På denne siden finner du beskrivelse av rutiner for utvelgelse og innstilling ved ansettelser i midlertidige vitenskapelige stillinger ved IE-Fakultetet.

English: Employment in temporary academic positions – IE

HURTIGLENKER:

► Utlysningsmal - finnes alltid oppdatert i Jobbnorge, klikk på link for word-maler: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Maler+og+veiledninger+for+bruk+av+Jobbnorge

► Evalueringsrapport

► Eksempler på intervjuguide for rekruttering av ph.d.-kandidater: (A); (B); (C)

Arbeidsprosess

Ledige stillinger skal kunngjøres offentlig og ansettes etter alminnelig konkurranse ut fra kvalifikasjonsprinippet, noen unntak gjelder.
Se punkt i personalreglementet punkt 3. for mer informasjon om dette: 

 ⁱ  NTNUs personalreglement for vitenskapelige stillinger - norsk
 ⁱ  NTNUs personalreglement for vitenskapelige stillinger - engelsk (ikke oversatt)

Ved tilsetting av utdanningsstillinger på eksternfinansierte prosjekt (BOA-stillinger), har en mulighet for å foreta forenklet prosedyre i tilsettingsprosessen.

Stipendiater på egne midler gis tilgangsavtale og ikke ansettelse ved NTNU, og skal ha en minimum brutto inntekt på kr 17 000,- pr. mnd.
 ⁱ  Retningslinjer for stipendiater på egne midler.

Stipendiater skal være kvalifisert for opptak til et av våre ph.d.-programmer, og søke opptak innen 3 måneder.
 ⁱ  Ph.d.-forskriften for NTNU med IEs utfyllende adminstrative bestemmelser (2018).

Rekruttering av PhD og Postdoktor:

1. Forberede utlysning
2. Utlysning
3. Faglig vurdering, utvelgelse og innstilling
4. Etter vedtak fra ansettelsesutvalget (AU)

Detaljert arbeidsflyt for hvert steg finner du beskrevet under, høyreklikk på bilde for fullskala bilde.

1. Forberede utlysning

1.1 Kartlegging av behov og planlegging

► Forespørre potensielle medlemmer til vurderingskomitéen (rådgivende gruppe) HUSK: minst ett kvinnelig medlem.
► Utarbeide tidsplan som skal inneholde viktige milepæler i prosessen og konkrete datoer for utførelse av disse, e.g. intervjutidspunkt
► Forelegge utkast til prosjektbeskrivelse og instruere vurderingskomitéen (rådgivende gruppe)

• Fastsette vurderingskriterier:
  Dette er grunnlaget for utvelgelse av de best kvalifiserte søkerene. Innstillingen og sluttvurderingen skal gjenspeile krav satt utlysningsteksten. Utlysningsteksten er juridisk bindende, så det er ikke lov å vurdere andre kriterier enn de som allerede er satt.
   
• Formelle krav: 5-årig høyere utdanning (Bsc og Msc grad) eller likeverdig utdanning (300 ECTS),
  • Dersom det åpnes for at masterstudenter fra våre masterprogrammer skal kunne følge et integrert ph.d.-løp skal dette framkomme i utlysningsteksten.
  • Karakterkravet er B eller bedre (etter NTNUs karakterskala), excel mal med utregningsmetode av 3+2 utdanning ved NTNU, kan modifiseres etter behov.
  • Utdanning skal dokumenteres med diploma supplement (engelsk og med beskrivelse av utdanningssystemet) eller tilsvarende skal vedlegges søknad. Internasjonal seksjon krever at kinesisk vitnemål verifiseres, CHSI benyttes.
     
• Språkkrav; 
   ⁱ  Krav til språk kan fremmes i utlysningsteksten, normalt ber denne om at språkferdigheter dokumenteres, eksempel på ordlyd:
  
  Applicants who do not master a Scandinavian language must provide evidence of good English language skills, written and spoken. The following tests can be used as such documentation: TOEFL, IELTS or Cambridge Certificate in Advanced English (CAE) or Cambridge Certificate of Proficiency in English (CPE). Minimum scores are: TOEFL: 600 (paper-based test), 92 (Internet-based test); IELTS: 6.5, with no section lower than 5.5 (only Academic IELTS test accepted); CAE/CPE: grade B or A. (In extraordinary circumstances, formal documentation of language skills can be relinquished. In such cases, the candidate’s language skills will be assessed in a personal interview).
   
• Regelverket om kunnskapsoverføring forutsetter at utdanningsinstitusjonene foretar en særskilt vurdering av doktorgradskandidater (ph.d.), post.doc.-er og midlertidige forskere innenfor flere av våre fagområder. Ved tilsetting eller opptak til studier innenfor sensitive områder, skal det gjennomføres en utvidet bakgrunnssjekk av de aktuelle kandidatene som kommer fra land det er knyttet bekymring til. Stillingens fagområde skal vurderes opp mot dette regelverket før hver enkelt utlysning.

 ⁱ   Eksportkontroll; Retningslinjer for kontroll med kunnskapsoverføring;
 ⁱ  For spørsmål knyttet til definerte sensitive områder ved IE og utvidet bakgrunnssjekk (føringer), kontakt HR på fakultetet.

I aktivitet hvor ITAR/EAR (International Traffic in Arms Regulations / Export Administration Regulations) gjør seg gjeldende, vil et strammere regime på kunnskapsoverføring tre i kraft, som er tilfellet for enkelte områder ved IE. Eksempel på avsnitt benyttet i utlysninger er:

The research of this project has civilian objectives. However, equipment restricted by export licenses and ITAR (International Traffic in Arms Regulations) is being used in this research area. Applicants that are citizens of Norway, NATO countries, Australia, Japan, New Zealand, or Sweden are eligible. Other applicants should provide evidence of eligibility to use such equipment for their application to be considered.

1.2. Klargjøre utlysning

• Mal med standard annonsetekster (alltid oppdatert i JobbNorge - kontakt HR på Fakultet)
  ► Utlysningsmal - finnes alltid oppdatert i Jobbnorge, klikk på link for word-maler:
  https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Maler+og+veiledninger+for+bruk+av+Jobbnorge

 ⁱ  Viktig informasjon for alle som jobber med stillingsannonsering i Jobbnorge

2. Utlysning

2.1 Registrere og publisere stilling i JobbNorge

              Forslag til utlysningstekst sendes fakultetet via ephorte - HR på fakultet oppretter og publiserer annonsen i henhold til mal i jobbnorge.
                De som er involvert i prosessen vil få innsyn i stillingen og vurdere søkere.

► Fagmiljøene oppfordres til å videreformidle stillinger i sine faglige nettverk, e.g. LinkedIn, ResearchGate etc.

2.2 Ved søknadsfristens utløp

• Når søknadsfristen er gått ut, kan HR på forespørsel sende ut offentlig søkerliste til søkerne via jobbnorge, fortrinnsvis med en tidsplan for rekrutteringsløpet.

► Medlemmene av vurderingskomitéen (rådgivende gruppe) må foreta en habilitetsvurdering for å medvirke i saksbehandlingen: Habilitetserklæring - norsk / Habilitetserklæring - engelsk

3. Faglig vurdering, utvelgelse og innstilling

3.1 Faglig vurdering

• Alle kriterier som skal vurderes skal det ha blitt opplyst om i utlysningsteksten.

3.2 Forbererde intervju

► Eksempler på intervjuguider for rekruttering av ph.d.-kandidater: (A); (B); (C)

3.3 Utarbeide innstilling basert på vurderingsrapport, intervju og referansesjekk

► Formelle kvalifikasjoner skal være skriftlig vurdert av NTNUs internasjonal seksjon eller vitenskapelig ansatt ved NTNU med meget god kjennskap til utdanningssystemet og utdanningsinstitusjonen til søkeren. Skriftlig dokumentert vurdering skal foreligge. Kontakter ved internasjonal seksjon er:
Stein Runar Olsen eller Rita Kumar .

► Særskilt vurdering av likeverdig utdanning gis ved skriftlig vurdering fra instituttet (instituttleder/programrådsleder) til fakultetet ved prodekan for forskning.

► Søkere med svakere karakterbakgrunn vil kunne bli tatt opp til doktorgradsstudiet dersom det dokumenteres at kandidaten har relevant arbeidserfaring og/eller publiserbare vitenskapelige arbeider (fagfellevurdert). Instituttet (instituttleder/programrådsleder) skal dokumentere at kandidaten er særskilt egnet til en ph.d.-utdanning, og fakultetet (prodekan for forskning/utvalg for forskning og forskerutdanning) fatter vedtak.

► Håndtering av likeverdig utdanning (FU-sak 53/2020)

Administrasjonen redegjorde for internasjonale avtaler (Lisboakonvensjonen, 2017), NOKUTs arbeid vedrørende vurdering av utdanning for opptak til ph.d.-studiet Orion rapporten, 2019), og vurdering mhp studieforskriften (§6.1) og UH-loven (§3-5).

Det er viktig for å sikre effektive prosesser. Den individuelle søker skal ha dokumentert utdanning, og utdanningen/lærestedet skal være offentlig godkjent eller akkreditert. Ut fra dette kan det gis en vurdering av nivå og omfang, og hvorvidt denne er på nivå med norsk høyere utdanning.  Mhp. nivå tolkes dette som utover opptakskravet (cf. GSU-listen) til høyere utdanning i Norge. Nivå innen høyere utdanning er definert på tre ulike nivåer i Bolognastrukturen: Bachelorgrads-, mastergrads-, og doktorgradsnivå. Med omfang menes fulltids studiebelastning (omregnet i studiepoeng).

Kriteriene for vurderingsarbeidet som utføres per i dag vektlegger primært målbare innsatsfaktorer som normert studietid og oppnådde studiepoeng, i tillegg foretar enkelte institusjoner (e.g. NTNU) en vurdering av karakterer opp mot egen karakterskala. Det skal presiseres at dette er en rådgivende uttalelse som gis og at lærestedene er autonome og har egne retningslinjer for opptak og innpassing hjemlet i §3-5 i UHL. De kan velge å ta opp, gi innpassing eller gi avslag til studenter etter en selvstendig faglig vurdering.

Ph.d.-forskriften for NTNU (2018) viser til at: ”For opptak til ph.d.-utdanningen må søkeren normalt ha en mastergrad, jamfør beskrivelsene i kvalifikasjonsrammeverket. Fakultetet kan etter særskilt vurdering godkjenne annen likeverdig utdanning som grunnlag for opptak.” […] “Søkeren skal ha en sterk faglig bakgrunn fra sitt tidligere studium, og ha en veid gjennomsnittskarakter de siste to år av mastergradstudiet eller tilsvarende utdanning som er lik B eller bedre sammenholdt med NTNUs karakterskala.»

Ph.d.-forskriften i likhet med Lisboakonvensjonen gir med andre ord en bredere vurderingsplattform enn de målbare innsatsfaktorene nevnt over.

Kort gjengitt er hovedprinsippet i Lisboakonvensjonen at: «… hver konvensjonspart skal godkjenne høyere utdanningskvalifikasjoner som er utstedt hos en annen konvensjonspart, med mindre det kan påvises en vesentlig forskjell mellom kvalifikasjonen som det søkes om godkjenning av, og den tilsvarende kvalifikasjonen hos konvensjonsparten der det søkes om godkjenning». Det sentrale begrepet «vesentlige forskjeller» er ikke konkret definert, men Lisboakonvensjonen og dens tilleggstekster gir generelle angivelser for hvordan vesentlig forskjell bør forstås, og som samsvarer med ph.d.-forskriften ved NTNU. Det anbefales at ved vurdering av en eventuell vesentlig forskjell, må vi se på: læringsutbytte; adgang til videre aktiviteter og forskjeller i kjerneelementer i utdanningen, og om kvaliteten på programmet eller institusjonen som tilbyr det kan utgjøre en vesentlig forskjell fra den tilsvarende norske kvalifikasjonen.

Utdanning med noe kortere normering enn gradskravet i Norge har frem til nå ikke blitt godkjent som likestilt med tilsvarende grad på grunn av tid-for-tid-prinsippet. Dette til tross for at andre elementer i utdanningen stemmer overens med den tilsvarende norske kvalifikasjonen. Den utenlandske utdanningen kan dermed vanskelig sies å være vesentlig forskjellig fra den norske kvalifikasjonen. Det vil være avgjørende at den viktige egenskapen ved en akademisk kvalifikasjon er at den gir – eller ikke gir - rettigheter til å søke opptak til neste nivå i gradssystemet.

Bredere rammer for vurdering av «vesentlig forskjell» mhp kvalifikasjon

I Lisboakonvensjonens tilleggstekst anbefales det at følgende fem aspekter ved en kvalifikasjon bør legges til grunn for en vurdering ved IE, og som vil være i tråd med Ph.d.-forskriften ved NTNU:

1. Kvalitet - vurdering om lærestedet og/eller kvalifikasjonen er akkreditert/godkjent av den myndighet som har mandat til å avgjøre dette i utdanningslandet.

2. Nivå - refererer til bachelor-/master-/phd-nivå. [i.e syklus 1, 2 og 3 i Framework for Qualifications of the European Higher Education Area (QF-EHEA) i og nivåene 6, 7 og 8 i European Qualification Frameworks/National Qualifications Framework (EQF-LLL/NQF)].

3. Arbeidsbelastning - Dette er det kvantitative mål for læringsaktiviteter, e.g. studiepoeng.

4. Profil - er det et akademisk program som forbereder til videre studier/forskning?

5. Læringsutbytte - kvalifikasjonens tilknytning til et kvalifikasjonsrammeverk.

• I tillegg ble det imøtet gitt uttrykk for at Forsknings- og publiseringerfaring bør inngå i en særskilt vurdering av kandidatene.

I tillegg til krav til generell godkjenning, akkreditert eller offentlig godkjenning høyere utdanning, foreligger det oversikt i NOKUTs landatabase om hvilken grader som skal gi adgang eller om det kan gi adgang til tredje syklus (doktorgradsstudiet) i utdanningslandet. Dette forutsetter avsluttet mastergrad og skal normalt ha fullført bachelorgrad eller tilsvarende med minst 3 års utdanning som opptakskrav. Dette gjelder e.g. for  2-årig master, og lengre integrert mastergrad (4,5 år) som skal gi adgang til tredje syklus. Og 4 årig utdanning som sammen med kortere mastergrad (1-årig) og 1,5-årig mastergrad hvor det skal kreves en faglig vurdering for å få gradslikestilthet (likeverdig utdanning). 

Ved godkjennes av likeverdig utdanning skal ikke kandidat pålegges å ta studiepoeng på masternivå selv om kandidaten ikke har 120 studiepoeng på masternivå. 

Nåværende praksis ved IE videreføres, gjengitt under, men krav til vurdering av likeverdig utdanning presiseres for fagmiljøene (e.g. på webside for rekrutteringsprosessen av ph.d.'er ved IE). I tilleggskrav fra NOKUT er det et krav om at graden skal inneholde et selvstendig arbeid. IE har presisert at denne skal  være tilstrekkelig omfattende og vurdert til å være forskningsbasert. Det et viktig å presisere at særskilt vurdering av likeverdig utdanning skal avklares før ansettelse.

Særskilt vurdering av likeverdig utdanning skal stilles skriftlig fra Instituttleder og programrådsleder til fakultetet ved prodekan for forskning. Fakultetet krever at kandidaten kan vise til en oppgave (masteroppgave) eller arbeider som er tilstrekkelig omfattende og vurdert til å være forskningsbasert. Programrådsleder ved det doktorgradsprogrammet det søkes opptak til foretar vurderingen i samråd med prodekan for forskning. For søkere  med grad fra andre land skal formelle kvalifikasjoner være skriftlig vurdert av NTNUs internasjonal seksjon eller en vitenskapelig ansatt ved NTNU med meget god kjennskap til utdanningssystemet og utdanningsinstitusjonen til søkeren. Skriftlig dokumentert vurdering skal foreligge ved ansettelse og opptak.

► Vurderingsrapport

3.4 Ferdig innstilling

• Ferdig innstillingen sendes via ephorte til fakultetet.

• Instituttet sender innstillingen til likestillingsombud for uttalelse. Uttalelsen registreres av instituttet som egen JP i saken i ePhorte.

• HR på fakultetet fremmer saken til dekanen på fullmakt
• Ansettelesesutvalget gjør vedtak

4. Etter vedtak fra dekan

• HR sender ut tilbud til innstilt søker
• Instituttet må avklare oppstartsdato. MERK: Oppholdstilatelsemå være på plass før oppstart.
  ► Prosjektleder/foreslåtte hovedveileder igangsetter opptak til ph.d.-studiet i samarbeid med kandidat (og i parallell innhente ph.d.-avtale og fullstendig forskningsplan).
• Mottak av nye medarbeidere har hvert institutt egne prosedyrer for. NTNU har utarbeidet generelle rutiner for å ta imot nye medarbeidere.
• Se også denne nettsiden:  https://www.ntnu.edu/nirs