Denne siden inneholder personvernerklæringen for det digitale brukerstøtteverktøyet NTNU Hjelp.

Personvernerklæringen ble sist endret: 18.03.2026

Engelsk versjon - Privacy policy

Kort om NTNU Hjelp

Les om NTNU Help

Hva regnes som personopplysninger?

Les om personopplysninger.

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i NTNU Hjelp er at du skal kunne administrere dine brukerstøttehenvendelser (kalt saker) ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet.

NTNU behandler personopplysninger i NTNU Hjelp for å:

• ta imot, håndtere og besvare henvendelser fra studenter, ansatte og eksterne
• gi brukerstøtte innen IT, administrative tjenester og studie‑relaterte spørsmål
• sikre god oppfølging av saker, historikk og kvalitet i tjenesteleveransen
• forbedre tjenestene våre gjennom anonymiserte statistikker og analyse
• oppfylle NTNUs lovpålagte forpliktelser knyttet til tjenesteyting, drift og dokumentasjon

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen er også nødvendig for at Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet skal kunne oppfylle sin avtale med deg som student eller ansatt. Enkelte behandlinger, f.eks. godkjenning av undervisnings- og eksamensmelding, er utøvelse av offentlig myndighet.

Behandlingen baserer seg på:

Personvernforordningen er EUs forordning (regelverk) for personvern og en del av personopplysningsloven. På engelsk: the General Data Protection Regulation (GDPR).

• Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e – oppgave i allmennhetens interesse (utdanning, forskning og tjenesteleveranse)
• Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b – nødvendig for å oppfylle en avtale (studenter og ansatte)
• Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a – samtykke (gjelder frivillige opplysninger som ikke er nødvendige)

For eventuelle særlige kategorier personopplysninger brukes relevante unntak i Personvernforordningen artikkel 9.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i NTNU Hjelp?

NTNU ber om at du ikke sender sensitive personopplysninger i NTNU Hjelp. Dersom slike opplysninger likevel sendes inn, behandles de i tråd med gjeldende regelverk.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i NTNU Hjelp: profilinformasjon (slik som ditt navn, kontaktinformasjon, informasjon om din tilknytning til NTNU, tekst og vedlegg du har sendt inn. Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i NTNU Hjelp, saksnummer og tidsstempler, loggdata om bruk av tjenesten (aktivitet knyttet til saksbehandling), samt din IP-adresse. Dette for å ha dokumentasjon på dine registreringer.

Personopplysningene dine kan hentes fra:

1. Deg selv via NTNU Hjelp eller e-post du sender til NTNU som lagres i NTNU Hjelp

2. Saksbehandlere ved Norges teknisk naturvitenskapelige universitet

3. Har du NTNU-brukerkonto henter vi inn ditt brukernavn, fulle navn, visningsnavn, e-postadresse, organisasjonsenhet, kontorlokasjon, privat e-postadresse og mobilnummer fra NTNUs identitets- og tilgangssystemer (for eksempel Feide og Azure AD).

Det er frivillig for deg å registrere personopplysninger i NTNU Hjelp hvis du er ekstern, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet henvendelsene dine. I NTNU Hjelp kan det registreres informasjon om deg knyttet til ditt ansattforhold eller dine studier (informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, studiested, ansettelsesforhold, søknader om godkjenning m.m.) og dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine henvendelser.

Hvor lagrer vi dine personopplysninger?

NTNU Hjelp er en tjeneste som bruker systemet TOPdesk som leveres av TOPdesk Danmark A/S https://www.topdesk.com/en/contact/.

TOPdesk for NTNU er driftet som en SaaS‑løsning i TOPdesk sin skyplattform.

Data lagres i datasentre innenfor EØS, i tråd med databehandleravtale mellom NTNU og TOPdesk.

TOPdesk har kun tilgang til personopplysninger dersom dette er nødvendig for teknisk støtte, og alltid etter instruks fra NTNU.

Hvem har tilgang til opplysningene dine?

Personopplysninger deles bare med:

• Saksbehandlere ved NTNU som trenger dem for å utføre sine arbeidsoppgaver
• Relevante fagmiljøer ved behov (IT, HR, studieadministrasjon, eiendomsavdelingen, økonomi m.fl.)
• TOPdesk (systemleverandør) når teknisk bistand krever det, under databehandleravtale

Opplysninger utleveres ikke til andre virksomheter eller tredjeparter med mindre NTNU har rettslig grunnlag for dette.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Informasjonen om din aktivitet lagres for å kunne gi deg brukerstøtte og for å kunne si noe om den generelle bruken av tjenesten.

Saker lagres så lenge det er nødvendig for oppfølging og i henhold til NTNUs arkivrutiner og lovkrav.

Merk: Enkelte typer saker kan være arkivpliktige etter arkivloven og vil derfor bli overført til arkiv. Informasjon som vi er pålagt beholde av hensyn til andre rettslige forpliktelser (som for eksempel bokføringsloven) vil heller ikke bli slettet.

Hvis du ber om sletting, vurderes dette konkret etter gjeldende regelverk og NTNUs dokumentasjonsplikt.

Les mer om dine rettigheter til sletting

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i NTNU Hjelp. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.

Systemet logges for sikkerhet og revisjon.

Dine rettigheter

Les om dine rettigheter.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NTNU Hjelp, jf. Personvernforordningen art. 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som omtalt i punktet ovenfor, kan du ta kontakt via siden Innsyn i behandling. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

Retningslinje for behandling av personopplysninger

Les mer om NTNUs retningslinje for behandling av personopplysninger.

Personvernombud

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet kan nås via e-post: personvernombud@ntnu.no.

Tjenesteleverandør

NTNU IT forvalter og utvikler tjenesten på vegne av behandlingsansvarlig.

Kjerneteamet for NTNU Hjelp kan nås via Orakeltjenesten.