For saksbehandlere.

Her finner du saksgang og godkjenningsrutiner for godkjenning av ekstern utdanning ved Det Humanistiske fakultet (HF). Dette omtales også som innpassingssaker eller innpassing av ekstern utdanning i grad.

Skriftlig søknad

Studenten søker om godkjenning av utdanningen i skjema Søknad om godkjenning av utdanning (ntnu.no).

Søkere som ikke har Feide-innlogging kan benytte dette skjemaet: Søknad om godkjenning av ekstern utdanning - Det humanistiske fakultet (ntnu.no). Dette skjemaet skal kun benyttes av eksterne søkere som ikke har Feide-bruker ved NTNU.

Søkere som ønsker å søke om forhåndsgodkjenning av fagplan for utveksling, skal benytte annet skjema. Les mer på utenlandsstudier - NTNU.

Studenten skal ikke laste opp karakterutskrifter ved søknaden, men levere disse direkte til aktuelt institutt eller sende til fakultetet som viderefordeler til rette institutt.

Studenten kan trenge veiledning før søknad, men for selve behandlingen av søknaden starter prosessen med den skriftlige søknaden. Skjema for søknad om innpassing.

Postfordeling fra fakultetet

Fakultetet fordeler alle innkomne saker i ePhorte. Disse fordeles til instituttene for saksbehandling.

Postfordeling ved instituttet

Instituttet fordeler saken til en saksbehandler i ePhorte.

Saksbehandler: formell og faglig vurdering

Politisk vedtak

Dersom hele eller deler av utdanningen ikke har blitt vurdert før må det en faglig vurdering til. Det innebærer at det faglige innholdet i utdanningen det søkes om godkjenning for vurderes opp i mot enkeltemner/samling av emner i graden det søkes om innpassing til.

Faglig vurdering foretas av seksjons-/fagkoordinator eller emneansvarlig. Vurdering av faglig kvalitet og ekvivalens med særlig vekt på læringsmål.

Ved nye faglige vurderinger kan det være greit å huske på:

• Fullstendig eller vesentlig faglig overlapp gir studiepoengreduksjon
• Tilsvarende emner: Har ikke sammenfallende pensum eller faglig innhold, men kan bidra til å oppfylle læringsmål for studieprogrammet

Administrativt vedtak

Dette er et vedtak gjort rent administrativt. Dette kan gjøres når:

• den faglige vurderinga har vært politisk vedtatt tidligere
• godkjenninga ikke krever faglig vurdering

Saksgang faglig vurdering

1. Avveining av behov for faglig vurdering
2. Bestilling av faglig vurdering
   • Instiuttekstern: Bestilling og svar i ePhorte
   • Internt på instituttet: Bestilling muntlig eller pr. e-post
3. Faglig vurdering ved den relevante fagseksjonen
4. Registrering og oppfølging av faglig vurdering

Hva må vi sjekke?

• Er søknaden fullstendig? Er dokumentasjonen av god nok standard?
• Er studiestedet akkreditert? Sjekk NOKUTs oversikt.
• Oversikt over høyere utdanning i verden (engelsk)
• Er det deler av utdanninga som ikke kan godkjennes som høyere utdanning?
• Hvordan regne om omfang til studiepoeng (NOKUTs landdatabase | Internasjonal seksjons base - gNAG)?
  • OBS! Forskjellige studiesteder i samme land kan gjerne ha ulike belastningssystem – forskjellige fakulteter/avdelinger på samme institusjon kan til og med ha ulike systemer
• Er emnene på riktig nivå?
• Presedens: Hva har blitt gjort i lignende saker før.

Begreper

• Akkreditering
  • Godkjent som høyere utdanning
• Tid-for-tid-prinsippet
  • Ett år av en utenlandsk grad tilsvarer ett år av norsk grad
• Full-time student
  • Ikke nødvendigvis full studieprogresjon (60 sp i året / 30 pr semester)

Dokumentasjon

• Attesterte kopier av utdanning på originalspråket
• Attesterte kopier av oversatte dokumenter
• Eventuelt verifisering fra studiested
• Emnebeskrivelser og/eller pensumlister

Verktøy og ressurser

• Internasjonal seksjons gNAG-database for utenlandsk utdanning
• Nokuts databaser og oversikter
  • Landdatabasen
• Liste over verdens universiteter (engelskspråklig)
• Liste over verdens universiteter (tyskspråklig)
• Søk i ePhorte
• Studieseksjonen, HF
• Internasjonal seksjon
• NOKUT

Særegenheter

• NOKUT kan i dag ikke godkjenne høyere utdanning fra blant annet Irak og Afghanistan.
  • Kan ikke verifisere dokumenter fra disse landene
• Utenlandske studiesteder som innpasser norsk (eller annen) utdanning som ikke er akkreditert
  • Eksempel: University of Wolverhampton innpasset to år fra NISS
• Frankrike:
  • Ståkarakter («note») er 10/20.
    • Kan ikke se på ECTS-karakter eller uttelling i ECTS alene.
  • Karakterer ned til 8/20 kan godkjennes dersom emnet inngår i bestått grad/årsstudium («certificat»),og dersom snittet er over 10/20
  • Karakterer under 8/20 kan ikke under noen omstendigheter godkjennes
• Godkjenning av undervisningsopphold i utlandet, men eksamen avlegges ved NTNU
  • Problematisk med tanke på både finansiering og overlapp

Hva som ikke godkjennes

• Språkkurs fra språkskoler
• Språkkurs ut over 15 sp, eventuelt kurs uten omfang og/eller karakter
• Bruk av ECTS utenfor EU
• Fag som tas eller er tatt på nivå med norsk videregående skole

Studentkontakt

Det er ikke alltid nødvendig å kontakte en student om søknaden, men hvis den har mangler må studenten kontaktes av saksbehandler for å kunne få inn manglende/ufullstendig dokumentasjon og opplysninger.

Saksbehandler skriver vedtaksbrev

I vedtaksbrev tilstreber saksbehandler klarspråk. Les mer om klarspråk.

• Vedtak skal begrunnes
• Et avslag på søknad om godskriving må begrunnes
• En god begrunnelse kan hindre unødvendige klager
• Studenten må orienteres om klagefrist (3 uker fra mottak av brevet)
• Studenten må orienteres om hvem som er klageinstans og hvor klagen skal sendes (til samme enhet som avslo søknaden)

Orienteres det ikke om klagefrist er klagefristen i utgangspunktet evig.

Maler på vedtaksbrev ligger på fellesområdet (T:) for Fellesadministrasjonen for HF

Godkjenning og signatur til instituttleder/kontorsjef

• Politiske vedtak signeres av instituttleder og saksbehandler
• Administrative vedtak signeres av kontorsjef og saksbehandler

Sluttbehandling i ePhorte

Ferdigstill brevet i ePhorte og send det til studenten.

FS-registrering

Registrer utfallet i FS.

Brukerveiledninger finner du i fakultetets wiki for saksbehandlere. og i Studieavdelingen sin wiki for Felles Studentsystem (FS).