Wikier

Bestilling mellom 100 000 og 500 000

Informasjon for ansatte med bestillerrolle (ikke rekvirenter). Har du et behov for en vare eller tjeneste mellom 100 000 og 500 000 ekskl. mva., ta kontakt med din lokale bestiller.

English: Purchases between 100 000 and 500 000 NOK

Temaside om bestilling | Sider merket med bestille

Retningslinjer for anskaffelse over 100 000 kroner

Alltid sjekk NTNUs avtalekatalog i forkant av en anskaffelse for å undersøke om det finnes en rammeavtale på området.

Anskaffelser over 100 000 kroner følger krav om konkurranse som hovedregel.

Er du usikker på om din anskaffelse fraviker denne regelen (f.eks. Intensjonskunngjøring eller direkteanskaffelse), ta kontakt med kontakt@okavd.ntnu.no. Det vil da bli gjort en vurdering og kvalitetssikring rundt den enkelte anskaffelsen.

Rutine for minikonkurranse

Lokal bestiller kan gjennomføre minikonkurranser som mot allerede inngått rammeavtale. Avtaleansvarlig kan kontaktes for utfyllende spørsmål rundt rammeavtalen det skal kjøres minikonkurranse mot.

Merk: Det er kun Seksjon for anskaffelser og innkjøp ved Økonomiavdelingen som skal inngå rammeavtaler.

Utarbeide forespørsel

Før en bestilling mellom 100 000 og 500 000 kroner, skal det utformes en forespørsel for å beskrive anskaffelsen. Denne skal sendes til minimum tre leverandører innen samme markedssegment for konkurranseutsettelse. Minst en bestiller ved alle fakultet har vært på opplæring i slike kjøp og skal kunne hjelpe deg.

En forespørsel eller et konkurransegrunnlag er dokumenter som utarbeides for å få aktuelle leverandører til å gi et tilbud i en konkurranse.

For å ivare tillit og integritet, må du vurdere habilitet ved oppstart av anskaffelsesprosessen.

Spesifikasjonskrav til en forespørsel

  • Beskrive behovet/ytelsen.
  • Spesifisere absolutte krav.
  • Beskrive ønskede egenskaper ved varen/tjenesten du ønsker å evaluere og sammenligne tilbudene på.

Anskaffelsesprotokoll skal benyttes kontinuerlig under hele prosessen. Denne opprettes når anskaffelsesprosessen settes i gang og lagres lokalt. Ferdigstilt protokoll lagres i ePhorte.

Maler og kontraktsdokument

Kravspesifikasjon og tildelingskriterier fylles ut i forespørselen. Avtaledokumentet og Generelle kontraktsvilkår (varer eller tjenester), skal legges ved forespørselen.

Varekjøp:

Tjenestekjøp:

Godkjenningsprotokoll

Tilleggsinformasjon:

Konkurranse

Når forespørselen er utarbeidet og alt er klargjort for konkurranse, sendes dette til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment (leverandører som leverer løsninger innenfor den kategorien anskaffelsen omfatter) for å sikre konkurranse. Send dette gjerne på epost til leverandørene.

Be om bekreftelse på at leverandørene har mottatt forespørselen.

Tidsplan for anskaffelse

Det skal settes tilstrekkelig tid mellom frist for spørsmål til konkurransen og tilbudsfristen. Dette er så leverandørene får tid til eventuelle endringer i sine tilbud.

Ved større endringer i konkurransen før tilbudsfrist må det vurderes om tilbudsfristen bør forlenges. Dette gjelder uavhengig av hvem som er årsak til endringene.

Tilbudsfrist

Tilbudsfristen er absolutt. Leverandører som ikke leverer innen tilbudsfristens utløp skal avvises fra konkurransen.

Det er ingen minimumskrav til tilbudsfristens lengde for del I-anskaffelser, men tilbudsfristen må gi tilbyderne tilstrekkelig tid til å utarbeide et godt tilbud.

Det er viktig å notere når hvert enkelt tilbud kommer inn og at dette protokollføres i anskaffelsesprotokollen. Tilbudene skal ikke åpnes før fristens utløp.

Velståelsesfrist

Vedståelsesfristen bør ikke settes lenger enn nødvendig, da leverandører plikter å binde opp ressurser i denne perioden. Samtidig må det settes tilstrekkelig tid til å evaluere, tildele og signere kontrakt før vedståelsesfristen utløper.

Evaluering

Husk å sett av nok tid til å evaluere innkomne tilbud. Her må du vurdere hvor mange tilbud dere forventer å motta, omfanget på dokumentasjonen som skal gjennomgås, samt ta høyde for eventuelle avklaringer/dialog med tilbyderne.

Karensperiode

Det er ingen krav til lengde på karensperiode i del I-anskaffelser. Det er likevel god forretningsskikk å la berørte leverandører få anledning til og ta stilling til tildelingsbeslutningen før kontrakt signeres.

Mottak av tilbud

Etter åpning av tilbudene foretas kvalifisering av tilbyderne. Det skal da kontrolleres for om tilbyderne har lagt ved nødvendig dokumentasjon på at de oppfyller kvalifikasjonskravene som er stilt. Se veilederen mottak av tilbud for håndtering av innkomne tilbud.

Merk: Sjekk om evt. habilitetskonflikter for bestiller og rekvirent.

Kvalifisering av tilbud

Dersom det mangler nødvendig dokumentasjon, kan du etterspørre dette av tilbyder. Dette skal ikke være en forbedring av tilbudet eller gi et konkurransefortrinn.

Dersom en tilbyder ikke kan dokumentere at han oppfyller kvalifikasjonskravene, kan tilbyder avvises. Her må det foretas en konkret vurdering ut fra kravspesifikasjonen i forespørselen og dokumentasjonen som foreligger. Bestiller sender brev til avviste tilbyder med begrunnelse for avvisningen.

Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt

Tilbudene som foreligger innen tilbudsfristen evalueres ut fra behovet og kravspesifikasjonen som er oppstilt i forespørselen.

Først må absolutte krav i forespørselen gjennomgås. Manglende oppfyllelse av absolutte krav vil kunne føre til avvisning av tilbudet, med mindre dialog/avklaring ikke oppklarer avviket. Dersom en slik avklaring medfører at en tilbyder forbedrer tilbudet sitt, kan dere ikke legge vekt på denne avklaringen.

Valg av leverandør foretas på bakgrunn av tildelingskriteriene i forespørselen. Sett opp en kortfattet begrunnelse.

Evaluering:

Tildeling:

Bestilling og kontrakt

Bestiller legger inn bestilling i bestillingssystemet.

Anskaffelsesprotokoll (sendes ikke til leverandør) og kontrakt legges ved i bestillingssystemet.

Arkivering i ePhorte

Bestillere kan benytte arkiveringsrutinene for innkjøp. Der det står "Anskaffelse" og "konkurransegrunnlag og kunngjøring" benytter du "forespørsel" istedenfor.

Anskaffelsesprotokollene skal lagres i ePhorte sammen med tilhørende dokumenter til saken. Ved sakens oppstart oppretter saksbehandler en saksmappe med f.eks. navn <Forespørsel + "navn på anskaffelsen">, og lagrer all tilhørende informasjon av relevans til saken underveis i prosessen.

Hvilken dokumentasjon skal arkiveres i ePhorte?

  • Forespørsel med vedlegg
  • Tilbud med vedlegg
  • Kvalifikasjonsvurdering
  • Tilbudsevaluering
  • Melding om valg av leverandør og evt. avvisninger
  • Anskaffelsesprotokoll
  • Kontrakt
  • Brev fra leverandører

Merk: Elektronisk tilgjengelig informasjon kan lastes opp direkte i ePhorte.

Leverings- og betalingsbetingelser

For NTNU er det vanlig å forlange leveringsbetingelsen DAP (Incoterms 2020). Betaling skal skje innen tretti (30) kalenderdager etter at kjøper har mottatt korrekt faktura. Se betingelser for betaling og levering.

Kontakt

Spørsmål kan rettes til lokal bestiller. Bistand kan på forespørsel gis fra Seksjon for anskaffelser og innkjøp ved Økonomiavdelingen:

Email: kontakt@okavd.ntnu.no | Sak vil bli opprettet og behandlet i NTNU Hjelp.