Denne siden er under arbeid.

Innmelding og rutine for tilgangsavtaler og arkivering av dokumentasjon om gjesteforskere ved Det humanistiske fakultet

Bakgrunn

Det humanistiske fakultet (HF) skal følge NTNUs retningslinje for tilgangskontroll og ha oversikt over hvem som gis tilgang til virksomheten. På denne siden finner du informasjon og rutiner for innmelding, inngåelse av tilgangsavtaler og arkivering av dokumentasjon om gjesteforskere ved fakultetet.

Ledelse og ansvar

Instituttleder er ansvarlig for at de nødvendige vurderinger er gjennomført i forkant av et gjesteforskeropphold, for at tilgangsavtaler blir inngått, og at dokumentasjon blir arkivert i henhold til rutinen nedenfor. Det er også instituttleders ansvar å påse at gjesteforskere får god mottakelse på campus.

Innmelding av ønsket gjesteforsker

Den som ønsker å invitere en gjesteforsker er ansvarlig for å skaffe instituttleder den informasjonen som er nødvendig for å kunne foreta vurderingene nevn over. Dette gjøres ved å fylle ut følgende nettskjema for innmelding av ønske om gjesteforsker:

Innmelding av ønske om gjesteforsker.

Dersom instituttleders innledende vurdering er positiv, avhenger den videre prosessen av gjestens statsborgerskap og ulike sikkerhetshensyn.

Sikkerhetsvurdering

NTNU har utarbeidet en veileder for vurdering av forskningssikkerhet og eksportkontroll, der det også er lenket til et skjema til hjelp i denne vurderingen.

For utenlandske statsborgere

Dersom den potensielle gjesteforskeren er utenlandsk statsborger, skal den som har meldt inn ønsket sørge for at instituttet får kopi av gyldig identifikasjon (pass eller nasjonalt ID-kort). Dersom gjesten innehar dobbelt statsborgerskap tilhørende land utenfor EU/NATO, eller kommer fra et land som PST vurderer som risikoland, må det i tillegg gjøres ekstra sikkerhetsvurderinger, jamfør avsnittet nedenfor om gjester utenfor EU/NATO. Ta kontakt med HR-seksjonen ved fakultet dersom det er behov for avklaringer.

For statsborgere av land utenfor EU/NATO eller fra land som PST vurderer som risikoland

Dersom den potensielle gjesten er statsborger av land utenfor EU/NATO må den som har meldt inn ønske om gjesteforsker fylle ut skjema om forskningssikkerhet og eksportkontroll (lenke nedenfor). Det samme gjelder når det er snakk om gjesteforskere fra land som PST vurderer som risikoland. Politiets sikkerhetstjeneste (PST) gjør nasjonale trusselvurderinger hvert år, så hvilke land dette gjelder vil endre seg over tid. Når skjemaet er fylt ut blir det sendt på epost til den som har fylt det ut. Det må da lastes ned og gjøres tilgjengelig for instituttleder, som så skal gjøre en ny vurdering.

Politiets sikkerhetstjenestes nasjonale trusselvurdering

Norsk skjema om forskningssikkerhet og eksportkontroll

Engelsk skjema om forskningssikkerhet og eksportkontroll

For mulige gjesteopphold i fagmiljø som berører sensitive områder

Dersom den potensielle gjesten skal være i et fagmiljø der det er mulig å få innblikk i sensitive områder, som for eksempel kunnskap om eller bruk av teknologi underlagt eksportkontroll, eller der det kan skje kunnskapsoverføring som kan ha betydning for nasjonal sikkerhet, skal også skjemaet om forskningssikkerhet og eksportkontroll fylles ut av den som har meldt inn ønsket om gjesteforsker, med samme framgangsmåte som beskrevet for gjester fra land utenfor EU/NATO over.

Tilgangsavtale

Om vurderingene over ender opp med at det skal komme en gjesteforsker, må Instituttleder gjøre en vurdering av gjestens behov for tilganger under oppholdet. Instituttet oppretter tilgangsavtale i tråd med NTNUs retningslinje for tilgangskontroll:

NTNUs retningslinje for tilgangskontroll.

Mottak av gjesten

Instituttleder har ansvar for at deres gjesteforskere får nødvendig informasjon om NTNU og relevante regelverk. Dersom NTNUs og instituttets føringer for gjesteoppholdet ikke etterleves, skal gjesteoppholdet opphøre. Instituttleder må da informere gjesteforsker om tilgangsavtalen avsluttes og begrunne avgjørelsen.

Den som har meldt inn ønsket om gjesten er gjestens vert og mentor i løpet av oppholdet, dersom ikke noe annet er avtalt. Både instituttleder, verten og administrasjonen finner nyttig informasjon om mottak av gjester på NTNUs wikiside om dette:

Wikiside om mottak av gjest på campus

Gjesteforskeren finner nødvendig informasjon på en egen wikiside for gjester ved NTNU:

Wikiside for gjester ved NTNU

Forlengelse av gjesteoppholdet

Dersom oppholdet ønskes forlenget utover det vurderte tidsrom, skal utvidelse av opphold godkjennes av instituttleder og tilgangsavtalen oppdateres.

Dokumentasjon og etterarbeid

Etter at gjesteforskeroppholdet er avsluttet, må instituttet påse at eventuelle tilganger har opphørt.

Instituttet har også ansvar for å arkivere relevant dokumentasjon før, under og etter gjesteforskeroppholdet, etter følgende rutine:

Arkivering

Instituttet oppretter egen fellesmappe i Elements for saksbehandling av gjesteopphold, etter følgende struktur:

SAK

Tittel: Gjesteforskere - Institutt – 20xx
Arkivdel: NTNU-EMNE3
Tilgangskode: Ingen
Hjemmel: Ingen
Klassering: 418 eller 212.5

JOURNALPOST

Følgende dokument skal arkiveres:

• Innmeldingsskjema med vedlagt CV
• Instituttleders vurderinger
• Skjema for vurdering av forskningssikkerhet og eksportkontroll
• Gjesteforskeravtaler/tilgangsavtaler

Dokumentene arkiveres som x-notat etter følgende struktur:
Tittel: <beskrivende tittel> - Navn xx (navn skjermes)
Tilgangskode: P
Hjemmel: § 26 fjerde ledd (hvis forskningsideer), § 14 (om vedtak fattes på grunnlag av dokumentet) eller § 25, passnummer, Offl. § 26 femte ledd.

Relevante lenker

KULT sin informasjonsside til mulige gjesteforskere.

HKdir sin informasjonsside om invitasjon og ivaretakelse av gjesteforskere

NTNU sin side Forskningsetikk - opplæringsressurser