• Ta tidlig kontakt med ph.d.-koordinator og hovedveileder for mer informasjon om onboarding, og gjør deg kjent med Ny ved NTNU.
• Tilgang for eksternt tilsatte ph.d.-kandidater

• Instituttet er ansvarlig for å gi deg en god:
  Administrativ onboarding

  Normalt omfatter dette en velkomstepost med oppstartstidspunkt og oppstartssamtale, ev. tilrettelegging. Informasjon om NTNU Internatioinal researchers Services (NIRS). Bestilling av utstyr og PC, inkludering i teams og epostgrupper, og ev. fadder- og mentorordning. Videre aktiver brukerkonto, adgangskort/nøkler og kontorplass, og HMS og informasjon mhp. bruk av lab'er og ev. opplæringsplan og taushetserklæring. Følges normalt opp med oppfølgingssamtaler.

  Faglig onboarding

  Forventingsavklaringssamtale, opptakssøknad og prosjektbeskrivelse, ph.d.-avtale og karrierefremmende arbeid. Videre faglig integrering i forskningsgruppe(r), innsikt i internasjonalt ansvarlig samarbeid, og innsikt i prosessen rundt Publisering, publiseringskanaler og fagfellevurdering.

• Kom raskt i gang: 
  • 📝 Meld deg på fakultetets obligatoriske introduksjonsseminar, arrangeres hvert semester.
  • Gjør deg kjent med Håndbok for doktorgradsutdanningen - Kunnskapsbasen - NTNU
  • Ta Online introduksjonskurs i forskningsetikk. 
    (De som ikke har fått tilgang til NTNUs systemer kan benytte privat epost og få tilsendt bekreftelseskode).
• Avtal og gjennomfør tidlig en forventningsavklaringssamtale med hovedveilder, se eksempler: 
  • 📝 Discussion material for new PhD candidates and main supervisor
  • 📝 Expectation clarification form
• Ferdigstill søknader, avtaler og forskningsplan:
  • 📝 Søknad om opptak (pdf - digital versjon) ferdigstilles i samarbeid med hovedveileder ved oppstart.
  • 📝 Emnebeskrivelse for tilpasset pensum for ph.d.-emner.
  • 📝 Avtale ved opptak til ph.d. leveres normalt sammen med søknad om opptak til ph.d.-program.
  • Forskningsplan (mal) utarbeideides i samarbeid med hovedveilder og innleveres sammen med søknad om opptak til ph.d.-programmet.
  Krav til opplæringsdelen og overførbare kunnskaper relevant for MNT

  • Opplæringsdel: minimum 30 studiepoeng, hvorav minimum 20 studiepoeng på ph.d. nivå. Minst ett emne (7,5 studiepoeng) skal være fra studieprogramets emneportefølje, og minimum 5 studiepoeng skal være innen overførbare kunnskaper og inkludere forskningsetikk.
  • Alle masteremner som inngår i opplæringsdelen skal være bestått med B eller bedre. 
  • For å få et emne (eksternt/summerschool/winterschool) godkjent, skal det foreligge en fullstendig emnebeskrivelse. Nivå og omfang skal også være dokumentert. Eksternt emne skal være vurdert og godkjent av hovedveileder og programrådsleder. Kandidatens læringsutbytte skal være evaluert og dokumentert (karakterutskrift). Dersom et emne kun bekrefter deltakelsen, må det arrangeres eksamen ved instituttet ved retur til NTNU for å få dette godkjent. Vurderingen skal gis i form av en sensurprotokoll.
  • Emner ved NTNU (Anbefalte emner innen overførbare kunnskaper relevant for MNT disiplinene).

• Planlegg:
  • Avtall veiledningstimer - form og hyppighet - med veileder, kom forberedt.
  • Avhandlingsformer: artikkelbasert og monografi
  • Driftsmidler - avklar med ditt institutt
  • Utenlandsopphold - avklar finansieringsmuligheter, f.eks. prosjektmidler, Erasmus+ mobilitet, eller NFR - [gjesteforskeropphold (korte: 2 uker til 3 mnd, eller lengre: 3-12 mnd), opphold hos ekstern veileder, feltarbeid, kurs- eller seminardeltakelse, konferansedeltakelse]
     
• Gjør deg kjent med:
  • Science Conversations
  • Karrierefremmende arbeid
  • Karriereutvikling og karriereplan for ph.d.-kandidater
  • NTNU Karrieredag og Karriereveiledning (Vitae)  
     
• Endringer underveis:
  • Endringer i opplæringsplan (📝 doc | 📝 pdf) skal godkjennes av hovedveilder, programrådsleder og fakultetet.

  • Endringer i veilederteam, anmodning stilles til instituttet. Fakultetet fatter vedtak.

• Permisjoner

  • Eksternfinansierte kandidater skal fortløpende melde inn permisjoner til fakultetets ph.d.-koordinator 

  • Permisjoner fra ph.d.-programmet skal godkjennes av hovedveileder, programrådsleder og ev. prosjektleder. Det anbefales normalt å ikke ta ut permisjon for mer enn 6 måneder.
  • 📝 Søknad om gjenoppstartsstipend, gjennoppstartsstipend gis i inntil en måned til stipendiater og postdoktorer som har hatt foreldrepermisjon eller lengre sykdom (100%) sammenhengende i 6 måneder.
     
• Rapportering
  • Årlig rapportering / framdriftsrapportering gjennomføres digitalt av fakultetet.
  • Midtveisevaluering gjennomføres av instituttet, ca 18-24 måneder ut i studiet.
     
• Innhent fortløpende og ha fokus på:
  • Litteratur, referanser, publisering (PhD on Track)
  • Forskningsetiske retingslinjer (NESH)
  • Hvordan behandle personopplysninger i forskningsprosjekt
  • Medforfattererklæring: Medforfatter - Kunnskapsbasen - NTNU
  • Publisering
  • Formidling
  • Kappeskriving, hvordan å sammenføye artikler til en artikkelbasert avhandling.
     
• Ved utløp av finansieringen (terminering): 
  • 📝 Søk om forlengelse av studieretten, innvilget søknad gir tidbegrenset rett til videre veiledning og infrastruktur ved NTNU. Terminering iverksettes om det ikke foreligger innvilget søknad om forlenget studierett.
  • Meld fra til ph.d.-koordinatorer ved instituttet og fakultetet dersom du ønsker å terminere studieretten i eller etter finansieringsperioden. 

• Varsle instituttet om nært forestående innlevering!
• Innlevering av digital avhandling (PDF) og søknad om bedømmelse bør skje senest 3 måneder før ønsket disputas.
• Dersom artikkelen er publisert Open Access kan du bruke publisert versjon som du henter fra tidsskriftets nettside, hvis artikkelen ikke er Open Access, så anbefaler vi å bruke AAM (Author's Accepted Manuscript, mao. siste aksepterte versjon) da denne dekkes av Right Retention Strategy.
• Unngå forkortelser i tittel på avhandlingen om den ikke er allmenn kjent.
• Alle avhandlinger skal inneholde et sammendrag på både norsk og engelsk.
• Sjekk fullført opplæringsdel i studweb denne skal være i tråd med ph.d.-forskriften og fakultetets bestemmelser,
  • Fullstendig dokumentasjon for alle emner som inngår i opplæringsdelen skal være innsendt til fakultetet.
  • Masteremner som inngår i opplæringsdelen til ph.d. skal være bestått med B eller bedre.
  • Eventuelt andre nødvendige tillatelser.
• Søknad om bedømmelse (📝 pdf |📝 doc)
  • 📝 Medforfattererklæring, samles inn fortløpende og vedlegges søknad.
    • Innhent medforfattererklæringer også ved avhandling i form av monografi. 
  • Uttalelse fra hovedveileder vedlegges eller innhentes av instituttet.
  • Instituttet sender søknader om bedømmelse med innstilling til fakultetet.
• Etter innlevering - doktorgrad - Kunnskapsbasen - NTNU
  • Bedømmelseskomiteens arbeid, vurdering av avhandling, hvordan å ta ut ISBN nummer og trykking av avhandling, kort om prøveforelesning og disputas, elektronisk publisering, doktorgradspromosjon.
    • Har du innsigelser til bedømmelseskomite skal disse gis innen en uke fra denne er gjort kjent.
    • Når avhandlingen er godkjent skal du levere sammendrag av avhandlingen på norsk og engelsk til fakultetet.
  • Errataliste - retting av formelle feil

    • Et innlevert eller presentert doktorgradsarbeid kan ikke endres eller trekkes tilbake før det er endelig avgjort om det er verdig til å forsvares for doktorgraden. Errataliste er en oversikt med de konkrete rettelser av feil som du ønsker å gjøre etter at avhandlingen ble godkjent for forsvar. Listen skal ikke være lang, da det forventes at avhandlingen er godt gjennomarbeidet før du leverer den til bedømmelse.
      • Disse endringene kan eksempelsvis være: retting av skrivefeil og rene språkfeil, manglende tegnsetting, korrigering av referanser, sidelayout, tekstformat o.l.
      • Retting av feil betyr at du gjør teksten meningsbærende eller språklig korrekt - du kan ikke presisere eller endre meningsinnholdet i teksten.
      • Du har ikke anledning til å bytte ut manuskripter med trykte versjoner av artikler via erratasøknad, men du kan referere til den endelige tidsskriftartikkelen i avhandlingen, f.eks. i forord, innledning, eller fot-/sluttnote. Erratasøknad sendes på e-post til fakultetet senest 6 uker før disputas.
      • Du kan levere inn en errataliste kun én gang.
      • Trykking av avhandlingen kan først starte når du har fått godkjent rettingene.
      • Erratalisten skal legges inn som vedlegg i avhandlingen.
  • Trykking av avhandling bør være 5 uker før disputasdato.
    • Før du sender avhandlingen til trykking må du hente ut ISBN-nummer. Dette skal du ikke gjøre før avhandlingen er endelig godkjent.
    • Husk å godkjenne prøvetrykk!
    • Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest 3 uker før disputas. 
  • Tittel og emne for prøveforelesning gjøres kjent 10 arbeidsdager før prøvforelesning. Fakultetet annonserer samtidig doktorgradsprøven.
• Registrere og publisere doktoravhandlingen - Kunnskapsbasen - NTNU
  • For at avhandlingen din skal bli tilgjengelig for alle, må du signere en forfatteravtale som gir tillatelse til dette.
  • Bestiile Doktorring
  • Doktorpromosjon,

Digitalt vitnemål (ev. søk om papirversjon)

• NTNU utsteder digitale vitnemål. Ønsker du papirversjon må dette bestilles, digitale vitnemål og bestilling av papirvitnemål. 
  Kontaktadresse: doktorgradsvitnemal@ie.ntnu.no