• Programrådet har ansvar for å foreslå faglig innhold, struktur og gjennomføring av studieprogrammet iht. ev. vedtatte retningslinjer og ordninger delegert av dekan.
• Programrådet skal spesielt sikre at det enkelte ph.d.-program imøtekommer NOKUTs kvalifikasjonsrammeverkkrav (KRV), og rådet har ansvaret for en kontinuerlig videreutvikling av ph.d.-programmet.
• Programrådet skal gi råd til dekan vedrørende oppgaver knyttet til ph.d.-programmet som et hele, utenom undervisning og veiledning i enkeltemner. Dette innbefatter å utvikle programmets studieplan, herunder læringsmål for program og emner, og bidra med tilfredsstillende faglig studieinformasjon for potensielle kandidater og for kandidater ved programmet. Dette inkludere forslag til fakultet og institutt om opprettelse av nye emner og nedlegging av eksisterende emner, og vurdere innhold og belastning i enkeltemner og om nødvendig foreslå endringer.
• Programrådet skal ha det faglige ansvar for årlig ph.d.-seminar innen fagområdet.
• Programrådet skal sikre kvalitet og at evaluering av studieprogrammet skjer i henhold til vedtatte retningslinjer, inklusive å utarbeide årlige meldinger om kvalitet i utdanningen og handlingsplaner for kvalitetsforbedrende tiltak. Initiere og følge opp evalueringer av enkeltemner samt periodiske evalueringer av hele studieprogrammet.

• minimum 3 professorer/førsteamanuensiser
• 2 ph.d.- kandidater
• Behov for tidvis ekstern representasjon kan vurderes
• Sekretær (administrativ ressurs ved instituttet)

Perioden for de vitenskapelig tilsatte er normalt fire år, for ph.d.-kandidatene ett år. Medlemmer kan gjenoppnevnes for en ny periode. Programrådets medlemmer skal være navngitt på ph.d.-programsidene og i kvalitetssikringssystemet (Kasper). Ph.d.-programmene rapporterer til prodekan forskning og innovasjon i de årlige dialogmøtene.
 

KASPER (Kvalitetsutvikling av studieprogram, portefølje, emner og revisjon) er del av NTNUs systematiske og kollektive arbeid for å utvikle kvaliteten i utdanningstilbudet.

• Studieplanverktøyet (Veiledning for alle roller)
• Kasper - logg inn (verktøy)

Et sentraltstyrt NTNU prosjekt, nedsatt 2026, følger opp behovet for en tettere oppfølging av prosedyrer, rutiner og organisering av nåværende (og revidert) kvalitetssystem.

• Prosess håndteres helt og fullt av instituttledere, sikkerhetsrådgiver og HR. Eksternfinansierte ph.d.-kandidater og ph.d.-er som er på kortere opphold avklares på lik linje med øvrige gjesteforskere.
• Vurder eksportkontroll og sikkerhet i forskning - Kunnskapsbasen - NTNU

• Maler og verktøy: (1) Forberede utlysning, (2) Utlysning og søking, (3) Vurdering av søkere, (4) Innstilling, (5) Ansettelse, (6) Mottak av ny medarbeide
• Vurdering av utenlandsk utdannelse før ansettelse eller opptak til doktorgrad
• Informasjon om falske dokumenter og håndtering av disse

• Ordningen gjelder for studenter tatt opp ved et av fakultets masterprogrammer. mer om ordningen med integrert ph.d.
• Opptak gjøres på bakgrunn av karaktergrunnlag etter 1. året i masterstudiet eller 4. året i femårig masterutdanning. Søkeren skal ha en veid gjennomsnittskarakter som er B eller bedre.
• Benytt ordinært opptaksskjema for opptak til del I og lagre versjon og be kandidat om å lagre denne for revidering/oppdatering til opptak del II (etter gjennomført mastergrad og normalt ph.d.-opplæringsdelen), i tillegg skal fullstendig prosjektbeskrivelse vedlegges søknad om opptak til del II av ph.d.-utdanningen. 

• Skriftlig dokumentert vurdering skal foreligge før ansettelse og opptak.
• Godkjenning av norsk utdanning:
  • Akkrediterte studier i Norge - NOKUTs oversikt over akkrediterte studietilbud
  • Vurderingav norsk utdanning foretas normalt av vitenskapelig ansatt, HR- eller ph.d.-koordinator.
• Godkjenning av utenlandsk utdanning: 
  For søkere med grad fra andre land skal formelle kvalifikasjoner være skriftlig vurdert av NTNUs studieavdeling eller en ansatt ved NTNU med meget god kjennskap til utdanningssystemet og utdanningsinstitusjonen til søkeren. 
  • Avklar om utdanningsinstitusjonenen er akkreditert (kan utstede grad), slå opp i WHED.
  • Avklar utdanningssystem og karaktersystem i gitt dokumentasjon og/eller HK-DIRs landatabase.
  • Hjelp til beregning av omfang kan finnes i Gnag databasen.
  • Verktøy: 📝Mal for utregning av gjennomsnittskarakter 
• Søknader om vurdering av utenlandsk utdanning, som ikke avklares lokalt, skal sendes gjennom administrativt ansvarlig eller utpekt kontaktperson for ph.d. til phdvurdering@sa.ntnu.no. (Søkere med en mastergrad fra Norge vurderes ikke av SA).
• Merk krav til dokumentasjon og verifisering av utenlandsk utdanning.
• Godkjenning av utdanning fra utlandet – HKDIR - tjenester innen godkjenning og veiledning
• Særskilt vurdering skal utføres dersom dette gjelder, (cf. ph.d.-forskriften §6-1 Vilkår for opptak): 

1. vurdering av likeverdig utdanning - når mastergrad er på under 2 år (120 ECTS) eller erfaringsbasert master,
2. masteroppgave som i omfang ikke møter NTNUs krav om masteroppgave med omfang på 30 studiepoeng, eller
3. svakere karakterbakgrunn enn gjennomsnitttskarakter B på mastergraden.

• Håndtering av likeverdig utdanning (cf. FU-sak 53/2020)
  • Programrådsleder ved det doktorgradsprogrammet det søkes opptak til iverksetter og godkjenner de særskilte vurderingene, særskilt egnethet eller likeverdig utdanning, i samråd med prodekan for forskning og innovasjon.
  • Skriftlig dokumentert vurdering og godkjenning skal foreligge før ansettelse og opptak. 
  • Vitenskapelig ansatte med relevant bakgrunn foretar vurdering av kandidatens kvalifikasjoner mhp. likeverdig utdanning, denne skal ikke være prosjektleder eller være tiltenkt rollen som veileder for kandidaten. Tilsvarende for vurdering av masteroppgave som ikke møter NTNUs krav til omfan gpå 30 studiepoeng.
• Håndtering av kandidater med svakere karakterbakgrunn
  • Programrådsleder ved det doktorgradsprogrammet det søkes opptak til iverksetter og godkjenner særskilt egnethet ved svakere karaktergrunnlag i samråd med prodekan for forskning og innovasjon.
  • Skriftlig dokumentert vurdering kan utføres av påtenkt hovedveilder/prosjektleder. Godkjenning skal foreligge før ansettelse og opptak. 

• Finansieringen skal møte minstekravet fra NTNU på brutto NOK 17000 per mnd, fakultet har presiserert at dette gjelde de som er ved NTNU inntil 12 måneder, og at det forventes at kandidater som vil være ved NTNU over 12 måneder har en inntekt tilnærmet lik en ordinær stipendiatlønn ved NTNU.

• Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse innenfor fagfeltet og være aktive innen sitt fagfelt. Minst én av de oppnevnte veilederne, normalt hovedveileder, skal ha tidligere erfaring fra ph.d.-veiledning, normalt fram til fullført doktorgrad. Hovedveiledere skal ha gjennomført NTNUs grunnopplæring for doktorgradsveiledning, eller gjennomføre dette ved første anledning.
• Fakultetet kan i tillegg oppnevne en eller flere støtteveiledere som ikke fyller de formelle kompetansekravene til veiledere, men som innehar en konkret kompetanse som er avgjørende for gjennomføringen av prosjektet. Kompetanse og relevans må spesifiseres i søknad om oppnevning.
• Hovedveileder skal normalt være fast ansatt ved NTNU i en vitenskapelig stilling som professor eller førsteamanuensis innen fagområdet til kandidaten. Professor II- og førsteamanuensis II samt forskere ansatt på NTNU skal normalt inngå som medveiledere i kandidatens veilederteam. Ved avvik er det krav om at en annen i fast vitenskapelig stilling innen fagområdet, professor eller førsteamanuensis ved NTNU, skal inngå i veilederteamet.
• Søknad om avvik fra normalen skal fremmes av instituttet. Prodekan for forskning og innovasjon fatter vedtak basert på uttale fra programrådsleder. Forhåndsgodkjenning kan bli gitt i forbindelse med f.eks. forskningssøknader og utlysning av stillinger.
• Fakultetet vektlegger faglige kvalifikasjoner og ressurser som sikrer veiledning. Fakultetet framhever behovet for gode pedagogiske kvalifikasjoner og tilstrekkelig erfaring og kjennskap til ph.d.-programmets læringsmål slik at den enkelte kandidat tilegner seg disse. I tillegg skal det vektlegges at den enkelte kandidat får kontinuitet i veiledningen i hele avtaleperioden.
• Vurderingskriterier som skal legges til grunn for oppnevning av veiledere:
  • Alle hovedveiledere skal ha gjennomført obligatorisk ph.d.-veilederseminar enten før oppnevning, eller ved første anledning etter oppnevning. Kravet kan avvikes ved begrunnelse fra instituttet. Minst en av veilederne skal ha erfaring med å veilede ph.d.-kandidater i rollen som hovedveileder til fullført doktorgrad.
  • Kompetanse og relevans: Veilederne skal samlet dekke det faglige behovet for veiledning i doktorgradsprosjektet.
  • Kontinuitet, integrering og kapasitet: Hovedveileder skal gi en sikkerhet for kontinuitet og kapasitet i veiledning i hele avtaleperioden, og integrering i lokalt og internasjonalt akademisk miljø. Med hensyn til integrering skal det vektlegges tilstedeværelse på samme campus som ph.d.-kandidaten.
  • For å sikre erfaring med publisering i veilederteamet skal veiledere normalt ha minimum 5 publikasjoner på nivå 1 eller nivå 2 i løpet av de siste fem år. For veiledere som ikke oppfyller dette kravet om publisering skal det gjøres rede for at vedkommende på annen måte ansees som aktiv forsker, men minst en av veilederne må oppfylle kravet.

• Dersom det er ønsker om å inngå en samarbeidsavtale om veiledning og eller grad, se § 25 i ph.d.-forskriften, skal fakultetet avklare behovet for samarbeid, og bistå i utforming av avtalen med ekstern institusjon, jf. ph.d.-forskriften §25.
• Når en Cotutelle-avtale er utarbeidet, må den formaliseres etter at ph.d.-kandidaten har fått ordinært opptak til ph.d.-programmet ved hver av institusjonene, og senest ett år før avtaleperioden utløper. Avtalen skal kvalitetssikres med juridisk kompetanse ved Avdeling for utdanning før signering av Rektor. Avtalen arkiveres i på kandidatens ph.d.-mappe. 

• Opplæringsdelen skal tilsvare minst 30 studiepoeng, hvorav minst 20 studiepoeng som hovedregel skal avlegges innenfor opptaksperioden. Minst 20 studiepoeng skal bestå av studieplanfestede emner på ph.d.-nivå. For at et masteremne skal kunne inngå i opplæringsdelen må det være særskilt relevant for gjennomføring av doktorgradsprosjektet, og det kreves et nivå som tilsvarer karakteren B eller bedre sammenholdt med NTNUs karakterskala. Elementer som skal inngå i opplæringsdelen, kan ikke være eldre enn to (2) år ved opptaksdato. Unntak kan innvilges dersom særlige faglige grunner taler for det. Emner som inngår i en tidligere avlagt grad, kan ikke tas inn i opplæringsdelen.
• Alle ph.d. kandidater ved fakultetet skal ta minst ett ph.d. emne gitt av det ph.d.-programmet denne er tatt opp ved. Det er i tillegg et krav om minimum 5 studiepoeng innen overførbare kunnskapsmoduler på ph.d.-nivå, og det er et krav om at minst 2,5 studiepoeng innen etikk skal inngå. Inntil 15 studiepoeng innen overførbare kunnskaper kan inngå i den enkeltes opplæringsdel.
  • Emner ved NTNU 
  • Anbefalte emner innen overførbare kunnskaper relevant for MNT disiplinene.

• Alle kandidater skal redegjøre for oppfyllelse av residensplikten, minimum 12 måneder, og hvordan de vil være del av et aktivt og solid forskningsmiljø knyttet til ph.d.-programmet. Avklares før ansettelse eller opptak.
• Residensplikten kan gjennomføres sammenhengende eller i flere perioder.
• Det gis åpning for å redusere residensplikten dersom kandidaten vil være tilknyttet andre sterke forskningsmiljøer inntil 3 måneder og i tillegg 3 måneder ved samarbeid med industripartner (e.g. Doctoral Networks).

• Arbeidet skal normalt resultere i internasjonale publikasjoner underlagt fagfellevurdering i løpet av ph.d.-studiet. Den vitenskapelige avhandlingen kan også bestå av en skriftlig komponent i kombinasjon med et varig dokumentert produkt eller en produksjon.

• Ofte vil ph.d.-studenter ønske å ta og avlegge eksamen i emner før de formelt er tatt opp til studiet. Disse må søke om ordinær emnestudierett og melde seg opp til emne via søknadsweb. Se forøvrig informasjon om semesteravgift og registrering.

• Endring i opplæringsdel skal godkjennes av hovedveileder og programrådsleder.
• For å få et Selvstudiumsemne eller eksterne emne godkjent, skal det foreligge en fullstendig emnebeskrivelse, nivå og omfang skal være dokumentert. Kandidatens læringsutbytte skal være evaluert og dokumentert (f.eks. karakterutskrift av en akkreditert institusjon.). Dersom et emne kun bekrefter deltakelsen, må instituttet arrangere eksamen ved retur til NTNU for å få emnet godkjent. Vurderingen skal gis i form av en sensurprotokoll (Inspera).
• Endring i opplæringsdelen er en endelig beslutning som tas av fakultetet.

• Instituttet skal sikre at veilederne samlet oppfyller behovet for veiledning i hele opptaksperioden i tråd med forskriften. Instituttet skal ta initiativ til endringer om det er nødvendig, f.eks. ved endring av tilknytning til NTNU for veiledere.
• Ph.d.-kandidat og veiledere kan anmode fakultetet om at det oppnevnes ny veileder eller at en veileder fratre veilederteamet.
• Anmodning om endring i veilederteamet skal stilles til programrådsleder og instituttleder som gir sin innstilling til endring av veilederteam. Innstillingen skal gjøres kjent for alle parter. Innsigelser kan gis innen 10 virkedager.
• Endring i veilederteamet er en endelig beslutning som tas av fakultetet.

• Oppfølging årlig rapportering, gjennomføres i regi av fakultetet.
• Midtveisevaluering, planlegg, gjennomføre og arkivere på ph.d.-mappa til kandidaten.

• Permisjoner fra ph.d.-programmet skal godkjennes av hovedveileder, programrådsleder og ev. prosjektleder. Det anbefales normalt å ikke ta ut permisjon for mer enn 6 måneder.
• Eksternfinansierte kandidater skal fortløpende melde inn permisjoner til fakultetets ph.d.-koordinator 
• Søknad om gjenoppstartsstipend, gjennoppstartsstipend gis i inntil en måned til stipendiater og postdoktorer som har hatt foreldrepermisjon eller lengre sykdom (100%) sammenhengende i 6 måneder. 

• Dersom artikkelen er publisert Open Access kan kandidaten bruke publisert versjon som hentes fra tidsskriftets nettside. Dersom artikkelen ikke er Open Access så anbefales det å bruke AAM (Author's Accepted Manuscript, mao. siste aksepterte versjon) da denne dekkes av Right Retention Strategy.

• For arbeider som er blitt til i samarbeid med flere partnere eller medforfattere, skal kandidaten følge de normer for kreditering av medvirkning som er allment akseptert i fagmiljøet, i samsvar med internasjonale standarder. Med doktorgradsarbeid hvor det inngår bidrag fra flere, skal det følge en underskrevet erklæring som beskriver kandidatens innsats i hvert enkelt arbeid. Både kandidat og andre bidragsytere skal skrive under. Dette gjelder for både artikkelbaserte avhandlinger og monografier.
• Ved manglende medforfattererklæringer skal det i utgangspunktet grunngis/vises til at medforfatter er prøvd å bli kontaktet med telefon, ikke bare epost.
  • Er det flere medforfattere er dette normalt ukomplisert, fakultetet aksepterer at det vil kunne være mangler mhp. medforfatteruttalelse.
  • Dersom det ikke er andre medforfattere enn den som ikke har underskrevet/besvart henvendelsen:
    • kan kandidaten skrive en erklæring som beskriver egen innsats og den enkelte medforfatters bidrag til hvert enkelt arbeid som leveres til bedømmelse. Denne erklæringen bør være så detaljert som mulig og inkludere informasjon om hvilke deler av arbeidet kandidaten har utført selv. I tillegg må det grunngis hva som er gjort for å innhente erklæringen, f.eks. at dette skyldes sykdom eller død.
    • Kandidaten gjør før innlevering, hovedveileder eller annen veileder som har kjennskap til innholdet i artikkelen, kjent med avvik, og framviser usignert medforfattersamtale slik at hovedveileder i sin uttalelse kan gi sin vurdering av kandidatens bidrag i den gitte artikkelen hvor medforfattererklæring mangler.
    • PÅbakgrunn av dette fatter fakultetet vedtak mhp. godkjenning av innlevering til forsvar av grad.

• Instituttet skal sørge for å innhente uttalelse fra hovedveileder dersom denne ikke er vedlagt. En innstilling fra hovedveileder er enten at avhandlingen er verdig forsvar eller at denne bør avvises. Dersom uttalelse ikke kan framskaffes er det ph.d.-programrådsleder som tar initiativ tile en evaluering og gir sin innstiling.

• Instituttet fremmer forslag til bedømmelseskomite,  og foreslår administrator for komiteen. Disputasleder meldes inn dersom relevant. 
  • Er det et gradssamarbeid skal inngått Cotutelleavtale følges opp ved oppnevning av bedømmelseskomite og gjennomføring av doktorgradsprøver. 
  • Instituttet skal innhente habilitetserklæring og disse vedlegges for alle medlemmer av bedømmelseskomiten.
  • Fakultet oppnevner bedømmelseskomite [mal i Elements] og informerer om tidsplan, frister og retningslinje for bedømmelse av norske doktorgrader.
• Se forøvrig nettside for Bedømmelseskomiteen for gjennomføring av evaluering og doktorgradsprøver