Wikier

Lønn - for...

Lønn - Oppgjør etter forskningstermin

Rutinebeskrivelse for lønnsmedarbeidere for oppgjør etter forskningstermin.

Temasiden om forskningstermin | Temaside om lønn

Side om oppgjør av forskningstermin for vitenskaplige ansatte

Definisjon

Rutinen omfatter oppgjør og praktisk håndtering av mobilitetsstipend gitt til faste vitenskapelig ansatte ved NTNU som har fått innvilget mobilitetsstipend og vært på forskningstermin i utlandet iht. NTNUs retningslinjer om forskningstermin. Rutinen skal være en veiledning til ansatte som reiser på forskningstermin til utlandet og andre ansatte ved NTNU som skal godkjenne oppgjøret og utbetale stipendet.

Hovedregelen etter skatteloven er at stipend regnes som skattepliktig inntekt når det er så nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd at det er naturlig å se stipendet som en fordel vunnet ved arbeid. Skatteloven sier i §5-1 at som skattepliktig inntekt ansees enhver fordel vunnet ved arbeid. I §5-10 sier at fordel vunnet ved arbeid omfatter blant annet lønn, honorar, feriepenger og annen godtgjørelse vunnet ved arbeid i og utenfor tjenesteforhold. Som annen godtgjørelse anses blant annet stipend og lignende ytelser. NTNU legger til grunn at stipend til forskningstermin er skattepliktig.

Skatteplikten bortfaller helt eller delvis når bestemmelser om krav til dokumentasjon av fradragsberettigede merutgifter knyttet til formålet fremlegges. Dokumentasjonskravet for skattefri utbetaling er arbeidstakers ansvar. Her følger NTNUs oppgjørspraksis skatteloven, bl.a. skatteloven §15-11 andre ledd som omfatter skatteplikt for utgiftsgodtgjørelser og skattebetalingsforskriften §5-6-11 og 5-6-13.

Mobilitetsstipendet omfattes ikke av reiseregulativets bestemmelser og reisen er ikke tjenestereise med mulighet for å sende reiseregning.

Forarbeid

Utførende: Den reisende og HR- og HMS- avdelingen v/NIRS

Den ansatte er innvilget forskningstermin og mobilitetsstipend til forskningsopphold i utlandet. Mobilitetsstipendet har faste satser som er beregnet ut fra antall reisende (den ansatte og eventuell medfølgende familie) og utbetales iht. antall måneder i utlandet. Vilkårene kommer frem i vedtaksbrev om tildelt forskningstermin.

Før utreise får den ansatte tilbud om deltagelse på utreiseseminar der det er bl.a. informert om bruk av- og skattemessig håndtering av mobilitetsstipendet. Før utreise skal den ansatte ha vært på individuell veiledning hos HR- og HMS- avdelingen v/NIRS. På veiledningsmøtet er situasjonen til den enkelte kartlagt og pendlererklæring fylt ut. I tillegg tilbys den ansatte skattebistand hos eksterne skatterådgivere dersom oppholdet er av en varighet på mer enn 6 måneder.

Før reisen kan den ansatte søke om forskudd på deler av mobilitetsstipendet. Forskuddet er inntil 60% eller 80% av tildelt mobilitetsstipend. Dette er for å ta høyde for skatt slik at den ansatte ved oppgjør ikke vil bli skyldig beløp som skal dekke skatten. Størrelsen avhenger også av om vedkommende vurderes å oppfylle vilkår som pendler i skattemessig forstand.

Dersom skattemessige vilkår til å vurderes som pendler er oppfylt kan bl.a. boutgifter i utlandet utbetales uten skatteplikt.

Reiseoppgjøret leveres på et eget oppgjørsskjema for forskningstermin (tilgjengelig her øverst) som også inneholder regnskapsskjema, underregnskap og pendlererklæring

Pendling:

Dersom den ansatte må av hensyn til arbeidet bo utenfor hjemmet vil han kunne ha fradragsrett for merkostnader til losji og besøksreiser til hjemmet. Ved vurdering av fradragsretten for merkostnader i utlandet så er utgangspunktet situasjonen til den ansatte og om den kan defineres som pendler.

Ved vurdering av fradragsretten for pendlerkostnadene i utlandet så må følgende vilkår være oppfylt:

  • Den reisende er å anse som bosatt i Norge etter norsk internrett
  • Den reisende er skattepliktig til Norge for inntekt av arbeid utført i utlandet
  • Den reisende disponerer bolig i Norge som han pendler hjem til (bolig i Norge ikke leid ut), og
  • Den reisende leier bolig i utlandet

I tillegg kreves det besøksreiser til hjemmet i Norge.

Reisehyppigheten for enslige / de som reiser med familien til utlandet skal være følgende:

  • Minst 8 hjemreiser i året ved opphold i Norden
  • Minst 4 hjemreiser i året ved opphold i Europa utenfor Norden
  • Minst 2 hjemreiser i året ved opphold i andre land

Dersom familien til den reisende er igjen i felles hjem i Norge stilles det ikke krav til besøksreiser. Som familie regnes; ektefelle, barn under 22 år og søsken som forsørges av den reisende.

Dersom oppholdet er av kortere varighet, så kan antall hjemreiser være forholdsmessig ut fra antall måneder i utlandet. Hjemreisene/pendlerreisene må gjennomføres av mottakeren av stipendet og ektefelle kan ikke gjennomføre pendlerreisene.

Dersom oppholdets varighet er på under 6 måneder stilles det ikke krav til hjemreiser (gitt at bolig i Norge ikke er leid ut).

Levere oppgjør og dokumentere bruk av stipend

Utførende: Den reisende

Den reisende skal fylle ut oppgjørsskjema og levere til tjenestesenteret innen 1 måned etter avsluttet reise.

Mobilitetsstipendet skal gå til å dekke etablerings- og merkostnader knyttet til utenlandsoppholdet, slik den reisende ønsker. Bruk av mobilitetsstipendet skal dokumenteres slik forklart i regnskapet og på oppgjørsskjemaet. Kvitteringer skal vedlegges. Den reisende kan sende inn scannet kopi av kvitteringer, men må selv oppbevare originaler i tilfelle de blir etterspurt av Skatteetaten. Andre utgifter enn de som er nevnt på regnskap og oppgjørsskjema skal ikke dokumenteres ovenfor NTNU.

Trekkpliktig del av stipendet blir beskattet som inntekt. Dersom den ansatte mener han kan ha ytterligere fradrag enn det NTNU tar inn i oppgjøret må eventuelt fradrag kreves i skattemeldingen.

Første reise ut/siste reise hjem er trekkfri og beløpet som dekkes kommer i tillegg til mobilitetsstipendet. Første reise ut og siste reise hjem innebærer fly/tog/taxi fra hjem i Norge til hjem i utlandet.

Utgifter som normalt er skattepliktige er de som er av privat karakter: Leiebil, kjøp av bil, forsikringer, treningsstudio, fritidsaktiviteter for barn, barnehageutgifter, husholdningsartikler, medisiner, klær, vask av bolig, reiser (utenom første/siste reise og pendlerreiser). Listen er ikke uttømmende.

Preeschool er skole og dekkes skattefritt.

Belastningssted (K-sted, prosjektnummer og ev. analyse) skal påføres skjemaet. Det vil normalt stå på tildelingsbrevet. Oppgjørsskjema med vedlegg skal oversendes lønnsavdelingens e-postadresse: lonnhr@hr-hms.ntnu.no

Reiseoppgjøret leveres på et eget oppgjørsskjema for forskningstermin (tilgjengelig her øverst). Skjemaet inneholder også regnskapsskjema, underregnskap og pendlererklæring.

Forklaring på oppgjørsskjemaet

Skjemaet er i 4 deler:

  1. Regnskap
  2. Underregnskap
  3. Pendlererklæring
  4. Oppgjørsskjema

1.Regnskap

I første del skal den reisende oppgi personopplysninger.

Da skal det fylles ut faktisk periode i utlandet på forskningstermin. Mobilitetsstipendet gis for faktisk periode i utlandet. Dersom den reisende har blitt tildelt 12 måneder i mobilitetsstipend, men oppholdets varighet ble på 10 måneder, vil man få mobilitetsstipend kun for den faktiske perioden man oppholdt seg i utlandet.

For å få tildelt familiesatser og reiseutgifter for familie så må familien være med i minimum 3 måneder. Medfølgende barn regnes som barn under 18 år eller som fortsatt går på videregående skole.

Dersom den ansatte bor i egen bolig i utlandet eller ikke har utgifter til bolig i utlandet under forskningsterminen kan mobilitetsstipendet bli redusert med 30%.

I regnskapet er oversikt over de utgiftspostene NTNU ønsker at den reisende skal dokumentere. Dette er også de utgiftene den reisende kan få utbetalt skattefritt, avhengig av pendlerstatus. Følgende presiseres om merutgifter:

  • Boligutgifter (leie, strøm og forsikringer):
    • Dokumenterte utgifter til leie, strøm og forsikringer i utlandet dekkes trekkfritt dersom pendlervilkårene er oppfylt. Selv om den ansatte oppfyller pendlervilkårene må den ansatte være oppmerksom dersom boligutgifter i utlandet er lave. Dette kan medføre at en større andel av mobilitetsstipendet blir skattepliktig.
  • Første reise til utlandet:
    • Her dokumenteres totale utgifter på første reise fra Norge til oppholdssted i utlandet. Dette inkluderer bl.a. fly/taxi/buss fra hjem i Norge til hjem i utlandet. Dekkes trekkfritt.
  • Siste reise hjem til Norge:
    • Her dokumenteres totale utgifter på siste reise fra oppholdssted i utlandet til Norge. Dette inkluderer bl.a. fly/taxi/buss fra hjem i utlandet til hjem i Norge. Dekkes trekkfritt.
  • Flyttekostnader:
    • Dokumenterte utgifter kan dekkes skattefritt. Det kan f.eks. være ekstra bagasje på flyet eller å sende noen esker med post. Utgifter til leie av møbler i utlandet er skattepliktig. Mer informasjon om flyttekostnader i Skatte-ABC.
  • Innreisekostnader (visum, vaksine, legeundersøkelser og lignende):
    • Utgifter i forbindelse med visum og søknad om visum er trekkfrie. Dette gjelder ikke utgifter til fornyelse av pass. Andre innreiseutgifter som er nødvendige for reisen, som vaksiner eller legesjekk kan dekkes trekkfritt.
  • Skolepenger:
    • Skolepenger for barn kan dekkes i tilfeller privatskole er nødvendig for å opprettholde en standard på barnas skolegang tilsvarende den i Norge. Nødvendig skoleuniform og skolemateriell som ikke kreves eller er gratis i Norge er trekkfri merutgift.
  • Hjemreiser:
    • Besøksreise til hjemmet i Norge kan dekkes trekkfritt for den ansatte dersom pendlervilkår er oppfylt. Når familien er med i utlandet kan ikke besøksreiser dekkes trekkfritt for familiemedlemmene.
  • Fripolise og utdanningsstipend:
    • Fripolise og utdanningsstipend er skattepliktig. Rutine og informasjon på fripolise og utdanningsstipend finner du her.

Annen bruk av mobilitetsstipendet skal ikke dokumenteres ovenfor arbeidsgiver. Udokumentert mobilitetsstipend utbetales som skattepliktig inntekt for den ansatte. Dersom det er andre utgifter den ansatte mener han bør ha fradrag for så skal det tas på skattemeldingen.

2. Underregnskap

Er for å hjelpe til å ha oversikt over utgifter underveis under oppholdet.

Dersom underregnskapet er utfylt vil beløpene oppsummeres automatisk og føres i riktig post i regnskapet.

3. Pendlererklæring

Er for å avklare pendlerstatus. Her skal den reisende krysse av for å komme til konklusjon om han er å anse som pendler eller ikke iht. skatteloven.

Som hovedregel er pendler er en person som har to hjem (bolig i Norge ikke utleid). Da må pendleren reise regelmessig for å besøke hjemmet sitt i Norge. Dersom du leier ut boligen din i Norge er du ikke pendler. Se mer detaljert informasjon om pendling på side 2. Pendlererklæringen fylles ut både i forbindelse med søknad om forskuddsutbetaling før utreise, og ved endelig oppgjør da pendlerstatus kan endre seg for den reisende.

4. Oppgjørsskjema

Del 1 i oppgjørsskjemaet skal fylles ut av den ansatte. Personalia og periode i utlandet skal kopieres over fra regnskapet. Vær oppmerksom på at satser mobilitetsstipend oppdateres ved årsskifte. Antall måneder i hvert år ganges med satsene.

Det er viktig at nødvendige vedlegg legges ved oppgjøret.

Når regnskaps- og oppgjørsskjema er ferdig utfylt av den ansatte er prosessen videre:

  • Skriv ut, signer og scan del 1 av oppgjørsskjema
  • Fyll ut, skriv ut, signer og scan pendlererklæring
  • Scan husleiekontrakt og alle andre relevante bilag
  • Send scannede bilag, signerte sider og hele regnearket til lønnsavdelingen: lonnhr@hr-hms.ntnu.no

Dersom oppgjøret ikke blir levert innen rimelig tid vil hele stipendet bli innrapportert som skattepliktig inntekt for mottaker.

Kontroll av regnskapet

Utførende: Attestant ved Seksjon for økonomitjenester

Attestant i lønnstjenesten gjennomgår oppgjøret og kontrollerer og godkjenner at det er utfylt i henhold til regler og bestemmelser for stipendet. Riktig kontigering må registreres.

Her må attestant være oppmerksom på følgende punkter:

  • Oppholdets lengde; det er faktisk periode i utlandet som bestemmer. Det kan være aktuelt å telle dager og runde opp/ned. Her må utvises skjønn og tas hensyn til om den reisende hadde utgifter til bolig i utlandet i perioden. Eks. hvis hjemreise var den 10. i måneden, men husleie måtte betales for hele måneden.
  • Antall reisende; og sjekke om familiemedlemmer var med i hele perioden.
  • Pendlererklæring; sjekke om pendlervilkår er oppfylt og at det er fylt ut ny pendlererklæring etter hjemreise.
  • Vurdere hva som kan utbetales trekkfritt/trekkpliktig.
  • Kontrollere om det er utbetalt stipendforskudd.
  • Satser oppdateres ved årsskiftet. Dersom oppholdet strekker seg over to kalenderår, må sats ganges med antall måneder i utlandet hvert kalenderår.
  • Passe på at ikke totale utgifter overskrider faktisk mobilitetsstipend.
  • Ekstern finansiering skal redusere mobilitetsstipendet tilsvarende ekstern finansiering. 50% av Fulbright-stipend reduserer stipend fra NTNU.

Eksampler:

  • 1) Man får tildelt 300 000 kr. i mobilitetsstipend fra NTNU og eksternt stipend 200 000 kr. Da utgjør mobilitetsstipend fra NTNU 100 000 kr.
  • 2) Man får tildelt 300 000 kr. i mobilitetsstipend fra NTNU og 200 000 kr. i stipend fra Fulbright. Da utgjør mobilitetsstipend fra NTNU 200 000 kr (50% av Fulbright stipendet reduserer mobilitetsstipend fra arbeidsgiver). Sakene vil normalt være avklart før utreise, men kan ellers diskuteres med NIRS.

Det vil alltid være noe usikkerhet rundt trekkplikt/trekkfritak for enkelte utgifter. Der det er uklart om hjemmel til å utbetale uten trekkplikt bør NTNU betrakte utgiftene som trekkpliktige. Utgifter som normalt er skattepliktige er de som er av privat karakter: Leiebil, kjøp av bil, forsikringer, treningsstudio, fritidsaktiviteter for barn, barnehage, husholdningsartikler, medisiner, klær, vask av bolig, reiser (utenom første/siste reise og pendlerreiser). Listen er ikke uttømmende.

Til slutt skal oppgjøret sendes til godkjenning til BDM.

Oversikt – Fradrag for merutgifter ved forskningsopphold under 12 mnd. Lenke til dokument fra EY

Godkjenning

Utførende: Budsjettdisponeringsmyndigheten (BDM)

Godkjenne at reisen er utført og kontrollere at belastningssted er riktig.

  • BDM kan velge enten å returnere godkjent dokument påført manuell signatur eller å godkjenne elektronisk via epost til attestanten
  • Trekkfritt reisestipend kodes med lønnart 2230 - regnskapsart 7136
  • Trekkpliktig stipend utland kodes med lønnart 2122 (med landkode) – regnskapsart 5335

Bilaget sendes tilbake til tjenestesenteret.

Registrering og arkivering av bilag

Utførende: Attestant ved tjenestesenteret

Bilag for oppgjør av tilskudd registreres i henhold til dokumentasjon av trekkfri/-pliktig del av tilskuddet, samt forskuddsbeløp.

Trekkpliktige stipendier innberettes i årsoppgaven (113A_026). Tilskudd til bolig innberettes (kode 157A Trekkpliktig godtgjørelse til bolig/losji – innland/utland).

Trekkfrie stipendier innberettes i årsoppgaven (kode 818). Tilskudd til pendlers bolig som ansees trekkfritt (kode 522 Pendlers bolig i utlandet).

Trekkpliktig andel av stipendet medfører plikt til å betale arbeidsgiveravgift av beløpet jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Signert/anvist oppgjørsskjema som er oversendt tjenestesenteret for registrering, blir arkivert her. Originale kvitteringer beholdes av den ansatte, for dokumentasjon overfor Skatteetaten.

Informasjon om det endelige oppgjøret sendes til den som skal motta oppgjøret.

Kontakt

Ved spørsmål, ta kontakt med tjenestesenteret:

 NTNU hjelp

468 Visninger