Medarbeider- og utviklingssamtalen er en viktig arena for dialog mellom deg og din leder. Formålet med samtalen er å snakke om arbeidsoppgaver, måloppnåelse, arbeidsmiljø, trivsel og kompetanse- og karriereutviklingsmuligheter. På denne siden finner du informasjon som hjelper deg med å forberede deg til samtalen.

Se også: Lønnssamtale | Hovedside for kompetanse- og karriereutvikling

Hvorfor medarbeider- og utviklingssamtale?

Alle ansatte ved NTNU skal årlig få tilbud om medarbeider- og utviklingssamtale. Dette er et viktig verktøy for å styrke arbeidsmiljøet, fremme utvikling og bidra til økt trivsel.

Samtalen er en strukturert dialog mellom deg som medarbeider og din leder. Her får du mulighet til å dele dine tanker, behov og ambisjoner, og sammen kan dere identifisere tiltak som kan forbedre din arbeidshverdag og støtte din faglige og karrieremessige utvikling.

Denne samtalen erstatter ikke den løpende dialogen du har med lederen din i det daglige, men fungerer som et supplement. Den gir rom for å løfte blikket og tenke mer langsiktig rundt dine muligheter og din arbeidssituasjon.

Ditt ansvar

• Forbered deg godt slik at du får sagt det du ønsker og har behov for
• Vær åpen for tilbakemeldinger
• Vær aktivt deltagende i samtalen
• Bidra med egne innspill og forslag til forbedringer
• Gjennomføre de tiltakene dere blir enige om

Lederens ansvar

• Kalle inn til samtalen og legge til rette for at du kan forberede deg
• Gi konkrete og konstruktive tilbakemeldinger
• Gjennomføre og følge opp de tiltakene som dere blir enige om
• Lagring av referat og karriereplan

Temaer i samtalen

I medarbeider- og utviklingssamtalen kan du forvente følgende temaer:

• Arbeidsoppgaver og mål: Gjennomgang av nåværende arbeidsoppgaver, måloppnåelse og fastsettelse av fremtidige mål.
• Karriere- og kompetanseutvikling: Samtalen skal munne ut i en plan for din for karriere- og kompetanseutvikling.
• Arbeidsmiljø og trivsel: Diskusjon om arbeidsmiljøet og hvordan det kan ivaretas og forbedres.
• Tilbakemeldinger: Gjensidig tilbakemelding mellom medarbeider og leder.

Temaer som ikke er en del av denne samtalen

• Lønn: Lønn diskuteres i egne lønnssamtaler.
• Personalsaker: Personalsaker håndteres separat fra medarbeidersamtalen.

Selve samtalen

Forberedelser og mal

For å få mest mulig ut av samtalen, er det viktig at du som medarbeider setter av tid til å forberede deg:

• Gå igjennom og bruk tid på forberedelse- og samtalemalen
• Gjør deg noen tanker om hva det er viktig for deg å få snakket om

Velg mal ut fra din ansattkategori:

• Forberedelse- og samtalemal for fast vitenskapelig ansatt (docx)
• Forberedelse- og samtalemal for teknisk-administrativt ansatt (docx)
• Forberedelse- og samtalemal for postdoktor (docx)
• Forberedelse- og samtalemal for stipendiat (docx)
• Forberedelse- og samtalemal for leder (samtale som medarbeider i lederstilling) (docx)

Gjennomføring

• Vær aktivt deltagende: Dette er en toveis dialog.
• Bidra med egne innspill: Del dine tanker og ideer om hvordan arbeidsplassen kan forbedres. Dine innspill er verdifulle for både deg og lederen din.
• Du trenger ikke å ha ferdige svar: Det betyr mye at du deler tanker og erfaringer.

Oppfølging

• Referat og karriereplan/utviklingsplan: Det skal skrives et referat og lages en handlingsplan med konkrete tiltak og plan for gjennomføring av dem. Både du og leder skal ha tilgang til disse dokumentene.
• Følg opp tiltakene: Etter samtalen, sørg for å følge opp de avtalte tiltakene og målene. Ta initiativ til å holde dialogen gående med lederen din.

Vanlige spørsmål om medarbeider- og utviklingssamtalen

Hvor ofte skal samtalen gjennomføres?

Medarbeider- og utviklingssamtalen gjennomføres vanligvis én gang i året, men dette kan variere avhengig av ressurser og behov.

Hva gjør jeg hvis jeg ikke blir kalt inn til medarbeider- og utviklingssamtale?

Er det lenge siden du har hatt medarbeider- og utviklingssamtale kan du etterspørre det.

Hvordan kan jeg gi konstruktiv tilbakemelding til lederen min?

Hvis du har tilbakemeldinger som du synes det er vanskelig å ta opp vil det hjelpe å forberede seg. Ta gjerne utgangspunkt i spesifikke eksempler som viser dine behov og hvordan du hadde ønsket at det var annerledes. Ved å foreslå løsninger eller forbedringer blir tilbakemeldingene mer konstruktive og det er mindre sannsynlig at det oppleves som et personangrep.

Hva gjør jeg hvis jeg er uenig med lederen min under samtalen?

Forklar ditt syn på en saklig måte. Bruk fakta og konkrete eksempler for å forklare din mening. Lytt til det leder har å si. Fokuser på løsning og bidra til at dere kan bli enige om hvordan saken kan følges opp.

Hva gjør jeg hvis jeg ikke føler behov for/ønsker en samtale?

Som arbeidstaker har du plikt til å delta i medarbeidersamtaler som din leder kaller inn til. Lengden og innholdet i en medarbeidersamtale kan variere avhengig av den øvrige dialogen du og din leder har.

Jeg ønsker å diskutere lønn, hva gjør jeg da?

Lønn er ikke et tema i medarbeider- og utviklingssamtalen, men du har rett på en årlig lønnssamtale og kan etterspørre en slik samtale med din leder

Jeg har et dårlig forhold til min leder, kan jeg ta samtalen med noen andre?

I utgangspunktet skal medarbeider- og utviklingssamtalen være et åpent og trygt sted å snakke med din leder, uansett om dere ikke alltid er enige. Hvis det oppleves som problematisk å skulle ha denne samtalen med din leder, anbefaler vi at du tar kontakt med lokal HR for å diskutere situasjonen og finne en løsning.