Organisering av innholdsarbeidet

Dette dokumentet beskriver organisering som ble vedtatt i 2012. Prosjekt Nye nettsider (2025-27) vil utarbeide nye føringer for nytt nettsted.

I løpet av høsten 2012 og våren 2013 etablerte alle fakulteter, museet og Universitetsbiblioteket hver sin lokale redaksjon, under ledelse av en lokal nettredaktør. Samtidig har Nettgruppa i Kommunikasjonsavdelingen fungert som sentral redaksjon som har koordinert og ledet arbeidet på vegne av NTNU. I samarbeid skal disse redaksjonene sørge for drift og videreutvikling av nettsidene. De har ansvaret for å koordinere og følge opp virksomhetskritisk innhold. Denne organiseringen er i samsvar med et vedtak fattet av rektor 30.mai 2012.

Roller i NTNUs nettorganisasjon

(Merk at navnet på rollen ikke nødvendigvis vil samsvare med tittelen på stillingen som den enkelte person er ansatt i. Rollenavnet beskriver oppgaven som skal løses.)

Ansvarlig redaktør: På NTNU-nivå forvalter kommunikasjonssjefen denne rollen på vegne av rektor i hht. et styrevedtak fra 1997 (K-sak 41/97). Ansvaret for nettarbeidet følger ellers linjeansvaret i alle enheter. Dette betyr f.eks at en dekanus formelt er ansvarlig redaktør for netttjenestene til sitt fakultet.

NTNUs nettredaktør: Leder den sentrale nettredaksjonen og koordinerer det praktiske arbeidet med NTNUs nett-tjenester.

Nettredaktør for fakultet, NTNU Universitetsbiblioteket og NTNU Vitenskapsmuseet (nivå to i organisasjonen): Leder arbeidet i enhetens nettredaksjon. Enheten avgjør selv hvem som ellers skal inngå i redaksjonen.

Innholdsansvarlig: Har ansvar for nettjenesten på en enhet som f.eks et institutt (nivå tre i organisasjonen) eller en avdeling i Fellesadministrasjonen. Rollen kan også inneha ansvaret for en stor webportal eller tjeneste i sosiale medier.

Innholdsprodusent: Lager og publiserer innhold fra et avgrenset område, som f.eks et studieprogram eller forskningsprosjekt.

Webmaster: Har ansvar for teknisk drift av nettjenester for en enhet.

Arbeidsoppgaver

De ansvarlige for nettarbeidet på nivå to (fakultetsnivået + museet) i organisasjonen, har arbeidsoppgavene som er listet opp under her. Enhetene avgjør selv hvordan de fordeler ansvaret internt i det som i teksten er omtalt som «redaksjonen», men i tråd med rektors vedtak våren 2012 om ny nettorganisering ved NTNU tilrås det at redaktøransvaret blir tydelig plassert hos én person i enheten.

Jobbe helhetlig med ekstern web, intranett og sosiale medier for sin enhet. Ta avgjørelser om sine nettsteder innenfor fastsatte retningslinjer, spesielt innholdsstrategien. Redaksjonen må jobbe etter prinsippene for å lage godt innhold, kunne utarbeide og tolke statistikk for egne nettsider og kjenne reglene for universell utforming mm.

Eksternweb: Planlegge, drifte og kvalitetssikre innholdet på det eksterne nettstedet til enheten.

Innsida: Planlegge, drifte og kvalitetssikre innholdet på lokale deler av intranettet. Redaksjonen plikter å holde oversikt over alle på enheten som har tilgang til å redigere på intranettet og hvilket innhold de jobber med. Redaksjonen må også forsikre seg om at de har nødvendig kunnskap for å gjøre jobben.

Rettigheter: Minimum to ganger årlig skal redaksjonen gjennomgå og oppdatere oversikten over personer som har tilgang til å redigere eksternweb og intranett i Liferay på sitt fakultet med tilhørende institutter/avdelinger. Alle tilganger på hele NTNU gjennomgås en gang årlig i Nettredaktørforum.

• En person i redaksjonen har rettigheter som «Site owner» på eksternweb.
• Alle medlemmer i redaksjonene har rettigheter som «Content producer» på Innsida.

Sosiale medier: Ivareta vertsfunksjon for enhetens kanaler i sosiale medier/nye medier.

Brukerstøtte: Motivere, skape dialog, rådgi og gi enkel (førstelinje) brukerstøtte til alle på enheten som har, eller ønsker å få, rettigheter til å redigere i Liferay. Hovedansvaret for brukerstøtte på eksternweb ligger hos Kommunikasjonsavdelingen og for Innsida hos Orakeltjenesten.

Opplæring: Delta i kurs og kompetanseheving som tilbys internt på NTNU. Kommunikasjonsavdelingen og IT-avdelingen skal tilby kurs i våre mest brukte verktøy. De plikter å utarbeide en kursplan i starten av hvert semester.

Nettverk: Lederen av redaksjonen deltar i NTNUs Nettredaktørforum. Vedkommende melder inn lokale behov til den sentrale redaksjonen og sørger for at informasjon derfra blir distribuert til underliggende enheter. Om nødvendig skal lederen løfte saker videre til den sentrale nettredaksjonen.

Den sentrale redaksjonen har følgende arbeidsoppgaver:

• Vekting og prioritering av innhold i forhold til brukerbehov og overordnet strategi.
• Innholdsdsdrift av sentrale portaler og koordinering av øvrig arbeid på eksternweben.
• Innholdsdrift og koordinering av intranett.
• Forbedre og forenkle arbeidsprosesser vha. temasidene i intranettet.
• Vertsfunksjon for NTNUs hovedkanaler i sosiale medier/nye medier
• Innholdsdrift og koordinering av av info.skjermer.
• Brukbarhetstesting
• Statistikk
• Bestille teknisk videreutvikling av både eksternweb og intranett.
• Lede og koordinere opplæring, og utvikle opplæringsmateriell

Alle nettredaktører på NTNU skal samarbeide i et Nettredaktørforum. Lederne for de lokale nettredaksjonene (nettredaktørene) rapporterer lokalt, men må opptre i tråd med vedtak som fattes i NTNUs ledelse og i den sentrale redaksjonen.

I tillegg til medlemmene i de lokale redaksjonene vil det fortsatt finnes et stort antall andre innholdsprodusenter som har kunnskap og rettigheter til å publisere innhold på eksternweben, intranettet eller sosiale medier innenfor sitt fagfelt eller ansvarsområde. Dette kan f.eks være personer som har ansvar for studieprogram, forskningsprosjekter eller avdelinger i Fellesadministrasjonen. Det er viktig at deres arbeid skjer i samarbeid med og er koordinert av de lokale redaksjonene.

Innhold må tenkes som et økosystem. Alt publisert innhold krever vedlikehold

Strategi (behov) > planlegge > lage > publisere > vedlikeholde/revurdere/slette og ikke kun som lansert.

Innhold skal kvalitetssikres

• Når en enhet legger ut nytt innhold må man alltid samtidig planlegge hvordan og hvem som skal vedlikeholde innholdet.
• Det skal lages en tidsplan (f.eks i form av et årshjul) som viser hvilket innhold som skal være på plass og oppdatert når. På denne måten kan man ha innhold klart når brukerne begynner å etterspørre det.
• Innhold som brukes mest skal vedlikeholdes best.
• Det kan være nyttig å anskaffe et verktøy som gjør det enkelt å analysere kvaliteten på innholdet.
• Det må lages et system for å arkivere innhold som ikke skal slettes. Dette gjelder for eksempel tidligere konferanser m.m.

Innhold som økosystem (artikkel på engelsk fra Wikipedia).

Hvilket innhold skal ligge eksternt, og hva skal ligge internt?

NTNU skal være en åpen organisasjon mot omverdenen. Dette betyr imidlertid ikke at mest mulig innhold skal ligge på eksternweben.

• Innhold som har interne målgrupper bør ikke ligge eksternt. Dette gjelder f.eks. navn på rekvirenter, kostnadssteder, beskrivelser av interne arbeidsprosesser, m.m. Merk at dette ikke betyr at innhold på Innsida behøver å være lukket for omverdenen. De fleste tema- og wikisider ligger åpent tilgjengelig.
• For å bestemme riktig plassering av innhold, bør redaksjonene jobbe parallelt med drift og utvikling av eksternweb og intranett.

Tidlig i 2013 definerte Nettredaktørforum målgrupper for fakultetenes hovedsider. Innholdet her skal rette seg mot eksterne brukere. Det vil si alle andre enn nåværende studenter og ansatte ved universitetet. Primærmålgrupper for fakultetenes hovedsider både på norsk og engelsk er:

1. Eksisterende og potensielle samarbeidspartnere innen forskning og utdanning i inn- og utland.
2. Eksisterende og potensielle samarbeidspartnere innen næringsliv og offentlig forvaltning.

Unntak gjelder for NTNU Universitetsbiblioteket og NTNU Vitenskapsmuseet. Biblioteket tilbyr først og fremst tjenester for NTNUs egne studenter og ansatte, mens museets hovedside retter seg mot allmennheten i Midt-Norge.

Det er samtidig viktig å være klar over at hovedsidene til alle enheter på nivå to i praksis vil ha mange andre brukergrupper, i tillegg til primærmålgruppene. .

Målgruppene for vårt intranett, Innsida 2.0, er alle ansatte, studenter og doktorgradsstudenter.

Innhold på fakultetenes hovedsider

Potensielle søkeres inngang til informasjon om våre studier og studentlivet i Trondheim skal først og fremst være www.ntnu.no/studier, http://www.ntnu.no/videre/ og https://www.ntnu.no/student Det er viktig at lenker til disse sidene finnes i toppmenyen på hovedsidene til fakultetene.

Hovedsidene for fakultetene, museet og biblioteket er først og fremst navigasjonssider. Det vil si at brukerne raskt må hjelpes videre til den substansielle informasjonen som løser deres oppgaver. For å oppnå dette bør sidene ha tydelige hovedlenker og korte tekster. Lenker til følgende informasjon bør prioriteres;

• Kontaktinformasjon til fakultetet og tilhørende institutter, faggrupper, forskningsprogrammer og lignende.
• Kontaktinformasjon til ansatte, først og fremst enhetens forskere.
• Tematisk inndeling av fakultetets forskningsområder.
• Oversikt over relevante begivenheter / arrangement som enheten står bak.

Alle disse innholdselementene vil kunne ha interesse for de to primærmålgruppene (se under avsnittet om målgrupper øverst på denne siden).

Innholdet på norske og engelske hovedsider på dette nivået kan speiles, da målgruppene er de samme.

Brukere flest forventer ikke å finne nyheter på en fakultetshovedside. Enhetene velger selv om de vil legge ut eksternt rettede nyheter, men det bør skje i form av lenker fra tittel + ingress (+ evt. bilder) til artikler på underliggende sider. Vi anbefaler maks 5 nyhetslenker på hovedsiden. Nyheter som er mer enn to mnd. gamle bør fjernes fra hovedsiden.

Det er viktig å tenke gjennom hvilke lenketekster man bruker på fakultetenes hovedsider for å unngå sammenblanding med lenkene i den globale menyen. Dette gjelder spesielt ”Forskning”, ”Næringsliv og nyskaping” og ”Aktuelt ”. Her kan brukere som står på en fak.side bli forledet til å tro at disse lenkene leder til informasjon spesielt om dette fakultetet.

Ansvar for innhold skal være tydelig plassert

Med Web 2.0 har vi fått en rekke verktøy og en kultur for at brukerne bidrar med innhold.

• Noe innhold i en organisasjon som NTNU er av en slik karakter at det må være kvalitetssikret og det må gjennomgå rutiner for vedlikehold. Det bør likevel åpnes for kommentarfelt som brukerne av innholdet kan benytte.
• Nettredaktørene har det reelle ansvaret for innholdet. Disse personene har myndighet til å bestemme hva som skal ligge på nettstedet og hvordan det skal være utformet. Rollen må utøves diplomatisk og i tett samarbeid med ledere, innholdsforvaltere og innholdsprodusenter.

Kompetanse hos dem som jobber med innhold

Ikke alle som jobber med innhold ved NTNU må være profesjonelle skribenter på heltid, men:

• Det er ressurssparende for enhetene å samle arbeid med innhold på få personer i en større stillingsandel, enn mange personer i små stillingsandeler.
• Virksomhetskritisk innhold bør bearbeides av folk som jobber profesjonelt med innhold.
• Alle som jobber mye med innhold bør ha dette definert som en oppgave i sin stillingsbeskrivelse.
• Alle som jobber mye med innhold skal få tilbud om å delta på kompetanseutviklende kurs.

Dette dokumentet ble utarbeidet som ledd i innføringen av ny organisering av nettarbeidet på NTNU, vedtatt av rektor 21.mai 2012.
Innholdet vil bli revidert i arbeidet med nye nettsider.
Beslutninger om endringer tas av NTNUs kommunikasjonsdirektør, i egenskap av ansvarlig redaktør for NTNUs offisielle nettjenester.