Medarbeider- og utviklingssamtalen er en viktig arena for dialog mellom deg som leder og dine medarbeidere. Som leder har du en avgjørende rolle i å legge til rette for en konstruktiv og nyttig samtale. Denne siden gir deg verktøy og tips for å gjennomføre medarbeider- og utviklingssamtaler på en god måte.

Se også: Medarbeider- og utviklingssamtale med utenlandske ansatte - for ledere | Lederportalen | Lønnssamtale

Hvorfor medarbeider- og utviklingssamtale?

Samtalen er en strukturert dialog mellom deg og den enkelte medarbeider. Den gir rom for å diskutere arbeidsoppgaver, måloppnåelse, arbeidsmiljø, trivsel samt muligheter for kompetanse- og karriereutvikling.

Samtalen erstatter ikke den løpende dialogen du har med medarbeiderne i det daglige. Den fungerer derimot som et verdifullt supplement, og gir anledning til å sette av tid til en mer langsiktig og helhetlig refleksjon sammen.

Samtalen skal gjennomføres årlig, og det anbefales å sette av 1–1,5 timer per medarbeider.

Å gjennomføre medarbeider- og utviklingssamtaler krever tid og forberedelse. Når både du og medarbeider møter godt forberedt, kan samtalen gi stor verdi for begge parter.

I tillegg til å være et verktøy for individuell oppfølging, gir samtalen innsikt som kan styrke både din ledelse og arbeidsmiljøet i enheten. Den bidrar også til å synliggjøre utviklingsbehov og -muligheter, og danner et viktig grunnlag for god daglig og strategisk ledelse.

Ditt ansvar

• Kalle inn til samtalen i god tid og legge til rette for at medarbeider kan forberede seg
• Gi konkrete og konstruktive tilbakemeldinger
• Gjennomføre og følge opp de tiltakene dere blir enige om
• Lagring av referat og karriereplan

Medarbeiders ansvar

• Møte forberedt
• Være åpen for tilbakemeldinger
• Vær aktivt deltagende i samtalen
• Bidra med egne innspill og forslag til forbedringer
• Gjennomføre de tiltakene dere blir enige om

Temaer i medarbeider- og utviklingssamtalen

• Arbeidsoppgaver og mål: Gjennomgang av medarbeiderens nåværende arbeidsoppgaver, måloppnåelse og fastsettelse av fremtidige mål.
• Karriere- og kompetanseutvikling: Samtalen skal munne ut i en karriereplan for karriere- og kompetanseutvikling.
• Arbeidsmiljø og trivsel: Diskusjon om arbeidsmiljøet og hvordan det kan ivaretas og forbedres.
• Tilbakemeldinger: Gi tilbakemeldinger og samtidig oppfordre til at medarbeideren kan gi deg tilbakemeldinger.

Det er også mulig for deg som leder, gjerne sammen med din ledergruppe, å vektlegge bestemte tema eller legge til tema hvis det er noe dere mener er spesielt relevant for deres enhet. Det kan for eksempel være funn fra arbeidsmiljøundersøkelensen (ARK), lokale HMS-runder eller forhold som du vet at medarbeiderne er særlig berørt eller opptatt av. Hvis du ønsker å diskutere andre tema enn det som ligger i malen er det viktig at du formidler dette til medarbeiderne i forkant slik at de har mulighet til å forberede seg.

Temaer som ikke er en del av denne samtalen

• Lønn: Lønn diskuteres i egne lønnssamtaler.
• Personalsaker: Personalsaker håndteres separat fra medarbeidersamtalen.

Selve samtalen

Forberedelser

• Informasjon og motivasjon: Start prosessen med å snakke om medarbeider- og utviklingssamtalen på en møtearena hvor du treffer alle medarbeidere. Slik får du forberedt og motivert dine medarbeidere. Her finner du en presentasjon du kan ta utgangspunkt i (pptx).
• Innkalling og rom:
  
  • Send ut invitasjon i god tid, legg ved forberedelsesmal for medarbeideren og eventuelle tema du ønsker å ta opp. Bruk gjerne kalenderfunksjon i Outlook.
  • Velg et uforstyrret og nøytralt rom – unngå kontorlandskap eller rom med mye trafikk eller innsyn.

Forberedelses- og samtalemaler

NTNU har utformet maler til din forberedelse og gjennomføring, som skal dekke de viktigste temaene og som er tenkt som et felles utgangspunkt for samtalen.

Gå igjennom malen før du skal ha en medarbeidersamtale. Tenk igjennom hvilke tilbakemeldinger du kan gi og hvilke tanker du har om utviklingsmuligheter som kan være relevante med tanke på enhetens fremtidige behov. Les også igjennom referatet fra forrige samtale som en del av dine forberedelser.

Merk! Det er egne maler for medarbeidernes forberedelser og dine forberedelser. Finn riktig mal for deg i avsnittet under.

Velg mal for samtaler med ansatt i/som

• Fast vitenskapelig stilling (docx)
• Teknisk-administrativ stilling (docx)
• Postdoktor (docx)
• Stipendiat (docx)
• Lederstilling (docx)

Hvordan kan jeg få medarbeiderne til å forberede seg til samtalen?

Kall inn til samtalen i god tid slik at medarbeideren rekker å forberede seg.

Legg ved malen til medarbeider- og utviklingssamtalen i invitasjonen du sender ut og forklar hvorfor det er viktig at de forbereder seg.

Et annet tips er å sende en kort påminnelse til medarbeider om å forberede noen tanker med utgangspunkt i forberedelsesmalen noen dager før samtalen.

Gjennomføring

Husk å lytte: Selv om du gjerne leder samtalen er det veldig viktig at du lytter og lar medarbeideren snakke. Vis interesse ved å stille oppfølgingsspørsmål og vær nysgjerrig på medarbeiders synspunkter.

Gi og motta tilbakemeldinger: Konkrete eksempler gjør det lettere både å gi og få tilbakemeldinger og ikke minst å lære noe av dem.

Ikke tenk at du må ha svar på alt i samtalen: Det viktigste er at du fanger opp det medarbeideren ønsker å få sagt. Det du ikke kan svare på der og da kan du svare på senere.

Oppfølging

Følg opp handlingsplanen og evaluer fremdriften: Sørg for at de avtalte tiltakene blir gjennomført. Følg opp regelmessig og tilby støtte ved behov.

Hold dialogen gående: Ha jevnlige oppfølgingssamtaler for å følge opp tiltakene og sikre at medarbeideren får den støtten de trenger. Du kan for eksempel legge inn påminnelser i kalenderen din for å følge opp tiltak og avtaler i etterkant.

Hvor kan vi lagre referat og karriereplan/handlingsplanen?

En oppsummering av de viktigste punktene i samtalen og karriereplanen bør skrives ned og lagres (Oppsett for dette ligger i malene over). Det gjør det lettere å følge opp de tiltakene dere ble enige om. Det er også nyttig å kunne hente frem fjorårets referat og karriereplan som en del av forberedelsene til neste år.

Det er viktig at både du og medarbeideren har tilgang til referat og karriereplan/handlingsplan. Tenk igjennom hva som trengs å skrive ned og hva som ikke trenger det. Unngå å dokumentere mer enn det som er nødvendig, spesielt helseopplysninger og andre sensitive personopplysninger.

Se  vår lagringsguide for å lære mer om hvor du kan lagre og behandle informasjon.

Vanlige spørsmål om medarbeider- og utviklingssamtalen

Hvordan kan jeg gi konstruktiv tilbakemelding til medarbeideren?

Hvis det er utfordringer vær klar og spesifikk. Formidle med respekt og ha fokus på løsninger.

Forbered deg godt og forsøk å ta utgangspunkt i konkrete hendelser eller eksempler. Da har dere et felles utgangspunkt for å diskutere endringsforslag og forbedringer. Pass på at du balanserer samtalen med å gi konkrete, positive tilbakemeldinger.

Hva gjør jeg hvis jeg er uenig med medarbeideren under samtalen?

La medarbeider få forklare sitt syn grundig. Du trenger ikke å være enig, men anerkjenn medarbeiderens opplevelse og syn på saken. Hold deg til fakta, konkrete eksempel og unngå å gå i forsvar. Fokuser på løsninger og avtal konkrete tiltak etter behov.

I noen slike situasjoner vil det være relevant å avtale oppfølgingsmøter i etterkant.

Hva gjør jeg hvis medarbeidere ikke ønsker å møte til medarbeider- og utviklingssamtale?

Disse samtalene er obligatorisk ifølge NTNUs tilpasningsavtale// //pkt. 11.5. Det vil si at medarbeider er pliktig til å delta dersom du har kalt inn.

Plikt eller ikke, det vil være viktig å få tak i årsaken til at medarbeider ikke ønsker medarbeider- og utviklingssamtale. For eksempel:

• Ser ikke medarbeider behovet?
• Ønsker hen ikke å prate med akkurat deg?
• Er det noe annet?

Uansett årsak er det viktig for dere begge å få i gang en dialog om dette og de øvrige temaene som inngår i samtalen. Prøv å forklar hvilke behov du som leder har for en samtale med medarbeider og sett ord på hvilket utbytte du tror medarbeider kan få.