Denne siden beskriver fremgangsmåten for å håndtere og følge opp innmeldte avvik i utdanning og læringsmiljø. Denne fremgangsmåten brukes når et avvik er registrert i plattformen EQS og skal behandles av meldingsansvarlig og lokal behandler.

Prosedyren er underlagt Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø.

Se hovedsiden Utdanningskvalitet
English version: Procedure - follow up deviations - education quality

Hva er avvik i utdanning og læringsmiljø?

NTNU skiller mellom avvik og varsling:

• «Avvik» gjelder feil, mangler eller forbedringsbehov i utdanning og læringsmiljø. Dette kan være forhold knyttet til gjennomføring av undervisning, vurdering, tilrettelegging, informasjonsflyt og læringsmiljø.
• «Varsling» handler om svært alvorlige og kritikkverdige forhold som mobbing, (seksuell) trakassering, vold, trusler og truende atferd. Dette skal ikke registreres som avvik, men meldes via NTNUs varslingsskjema. Les mer om varsling her: Varsling for studenter og Varsling for ansatte.

Det forventes at saker forsøkes løst på lavest mulig nivå før et avvik meldes. For studenter innebærer dette vanligvis dialog med faglærer, bruk av studenttilbakemeldinger eller kontakt gjennom studentdemokratiet. For ansatte innebærer det å ta opp behov for endringer i fagmiljøet, i studieprogramrådet eller gjennom evalueringer.

Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at alle innmeldte avvik blir håndtert og fulgt opp på en måte som sikrer nødvendige tiltak, samt forhindrer fremtidige gjentakelser.

Roller og ansvar

Ansvaret for behandling av avvik er knyttet til to roller: meldingsansvarlig og behandler. Meldingsansvarlig er den som, etter delegasjon fra linjeleder, mottar alle avviksmeldinger innen utdanning og læringsmiljø for sitt fakultet. Rollen innebærer å vurdere og fordele og eventuelt avvise det innmeldte avviket. Behandler er den som mottar avviket fra meldingsansvarlig, følger det opp og sørger for at saken håndteres og lukkes.

Meldingsansvarlig sine oppgaver

Som meldingsansvarlig skal du:

• vurdere om innmeldte avvik faller inn under definisjonen av avvik, om de inneholder sensitive personopplysninger eller gjelder kritikkverdige forhold, og avgjøre videre behandling
• sørge for å sende meldinger videre til lokal behandler eller annet fakultet, eller avvise meldingen med begrunnelse
• avvise meldinger som gjelder kritikkverdige forhold, informere melder om dette og omregistrere saken i varslingsskjema
• samarbeide med andre enheter ved NTNU når det er nødvendig for å håndtere avviket

Behandler

Som behandler skal du:

• vurdere innholdet i tildelte meldinger og avgjøre videre behandling
• sikre god saksbehandling, innhente nødvendige opplysninger og dokumentere saken i EQS
• sende saken på høring når det er behov for intern avklaring eller diskusjon
• følge opp og gjennomføre korrigerende tiltak og sørge for at avvikene lukkes
• behandle avvik så raskt som mulig og innen rimelig tid (normalt innen 4 uker), og sende foreløpig svar dersom saken tar uforholdsmessig lang tid

Fremgangsmåte for håndtering og oppfølging av avvik i EQS

Generelt

EQS‑skjemaene er dynamiske, og valg underveis styrer hvilke felt som vises. Forklaringer fås ved å holde musepekeren over spørmålssymbolene.

1. Meldingsansvarlig: mottaksskjema

Når et avvik innen utdanning eller læringsmiljø meldes inn, mottar meldingsansvarlig en automatisk e‑post fra EQS NTNU med lenke til saken.

Meldingsansvarlig skal først vurdere om meldingen er et avvik:

• Hvis ja, og saken skal behandles ved eget fakultet, velg «JA, GODKJENT for videre behandling» og følg instruksjonene for oversendelse til lokal enhet.
• Hvis ja, men saken skal behandles av annet fakultet, velg «ENDRE ANSVARLIG ENHET» og følg instruksjonene for overføring.
• Hvis nei, velg «NEI, IKKE GODKJENT» og lukk saken etter instruksjonene.
• Hvis saken vurderes som alvorlige eller kritikkverdige forhold (varsling), skal saken omregistreres i varslingsskjemaet og følges opp etter retningslinjene for varslingssaker. Melder skal informeres om at avvikssaken er avvist og omregistrert som varslingssak. Velg «NEI, AVVIST VARSLINGSSAK» og lukk saken etter instruksjonene.

Når alle felt er utfylt, avslutter du med «Ferdigbehandlet mottaksskjema».

2. Behandler: behandlingsskjema

Behandler får e-post med klikkbar lenke i EQS når saken er oversendt fra meldingsansvarlig.

• Velg «JA, GODKJENT for videre behandling», fyll ut behandlingsskjemaet og følg instruksjonene i skjemaet for behandling og lukking av saken.

Når alt er ferdig utfylt, velg «Ferdigbehandlet behandlingsskjema».

3. Tiltak og høringsrunde

EQS gir meldingsansvarlig og behandler mulighet til å opprette tiltak og/eller høringsrunde i forbindelse med saksbehandling av en melding (se framgangsmåte for tiltak i EQS).

En høringsrunde kan benyttes for å gi andre midlertidig tilgang til saken, slik at de kan bidra i vurderingen før saken lukkes. Dette kan være aktuelt for å:

• vurdere hvilke tiltak som må gjennomføres før saken kan lukkes
• avklare hvem som bør involveres i vurderingen, og hvem som skal utføre tiltakene
• avklare tiltak med linjeleder før gjennomføring
• avklare detaljer med den som skal utføre tiltaket før det sendes ut

Lukking av melding i EQS

Både meldingsansvarlig og behandler kan lukke avvik. Hovedregelen er at lokal behandler lukker meldingene i henhold til gjeldende framgangsmåte for lukking i EQS, med mindre annet er avtalt med meldingsansvarlig.

Rapportering

E-poster fra EQS

EQS sender automatisk følgende e-poster:

• «[EQS NTNU] Meldingsansvarlig for “Avvik xxx”, ID xxx» sendes til behandler ved registrering av nytt avvik innen utdanning eller læringsmiljø.
• «[EQS NTNU] Meldingen “xxx”, ID xxx er lukket» sendes til innmelder når saken er ferdig behandlet.
• Varsler knyttet til tiltak og høringsrunder.
• Melding til linjeleder når avvik registreres.

Saker som ikke skal behandles i EQS

• Personopplysninger eller annen sensitiv informasjon skal ikke registreres i EQS. Dette gjelder blant annet varslingssaker (som beskrevet øverst på siden) og behov for individuell tilrettelegging.
• Avvik som ikke følges opp innen rimelig tid (jf. forvaltningsloven § 11a) kan anses som alvorlige forhold. Slike forhold kan sendes inn som varsel i NTNUs varslingsskjema via Si fra-portalen og behandles og arkiveres i Elements i tråd med gjeldende varslingsrutiner.
• Når slike varsler mottas, skal avviket i EQS lukkes med kommentar.

Før du sender ut informasjon

• Vurder hvem som skal motta brev eller notat (f.eks. andre enheter ved NTNU eller samarbeidende virksomheter). Kontakt fakultetets meldingsansvarlige ved tvil.
• Rapporter kan eksporteres fra EQS til pdf og sendes som e-postvedlegg. Vurder behov for sikkerhetstiltak som kryptering før utsendelse.

Kontakt

Endre tilganger? Ta kontakt med fakultetets EQS-koordinator.

Hvis du har kommentarer eller spørsmål til nettsiden, kan du sende en e-post til EQS i utdanning ved Avdeling for utdanning.