Her er veiledning til deg som skal søke om forskudd på stipend som du har fått for å dekke kostnader på forskningsopphold i utlandet.

Engelsk Travel advance mobility grant

Temaside forskningstermin

Om reiseforskudd-skjemaet

• Søknad om reiseforskudd sender du i Selvbetjeningsportalen. Skjemaet går til din leder/kostnadsgodkjenner for godkjenning.
• Husk å lagre skjemaet.
• Det er ikke mulig å slette skjemaet etter at det er sendt inn. Du må endre i innsendt skjema, dersom lederen din ikke godkjenner.

Kredittkort

Alle ansatte med reise og utlegg for NTNU kan søke om å få kredittkort for å kunne belaste sine jobbrelaterte utlegg. Les mer og søk om kredittkort

Slik sender du søknad om forskudd

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

eller last ned DFØ-appen

Se veiledning fra DFØ: Registrere reisesøknad og reiseforskudd (dfo.no)

• Velg Reise og skjemaet «Registrer reisesøknad og -forskudd».

• Velg "lag ny"
• Du får nå opp skjemaet som består av fire deler: 1) reiserute, 2) kostnader, 3) transportmiddel og godkjenning og 4) vedlegg.

Trinn 1 Reiserute

• Fra/ til: Før opp dato for utreise i «Fra» og en fiktiv dato for retur. Skriv gjerne dagen etter utreisedato som retur. Grunnen til det, er at Selvbetjeningsportalen låser muligheten for å registrere flere reiseregninger i samme tidsrom.
• Formål: Her skal du skrive Forsknings- og utviklingstermin eller Forskningsopphold.
• Land/Region/Sted: Fyll inn land og sted du skal til. Hvis du skal til flere land, kan du trykke på + tegnet og legge til flere land og steder.
• Kostnadstilordning: Velg «Annen». Klikk på boksen med kostnadsfordeling, så åpnes fanen «Tilordningsdetaljer».

Kostnadssted: Denne vil være ferdig utfylt med kostnadsstedet som gjelder for din stilling. Hvis forskningsoppholdet skal føres på et annet kostnadssted, skriver du det her.

Arbeidsordre (K7): Dette er det samme som prosjektnummer, og må endres til det prosjektnummeret som gjelder for forskningsoppholdet. Når man endrer prosjektnummeret skal man bare endre tallene, UV skal stå foran tallet. Så i rubrikken Arbeidsordre (K7) kan det for eksempel stå UV951010100.

De andre feltene under "tilordningsdetaljer" skal du ikke gjøre noe med. Trykk lagre når du er ferdig og deretter på pila til venstre for «Tilordningsdetaljer».

Trinn 2 Kostnader

Estimerte kostnader: Her skal du føre opp en andel av beløpet du har fått tildelt. Det kan for eksempel være tildelt mobilitetsstipend + reisekostnader. Husk at stipend utbetales ut ifra faktisk antall måneder i utlandet.

Ta høyde for skatt når du søker om forskudd. Mobilitetsstipendet er i utgangspunktet skattepliktig. Om du unntas skatteplikt for deler av stipendet, avhenger av flere faktorer. De mest vanlige faktorene er om du har pendlerstatus og/eller om du skal til USA.

Hovedregelen at du søker om 60 prosent av tildelt mobilitetsstipend. Unntak: Dersom du har pendlerstatus og husleiekostnadene i utlandet er høyere enn stipendets totalsum, kan du søke om inntil 80 prosent av tildelt mobilitetsstipend.

VIKTIG: Husk å trykke på +Legg til forskudd, før du går videre

Skriv inn samme sum som du førte opp i «estimerte kostnader».

Trinn 3 Transportmiddel til godkjenning

Denne skal du kun fylle ut, hvis du skal kjøre egen bil til og fra stedet du skal være under forskningsoppholdet.

Ikke fyll ut Business-/førsteklasse. Du skal benytte rimeligste reisemåte.

Trinn 4 Vedlegg

Når du søker om forskudd i forbindelse med forskningsoppholdet, skal følgende vedlegg legges ved:

• Tildelingsbrevet om forsknings- og utviklingstermin/ bekreftelse på økonomisk støtte under forskningsopphold (NFR, Helse Midt e.l.)
• Enkelt budsjett med oversikt over kostnader (husleie, reise m.m)
• pendlererklæring (xcel) dersom du søker om beløp utover 60 prosent av tildelt mobilitetsstipend (se Trinn 2 «Kostnader»).

Når du sender inn skjemaet, går det direkte til din leder/kostnadsgodkjenner.

Oppgjør av forskuddet

Husk at du må gjøre opp forskuddet innen en måned etter avsluttet forskningsopphold. Se Oppgjør etter forskningopphold i utlandet ved stipendreiser.