

• Tilretteleggingsbehovet har sammenheng med funksjonsnedsettelse eller særskilt behov
• Tiltaket er egnet for at den enkelte student skal kunne gjennomføre studiet
• Behovet er dokumentert fra relevant sakkyndig, som for eksempel lege, psykolog eller logoped
• Tiltaket medfører ikke en uforholdsmessig byrde for NTNU, herunder at det er tilstrekkelig tid tilgjengelig til å iverksette tiltaket
• Det er i organiseringen av emnet ikke tatt tilstrekkelig høyde for at kandidater med ulike utfordringer skal kunne gjennomføre uten individuelle tilpasninger
• Tilretteleggingen medfører ikke en reduksjon av faglige krav

I tillegg til kriteriene gjennomføres en skjønnsmessig vurdering av hver enkelt søknad. NTNU Tilrettelegging kan ved behov bistå som drøftingspartner i vurderingen.

*Med «særskilte behov» menes fysiske, psykososiale eller læringsmessige utfordringer av midlertidig karakter, slik som for eksempel et benbrudd, behov for å amme eller omsorg for mindreårige barn. For at institusjonen skal ha et særlig ansvar for tilrettelegging, er det imidlertid lagt til grunn at den midlertidige utfordringen må være av en vesentlig karakter (Prop. 126 L (2022–2023), Merknader til lovforslaget §10-5, regjeringen.no)

*Uforholdsmessig byrde - i vurderingen av dette skal det legges vekt på:

• Tilretteleggingens/tiltakets effekt for å bygge ned barrierene
• Nødvendige kostnader ved tilretteleggingen
• Institusjonens ressurser

Siden statlige universiteter og høyskoler i hovedsak er finansiert over statsbudsjettet og private høyskoler baserer seg på en kombinasjon av offentlig støtte og privat betaling, skal det mye til for at institusjonene skal kunne avslå individuell tilrettelegging med henvisning til at tilretteleggingen vil medføre en uforholdsmessig byrde (Prop. 126 L (2022–2023), Merknader til lovforslaget §10-5, regjeringen.no)

Beskrivelse av saksgang

Veiledning og søknad

Det vil i mange tilfeller være behov for dialog med studenten i forkant av søknad, for å veilede rundt muligheter for tilrettelegging, dokumentasjonskrav og saksgang. For å forebyggende flere runder med søknadsbehandling, bør det dessuten avklares med studenten om tiltaket er formålstjenlig eller dersom det er uklart hva det søkes om. Det bør benyttes en pragmatisk tilnærming til om søknad er hensiktsmessig og nødvendig, og saksbehandlingen må ikke stå i veien for å få på plass tiltakene. Eksempler på tiltak som ikke krever søknad kan være tiltak som må på plass umiddelbart og der saksbehandlingen vil forhindre dette, eller der det er behov for gjentakende tiltak som kan omfattes av ett og samme vedtak. Ved avslag må det i alle tilfeller fattes vedtak, for å ivareta studentens klagerett.

Dersom studenten har behov for veiledning rundt tilrettelegging av emner ved andre fakultet/institutt, bør studenten henvises til riktig studiekonsulent.

Det er ingen søknadsfrist for tilrettelegging av undervisning, men studenten bør gjøres oppmerksom på at jo tidligere hen søker, jo større sannsynlighet er det for å få på plass tiltaket/tiltakene inneværende semester. I enkelte emner vil fagets egenart eller undervisningsopplegg fordre at en søknad om tilrettelegging kommer tidlig, og det kan settes en intern søknadsfrist. Denne må i så fall kommuniseres til studentene.

Studenter søker ved å fylle ut og sende inn et digitalt søknadsskjema via Nettskjema. Det kan søkes om tilrettelegging av flere emner i samme søknad.

Dokumentasjon på behovet fra relevant sakkyndig legges ved. Innsendingen via Nettskjema vil være sikker med hensyn til personsensitive opplysninger. Dersom studenten tidligere har sendt inn dokumentasjon på tilretteleggingsbehov, kan det vises til denne.

I Elements vil saken bli tildelt studentens eierfakultet, som må fordele saken videre til riktig(e) saksbehandler(e), enten på fakultet eller institutt. Dersom det i en søknad søkes om tilrettelegging av flere emner med tilhørighet hos ulike fakultet, må fakultetet som eier studieprogrammet legge til intern kopimottaker (og markere som medmottaker) på journalposten, slik at vedtaket kommer fra enheten som eier emnet. Studenten vil altså kunne motta flere vedtak på bakgrunn av samme søknad. Studenten vil etter søknad få opp en kvitteringsside der det opplyses at hen ved søknad om tilrettelegging i flere emner og der emnene eies av ulike fakultet/institutt, vil kunne motta flere vedtak der saksbehandlingstid vil kunne variere.

Saksbehandling og vedtak

Tilrettelegging av undervisning kan ofte kreve rask avklaring. I tråd med forvaltningsloven § 11 om saksbehandlingstid skal søknaden avgjøres uten ugrunnet opphold, og det skal gis foreløpig svar dersom søknaden ikke kan besvares innen en måned.

Saken behandles ved å besvare innkommet søknad i Elements. Mal for avslag og mal for innvilgelse ligger i Elements og kan benyttes. I tilfeller der studenten har søkt om tilrettelegging i flere emner, må det tydelig fremgå av journalposttittel og overskrift hvilke(t) emne(r) vedtaket omfatter. Det er i tråd med dette mulig å fatte vedtak for et helt studieprogram, skulle det være aktuelt.

Dersom studenten har sendt inn dokumentasjon tidligere, finnes denne i studentens “tilrettelegging av studie”-sak i Elements. Saksbehandler trenger tilgangskode STE for å få tilgang til dokumentasjonen. Nærmeste leder bestiller denne tilgangen via NTNU Hjelp.

Som en del av saksbehandlingen må det avklares med emneansvarlig om tiltaket det søkes om vil kunne medføre en reduksjon av faglige krav som stilles i emnet.

Dersom tilrettelegging innvilges, må saksbehandler ut fra tiltaket det søkes om, vurdere hensiktsmessig varighet og omfang, uavhengig om det er presisert i søknaden. Det må videre formuleres hvordan tiltaket skal iverksettes og hvem som har ansvar for hva. Som hovedregel vil saksbehandler være den som informerer emneansvarlig om innvilget tilrettelegging. Dersom studenten selv skal ha ansvar for oppfølging, for eksempel ved å kontakte studiekonsulent ved fremtidige behov for tilrettelegging emnet, bør det formuleres i vedtaket.

Dersom søknaden avslås eller kun delvis innvilges, må vedtaket begrunnes og det må redegjøres for hvilke(t) kriterium/kriterier i retningslinjene som ikke er oppfylt. Videre må informasjon om klageadgang fremgå av vedtaket. Klageadgangen innebærer at vedtaket innen tre uker kan påklages etter forvaltningsloven § 28 og § 29.

Vedtaket sendes studentens Digipost via ekspedering i Elements.

Klage

Studenten sender en eventuell klage til enheten som har truffet vedtaket. Hvis vedtaket opprettholdes, skal klagen oversendes til Nemnda for studentsaker for endelig avgjørelse. Dette skal skje uten ugrunnet opphold. Merk at dersom vedtaket ble fattet på instituttnivå, videresender instituttet den til fakultetet for fornyet vurdering, før eventuell oversending til nemnda. Se egen veileder om hvordan saker skal oversendes til Nemnda.