Arbeidsgivers rolle og ansvar ved forskningsopphold i utlandet - Kunnskapsbasen
Arbeidsgivers rolle og ansvar ved forskningsopphold i utlandet
Når NTNUs vitenskapelige ansatte skal ha forskningsopphold i utlandet, er det en del forberedelser arbeidsgiver må følge opp. Her under er noen av de punktene som må ivaretas når en ansatt skal ha midlertidig forskningsopphold (under 12 mnd.) i utlandet.
Forskningsopphold i utlandet temaside ----
Ansatte som har forskningsopphold i utlandet, har normalt et invitasjonsbrev eller en avtale med en institusjon i besøkslandet, og har arbeidssted der i perioden. Informasjonen på denne siden gjelder ikke andre opphold enn forskningsopphold. Dersom det er andre grunner til at den ansatte jobber fra utlandet (personlige årsaker) finner du mer informasjon på Ansette utenlandsk medarbeider som skal jobbe i Norge.
Avtale om endring i arbeidssted
Ansatte som skal arbeide utenfor Norge i mer enn fire sammenhengende uker, skal inngå en skriftlig avtale før avreise. Dette er pålagt i arbeidsmiljøloven. Denne avtalen skal inngås med lokal enhet. Avtalen skal signeres av begge parter og arkiveres i personalmappen i Elements. Når dette er gjort skal det sendes informasjon til Tjenestesenteret om endring i arbeidssted.
Når ansatte jobber fra utlandet registreres lønn som opptjent i utlandet.
Se lenke til skjema og prosess
Folketrygdmedlemskap
Ansatte som jobber fra utlandet, skal søke NAV om bekreftelse på medlemskap i norsk folketrygd. Dette er for de fleste en formalitet, da medlemskapet som hovedregel opprettholdes. NTNU er en stor organisasjon og vi kjenner ikke til alle ansatte sine personlige forhold som kan være relevant for medlemskapet. Derfor bør medlemskapet dokumenteres og bekreftes. Dette er en sikkerhet for arbeidsgiver, da det kan oppstå behov for refusjoner og dekning av kostnader og da bør dette være avklart. Vedtaket skal lagres i personalmappen. Ved avslag kontakt GOA.
For EU/EØS borgere
EU/EØS borgere skal søke til NAV når de planlegger å være i utlandet i mer enn 2 måneder. Arbeidsgiver trenger ikke å fylle ut arbeidsgiverdel.
EU/EØS borgere som skal ha forskningsopphold i et annet EU/EØS land søker om A1 (nav.no)
Ansatte som er EU/EØS borgere og skal oppholde seg i et land utenfor EU/EØS området søker om Certificate of coverage.
For tredjelandsborgere
Tredjelandsborgere skal søke NAV for alle utenlandsopphold (ikke konferanser og slike korte opphold). Arbeidsgiver må fylle ut arbeidsgiverdel som bekrefter arbeid i utlandet.
- Ansatt skal fylle ut søknad om Certificate of coverage.
- Arbeidsgiver skal fylle ut arbeidsgiverdelen.
Se nederst på denne siden eksempel på utfylt arbeidsgiverdel.
Dokumentasjon fra arbeidsgiver
Ansatte som skal ha forskningsopphold i utlandet kan ha behov for dokumenter fra arbeidsgiver, f.eks. i forbindelse med søknad om visum. Da er det ofte behov for å bekrefte arbeidsforholdet, lønn og eventuelt stipend. Se nederst på denne siden en mal som kan brukes i slike tilfeller.
UDs reiseråd
NTNUs ansatte skal følge rådene fra Utenriksdepartementet (UD), og som hovedregel ikke reise til land eller områder som har en reiseadvarsel. Dersom reise likevel vurderes gjennomført, skal reisen risikovurderes og godkjennes av instituttet - se UDs reiseinformasjon.
Stipend og reiseforskudd
Mange ansatte er tildelt et stipend for å dekke merkostnader i utlandet. Ansatte som har et stipend, kan søke om forskudd på stipendet. Det er viktig at de ikke får utbetalt hele stipendet i forskudd, da mobilitetsstipend er et skattepliktig stipend. For å ta høyde for skatt, skal derfor ikke godkjennes større forskudd enn 60 eller 80% av tildelt sum. Se mer informasjon om forskudd.
Innen en måned etter avsluttet utenlandsopphold må de gjøre opp forskuddet og sende inn en reiseregning/oppgjør. Se veiledning. Det er viktig at dette faktisk gjøres, slik at forskuddet ikke blir utestående i lengre tid etter gjennomført forskningsopphold. Vi oppfordrer dere til å følge opp dette. Uoppgjort forskudd blir belastet enheten.