Se også Registrere sidegjøremål | Saksbehandling av sidegjøremål | Habilitet

Retningslinje for sidegjøremål og eierinteresser (pdf)

Formål og omfang

Formålet med retningslinjen er å klargjøre og regulere NTNU-ansattes muligheter for å inneha sidegjøremål og eierinteresser. Retningslinjen skal også tydeliggjøre hvilke sidegjøremål og eierinteresser som kun er meldepliktig, og hvilke som må godkjennes via egen avtale.

Formålet med å etablere en registreringsordning er å forebygge interessekonflikter, og gjennom åpenhet bidra til tillit til NTNU. Ved at det legges opp til åpenhet rundt sidegjøremål og eierinteresser, vil dette kunne bidra til å verne omdømme og tilliten til de ansattes integritet.

Definisjoner

Med sidegjøremål forstås arbeid og verv som utøves ved siden av hva som regnes som en arbeidstakers hovedstilling. Det er uten betydning om arbeidet/vervet er lønnet eller ikke. Også arbeid som utføres for et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte, anses som sidegjøremål.

Begrepet sidegjøremål brukes i det følgende som fellesbetegnelse for alle disse formene. Vitenskapelig ansattes adgang til å være ansatt i ekstraerverv (tidligere bistilling) på åremål ved andre institusjoner (universitets- og høyskoleloven § 7-7) omfattes også.

Med eierinteresser menes at den ansatte direkte eller indirekte eier virksomheter, andeler i virksomheter eller andre formuesgoder som gir den ansatte rett til fortjenesten innflytelse eller en andel av verdier. (Dette kan også være opsjoner og styreverv i virksomheter som samarbeider med NTNU, eller opererer i konkurranse eller i randsonen til NTNUs virksomhet.)

Rettslig grunnlag

Med hjemmel i statsansatteloven § 39 a - Registrering av statsansattes og embetsmenns verv og økonomiske interesser - har NTNU en registreringsordning for sidegjøremål/eierinteresser. Det finnes også regler om ekstraerverv (bierverv) i SPH pkt. 9.7 og Etiske retningslinjer for statstjenesten pkt. 4.2.

Hvem omfattes av reglementet

Reglementet gjelder for alle ansatte ved NTNU.

Meldepliktens omfang

Ansatte oppfordres til å påta seg sidegjøremål som kan gi erfaring og kompetanse for stillingen ved NTNU. Samtidig skal det være en åpenhet om sidegjøremål og eierinteresser, slik at man kan forebygge mulige interessekonflikter og bidrar til å styrke tilliten til ansatte og til NTNU som virksomhet.

Som utgangspunkt har ansatte i staten rett til å ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat ervervsvirksomhet i sin fritid. Denne retten er imidlertid ikke ubegrenset.

En arbeidstaker kan ikke ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat ervervsvirksomhet i sin fritid som:

1. er forbudt for arbeidstakeren i lov eller forskrift,
2. er forbudt etter reglement, tariffavtale eller annen avtale,
3. hemmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse,
4. innebærer at arbeidstakeren driver med eller medvirker til illojal konkurranse med den statlige virksomheten hvor han/hun er ansatt,
5. gjør at arbeidstakeren kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle,
6. innebærer at arbeidstakeren lett kan komme i lojalitetskonflikt overfor virksomheten hvor vedkommende er ansatt,
7. innebærer at arbeidstakeren benytter virksomhetsinformasjon på en illojal måte,
8. skader arbeidstakerens stilling eller virksomhetens anseelse.

Hvilke sidegjøremål/eierinteresser skal meldes/registreres

Hovedregelen er at alle sidegjøremål/eierinteresser skal meldes/registreres, med noen få unntak.

Sidegjøremål/eierinteresser som kan utføres uten at de meldes/registreres

Noen sidegjøremål/eierinteresser vil det være naturlig at ansatte utfører som følge av deres stilling. Slike sidegjøremål/eierinteresser er det ikke nødvendig å registrere, og gjelder blant annet følgende sidegjøremål/eierinteresser:

• Referee for fagtidsskrift
• Enkeltstående faglige foredrag (forskningsformidling)
• Opplysningsvirksomhet som fagekspert i media
• Verv som kan medføre at det avdekkes opplysninger om den ansattes etniske opprinnelse, seksuelle legning, politiske oppfatning, religion, overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, jf. personvernforordningen art. 9 nr. 1
• Eierskap i aksjefond
• Verv i ideelle organisasjoner (idrettslag, borettslag, politiske parti, foreninger osv.) som ikke har relasjon til egen enhet ved NTNU, og som ikke vil medføre en interessekonflikt knyttet til egen stilling
• Verv i fagforeninger tilknyttet NTNU, verv som verneombud og verv i NTNUs interne styrer.

Noen sidegjøremål forventes det at ansatte innehar, nærliggende eksempler innenfor denne kategorien er:

• Ekstern sensorvirksomhet (Uhl. § 11-7 annet ledd, hvor det fremgår at «Det skal være minst to sensorer, hvorav minst én ekstern»).
• Deltakelse i bedømmelseskomiteer

Selv om sidegjøremål/eierinteresser faller utenfor meldeplikten, kan de fremdeles meldes inn dersom arbeidstaker selv ønsker dette.

Sidegjøremål som krever registrering og godkjenning fra arbeidsgiver (kreves egen avtale, se pkt. 7)

Noen sidegjøremål krever godkjenning utover det som er meldepliktig:
Eksempler

• Bistillinger ved andre institusjoner i UH-sektoren, instituttsektoren og helseforetak
• Konsulent – og rådgivningsvirksomhet innenfor de samme fagområder som den ansatte har ved NTNU
• Formidlings- og kommersialiseringsarbeid i egen eller andres regi
• Verv som styreleder

Sidegjøremål som er meldepliktig, må også vurderes i lys av følgende forhold noe som også vil kreve godkjenning:

• Sidegjøremål som innebærer bruk av NTNUs ressurser utover det bagatellmessige
• Sidegjøremål som utføres i arbeidstiden
• Sidegjøremål som er av langvarig eller omfattende karakter
• Sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes habilitet
• Sidegjøremål som vil kunne medføre sammenblanding av ansattes-/oppdragstakers og NTNUs interesser og ressurser

Sidegjøremål som krever egen avtale

For enkelte sidegjøremål kreves det en egen avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, jf. punkt 6.2. Slike sidegjøremål som krever tilleggsavtale kan ikke godkjennes i Selvbetjeningsportalen før signert avtale foreligger i NTNUs systemer for personalmappe.

Registrering av sidegjøremål/eierinteresse – når, hvor og innhold

Som hovedregel skal nyansatte innen en måned etter ansettelse melde inn eventuelle sidegjøremål og eierinteresser. Andre ansatte plikter løpende å gjøre vurderinger av eksisterende og nye sidegjøremål og eierinteresser og ha dialog med leder når det er nødvendig.

Registrering av sidegjøremål/eierinteresser skjer i Selvbetjeningsportalen (DFØ). Det er nærmeste leder som godkjenner registreringen. Det er også nærmeste leder som har oppfølgingsansvar for å ivareta retningslinjene. Søknader skal behandles innen rimelig tid.

Den ansatte har en generell plikt til å informere arbeidsgiver ved å melde sidegjøremål og eierinteresser dersom det som følge av dette kan reises tvil om ansattes habilitet i utøvelsen av stillingen ved NTNU.

Arbeidsgiver kan pålegge en ansatt å gi opplysninger om sidegjøremål i tilfeller hvor det er spørsmål om et sidegjøremål, eller at det samlede omfanget av sidegjøremål kan komme i strid med den ansattes plikter overfor NTNU.

Melding om sidegjøremål skal inneholde følgende opplysninger

• Registreringsdato
• Den ansattes navn, tittel og ansettelsessted/instituttilknytning.
• Navn og organisasjonsnummer på den organisasjon/ virksomhet sidegjøremålet er knyttet til.
• Organisasjonstype: statlig/kommunal arbeidsgiver (ikke utdanningsinstitusjon), offentlig/privat utdanningsinstitusjon, stiftelse, annet
• Start- og sluttdato for sidegjøremålet
• Omfanget av sidegjøremålet (stillingsstørrelse, prosent av en full stilling)
• Sidegjøremålets art, eksempelvis undervisning, styreverv, konsulentoppdrag, dommerverv mv.

Melding om eierinteresser skal inneholde følgende opplysninger

• Registreringsdato
• Navn og organisasjonsnummer på det enkeltmannsforetak/det selskap den ansatte har eierandeler i
• Eierskapsform: enkeltpersonforetak, andeler i selskap/annet
• Størrelsen på eierandelen hvis det ikke dreier seg om et enkeltpersonforetak
• Når eierandelen ble etablert
• Hvilken virksomhet enkeltpersonforetaket/selskapet driver

Dersom sidegjøremål/eierinteresser forutsetter godkjenning, skal den ansatte også gi slike øvrige opplysninger som den ansatte forstår er av betydning for vurderingen.

De opplysningene som fremgår av meldingen vil bli publisert i sidegjøremålsregisteret, jf. dette reglementets pkt. 12. Allmennheten vil dermed få innsyn i opplysningene. Dersom den ansatte mener det er grunnlag for å unnta opplysningene, eller enkelte av dem, fra slik publisering, skal dette angis i meldingen. Standpunktet bør begrunnes.

Saksbehandling ved klage

Dersom en søknad for sidegjøremål/eierinteresse ikke godkjennes, må avgjørelsen være saklig og skriftlig begrunnet. I slike tilfeller kan sidegjøremål ikke påbegynnes eller må eventuelt opphøre.

En eventuell klage fra den ansatte skal først sendes til den driftsenhet som ga avslaget. Enheten skal foreta de undersøkelser som klager fremsetter som begrunnelse for klagen og skal med bakgrunn i dette foreta en fornyet stilling til saken. Enheten kan oppheve eller endre avslaget dersom den finner klagen berettiget.
Dersom enheten ikke finner grunnlag for å endre beslutningen eller gi klager medhold, skal saken sendes til behandling i sidegjøremålsnemnda.

Nemnda skal bestå av tre medlemmer som oppnevnes av styret etter innstiling fra Rektor. Nemnda skal bestå av et medlem fra arbeidsgiver et medlem foreslått av SESAM for arbeidstaker side og en ekstern jurist.

Tilbaketrekking av samtykke

NTNU forbeholder seg retten til å trekke tilbake godkjenning av sidegjøremål dersom det oppstår forhold som strider mot retningslinjene. Tilbaketrekking kan også skje dersom sidegjøremålet viser seg å være mer belastende for den ansattes hovedstilling enn først antatt, eller om det oppstår risiko for inhabilitet, interessekonflikter eller skade på NTNUs omdømme.

Retting og sletting av registrerte opplysninger

Opplysningene lagres frem til at det ikke lengre er en risiko for interessekonflikter, og behovet for dokumentasjonen er opphørt. Sletting skal i utgangspunktet skje når vervet eller den økonomiske interessen er opphørt, eller den ansatte ikke lengre har oppgaver eller ansvar som gjør at det er en reell fare for interessekonflikter.

Sletting skal også skje når den ansatte slutter i NTNU.

Det kan være nødvendig å ha de registrerte opplysningene tilgjengelig i en viss tid etter at vervet er avsluttet/ansatte har avsluttet sitt arbeidsforhold. Begrunnelsen for dette vil være at noen prosesser eller saker ansatt har hatt ansvar for ikke ennå er avsluttet.

Selv om opplysninger er slettet fra NTNU sitt register for sidegjøremål/eierinteresser, kan de lagres til arkivformål, jf. Personvernforordningen art. 5 nr, 1 e.

Den ansatte har rett til innsyn i de registrerte opplysningene. Den ansatte har også rett til å be om retting eller sletting av opplysninger.

Offentliggjøring - publisering

Når det gjelder regelverket knyttet til personvern, herunder sletting, behandling av opplysningene, er det klare utgangspunktet er at de registrerte opplysningene er tilgjengelige for utenforstående etter reglene om innsyn i offentlighetsloven og at adgangen til å gjøre unntak fra offentlighet burde praktiseres restriktivt.

Ansatte kan ved registrering av sidegjøremålet/eierinteressen i Selvbetjeningsportalen krysse av for at de ikke ønsker at sidegjøremålet/eierinteressen offentliggjøres. Dette er en snever unntaksregel, og skal i all hovedsak kun benyttes når det gjelder informasjon som knyttes til personlige forhold eller eventuelle forretningshemmeligheter (fvl. § 13). Ledere bes ta kontakt med HR-seksjonen NTNU for bistand i vurderingen.

NTNU kan velge å offentliggjøre register over ansattes sidegjøremål/eierinteresser som det ikke er grunnlag for å unnta fra offentliggjøring. Beslutning om å publisere opplysninger om sidemål/eierinteresser kan ikke påklages av den ansatte.

Selv om NTNU velger å ikke offentliggjøre sidegjøremålet/eierinteressen, vil NTNU ved innsynsbegjæringer kunne være pliktige til å gi innsyn i registrert informasjon. Hvilken informasjon som vil bli utlevert vil bli vurdert i henhold til offentleglova og forvaltningsloven

Brudd på reglementet

Ved brudd på dette reglementet gjelder statsansattelovens bestemmelser, brudd vil kunne føre til arbeidsrettslige sanksjoner.