Denne personvernerklæringen forklarer hvordan NTNU samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger når du melder deg på kurs via vår kurspåmeldingsløsning: NTNU Kursportal.

Formålet er videre å beskrive hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Ser du etter noe annet? Personvernerklæring NTNU | Personvern og GDPR

Kort om NTNU Kursportal

NTNU Kursportal er løsningen NTNU bruker for å administrere påmelding til kurs, primært for ansatte, men også for studenter.

Utover påmelding brukes også løsningen til å markedsføre, følge opp deltakere og evaluere kurs.

Formål med behandling av personopplysninger

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• motta og håndtere påmeldinger
• administrere kurs og deltakere
• sende relevant informasjon før, under og etter kurs
• registrere oppmøte eller fullføring
• dokumentere deltakelse for kompetanseutviklingsformål
• samle tilbakemeldinger for å evaluere og utvikle kurs
• statistikker og forbedring av kursadministrasjon (aggregerte og anonymiserte data)

Rettslig grunnlag

Behandlingen skjer på følgende grunnlag:

• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale), der kursdeltakelse følger av et avtaleforhold med NTNU, for eksempel for eksterne deltakere.
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), når opplæringen er pålagt etter lov eller forskrift, for eksempel plikt til opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og opplæring av verneombud etter arbeidsmiljøloven §§ 3-5 og 6-5, samt øvrige lov- og forskriftsfastsatte krav til opplæring. Listen over hjemler er ikke uttømmende.
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (oppgave i allmennhetens interesse/utøvelse av offentlig myndighet), når behandlingen er nødvendig for at NTNU skal utføre sine oppgaver etter universitets- og høyskoleloven § 2-8, inkludert å behandle personopplysninger om studenter og ansatte for å organisere, følge opp og dokumentere nødvendig kompetanse.
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a og artikkel 9 nr. 2 bokstav a (samtykke), når kursdeltakere frivillig oppgir helseopplysninger, som for eksempel matallergier eller andre tilretteleggingsbehov. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake. Opplysningene brukes kun til å tilrettelegge gjennomføringen av kurset, og slettes så snart behovet for tilrettelegging ikke lenger er til stede.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i NTNU Kursportal

Det behandles ikke personsensitive (særlige kategorier) opplysninger i NTNU Kursportal. Løsningen skal ikke brukes til påmelding og administrasjon av kurs som direkte eller indirekte samler sensitive personopplysninger.

Opplysninger du selv oppgir ved påmelding

• navn
• e-postadresse
• tilhørighet/enhet
• For enkelte kurs: Informasjon om behov for tilpasning ved matservering

Opplysninger som automatisk registreres av systemet

• kursrelaterte opplysninger som kurs og dato
• tidspunkt for påmelding
• venteliste, hvis det er slått på

Opplysninger som kursholder/kursadministrator kan registrere

• deltatt
• bestått
• ikke møtt

Deling av personopplysninger

Vi deler kun nødvendige personopplysninger for å gjennomføre og administrere kurs, og dette skjer uten ytterligere samtykke. Deling skjer med følgende aktører og formål:

• Kursholdere (både ansatte ved NTNU og eksterne) som trenger informasjon om hvem som deltar på kurset.
• NTNU som arbeidsgiver bruker opplysningene for å dokumentere at ansatte har gjennomført lovpålagt eller relevant kompetansehevende opplæring.
• Systemleverandør for kurspaamelding.no (databehandler).

Lagring og håndtering av personopplysninger

Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for formålene nevnt over.

• Dataflyt: Bruker registrerer seg via webgrensesnitt, data overføres kryptert (TLS) til AFFY-applikasjonen og lagres hos driftspartner i Norge. Ingen data overføres utenfor EØS.
• Tilgang: Kun autoriserte kursadministratorer har tilgang.
• Anonymisering: Påmeldings- og deltakerinformasjon anonymiseres automatisk 60 dager etter kursdato, slik at identifiserende opplysninger ikke lenger er gjenopprettbare i aktive systemer.
• Arkivplikt og lovpålagt dokumentasjon: Opplysninger som omfattes av arkivplikt eller annen lovpålagt dokumentasjon kan lagres i henhold til gjeldende regelverk, for eksempel dokumentasjon av gjennomført lovpålagt opplæring.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi benytter tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som skal sikre at personopplysningene dine er trygge. NTNU har etablert et styringssystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Dette omfatter blant annet tilgangsstyring, sikkerhet i IT-systemer, risikovurderinger og opplæring av ansatte, samt rutiner for sikker drift og håndtering av data.

Ved bruk av eksterne leverandører, stiller vi tilsvarende krav til sikkerhet, kontroll og dokumentasjon for å beskytte personopplysningene dine.

Dine rettigheter

Du har rett til

• innsyn i hvilke opplysninger som behandles
• retting eller sletting av uriktige opplysninger
• begrensning av behandling
• å protestere på behandlingen
• å klage til Datatilsynet

For å utøve dine rettigheter kan du ta kontakt med oss.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NTNU Kursportal. Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som omtalt i punktet ovenfor, kan du ta kontakt via siden kompetanseutvikling@hr-hms.ntnu.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet kan nås via e-post: personvernombud@ntnu.no.

Tjenesteleverandør

NTNU Kursportal leveres av Affy gjennom systemet kurspaamelding.no. NTNU har databehandleravtale med Affy. Som databehandler har Affy tilgang til alle personopplysninger som er registrert i systemet. Affy har underleverandører som omfattes av den inngåtte databehandleravtalen.

NTNU følger opp databehandleravtalen, herunder at data behandles innenfor EU/EØS.

Endringer i personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen er utarbeidet 14.4.2026.

Vi oppdaterer denne erklæringen ved behov. Ny versjon publiseres på samme nettsted med dato for siste oppdatering.