Dokumenter og vedlegg er et stort tema.  Siden peker til diverse brukerveiledninger for dokumenthåndtering og filvedlegg på Innsida. 

Så du etter en veiledning om:

• dokumenter vedlagt på wikisider   - Hvordan laste opp og lenke til filer i en wikiside i Innsida
• dokumenter i dokumentbiblioteket i Innsida  - Hvordan og når dette anbefales (for Kommunikasjonsavdelingen)
• dokumenter i meldinger  - Legg ut filer for din enhet i en Innsida-melding
• dokumenter på serverområdet htdocs -  Hvordan koble til filene som ligger på htdocs webområder på ntnu.no (under).
• dokumentdeling for en gruppe (Confluence) - For alle. Dele informasjon og dokumenter med interne og eksterne samarbeidspartnere
• dokumenter - slik fyller du ut metadata og gjør dokumenter synlig via søk
• dokumenter - slik skriver du gode filnavn
   

Hvor skal jeg legge ut dokumenter og referater?

Dette er anbefalt praksis i prioritert rekkefølge:

1. Legg dokumenter som vedlegg på wikiside i Innsida - Dette er anbefalt metode i de fleste tilfeller hvor du ikke skal ha veldig mange vedlagte filer eller trenger å begrense redigeringstilgang til filene ut over innholdsprodusenter på innsida. 
2. Legg dokumenter i dokumentbiblioteket på Innsida - Denne metoden brukes for temasider og wikisider direkte knyttet til temasider. Dersom dokumenter skal tilgangsbegrenses, lenkes til fra mange forskjellige sider, og eller oppdateres jevnlig, er dette beste metoden. Metoden er foreløpig kun for innholdsadministratorer og Kommunikasjonsavdelingen sentralt ved NTNU.  Ta kontakt dersom du trenger hjelp med dette.
3. Legg dokumenter på server med nettilkobling (htdocs webområder) - Her finnes det en rekke ulike løsninger både sentralt og lokalt. Denne løsningen kan brukes der praksis for dette er etablert, og inntil bedre løsning er på plass. Se htdocs webområder (under)

Dokumenter på htdocs webområder

Filene behandles på samme måte som på en K:/ og M:/ (beskyttete filområder) - forskjellen er at disse filene vil ha en kobling til internett. 

• Tilgang: Kontakt din IT-støtte

• For at filene skal kunne få en url på nettet må mappen være registrert i commonreg. IT-avdelingen styrer dette og andre rettighetsforespørsler.

• Rettigheter til disse mapper og filer kan begrenses (til visse IP-adresser f.eks), av IT-avdelingen

Hva er URLen til en fil på en htdocs webområdet?

URLen blir   http://www.ntnu.no/   +  [stien til mappen]  + [filnavnet]

For eksempel

for en fil som ligger her:  X:\   > hms > 2007 > Nettsider > pdfskjema
med filnavn = HMSRV1902_Databrille_maaleskjema.pdf

URLen blir:  

http://www.ntnu.no/hms/2007_Nettsider/pdfskjema/HMSRV1902_Databrille_maaleskjema.pdf

Det er en stor fordel om filnavnene er korte konsise og enkle.  Dersom du skal lenke til filene bør du også: 

• Unngå tegnsetting som  / ,  ? ” ’ > <  #
• Unngå mellomrom, bruk heller _ eller - mellom ordene.
• Bruk beskrivende filnavn