Her finner du retningslinjer for administratorer i bedømmelseskomiteer for ph.d.-avhandlinger ved Institutt for energi- og prosessteknikk.

PhD 1-2-3 ved NTNU

Hovedside: Bokmerker for EPT | Engelsk versjon: Administrator for the assessment committee at EPT - PhD

Administrator leder komitéarbeidet og oppsummerer komiteens anbefaling.

Tidslinje og oppgaver før disputas

1. Administrator og foreslåtte opponenter mottar oppnevningsbrev fra IV-fakultetet på e-post, med relevante forskrifter og retningslinjer.
2. Administrator og komiteens øvrige medlemmer mottar avhandlingen fra hovedveileder etter innlevering.
3. Ta kontakt med komiteen, veileder(e) og kandidaten.
   
   • Finn dato for disputasen. Disputasen skal gjennomføres tidligst 5 uker og senest 2 måneder etter komiteens anbefaling.
   • Informer alle involverte om at instituttet ønsker å ta bilde av kandidaten, veilederne og opponentene etter disputasen for publisering på intranett. Dette krever skriftlig samtykke via NTNUs samtykkeskjema for bilder. Be om signatur så snart som mulig, eller beskjed dersom noen ikke ønsker å bli fotografert.
   • Mal for e-post til komiteen (.doc).
4. Informer kandidaten og EPTs PhD-kontaktperson om dato for disputasen. Opprett Zoom-møte for disputasdagen og send invitasjon til PhD-kontaktperson ved IV-fakultetet og EPT. Se tips for bruk av Zoom ved offentlige disputaser. EPTs PhD-kontaktperson reserverer rom for fysisk oppmøte og informerer administrator.
5. Til informasjon så booker EPTs Phd-kontaktperson rommet for teknisk sjekk noen dager før disputasen (se punkt 12).
6. Sett frist for komiteens individuelle vurderinger og informer komiteen.
7. Sammenfatt komiteens anbefaling senest fem uker før disputasen og send til PhD-kontaktperson ved IV-fakultetet med kopi til EPTs PhD-kontaktperson. Uenighet skal beskrives i anbefalingen. Anbefalingen skal ikke inneholde tittel på prøveforelesningen.
8. Send inn tittel og tema for prøveforelesningen på vegne av komiteen via EPTs PhD-kontaktperson. Se Doktorgrad – skjema- IV, For bedømmelse av PhD: «Tema for prøveforelesning». Frist: 5 uker før disputasen.
9. IV-fakultetet informerer kandidaten om tittel og tema for prøveforelesningen 10 arbeidsdager før den skal holdes.
10. Informer de to eksterne komitémedlemmene om følgende (se mal for e-post til opponenter (.doc) (mal på engelsk) ):
    • Program for disputasdagen
    • Zoom-lenke (ved behov) til kontaktperson ved EPT
    • Informasjon om hvordan man kommer til Gløshaugen ved fysisk oppmøte
11. Gi kandidaten klarsignal for trykking av avhandlingen (må trykkes minst 3 uker før disputasen). Avhandlingen gjøres tilgjengelig på NTNU Open via biblioteket.
12. Teknisk sjekk noen dager før disputasen (se punkt 5): PhD-kontaktperson sørger for at en representant fra EPTs IT-støtte gjennomfører teknisk sjekk med kandidat i det reserverte rommet.

Oppgaver for administrator på disputasdagen

Sørg for at alle komitémedlemmer er til stede. Pass på at komiteen og veileder blir med bort til avtalt lunsjsted (dette er booket av EPTs PhD-kontaktperson, normalt i Kjelhuset).

Etter prøveforelesningen

Sørg for at komiteen vurderer prøveforelesningen. Tips: organiser et møte med komiteen umiddelbart etter prøveforelesningen og fyll ut relevant del av skjemaet. Se Doktorgrad – skjema- IV: «Innberetningsskjema IV».

Etter disputasen

1. Send komiteens rapport om disputasen via EPTs PhD-kontaktperson. Alle opponenter må signere rapporten. Kommentarer til kandidaten skal fylles ut i skjemaet. Se Doktorgrad – skjema- IV: «Innberetningsskjema IV».
2. Førsteopponent leser opp komiteens anbefaling for kandidaten.
3. Administrator overrekker gave og kort på vegne av instituttleder.
4. Organiser gruppebilde med kandidat, veiledere og opponenter. Informer om at instituttet ønsker å dele bildet på intranett. Send bildet til EPTs PhD-kontaktperson og/eller kommunikasjonsrådgiver.
5. Administrator leverer signert anbefaling til EPTs PhD-kontaktperson dagen etter disputasen.