Formål: Varsle om feil og mangler.

Det er viktig at alle feil og mangler dokumenteres. Selv om du tar kontakt med leverandøren på telefon, må du alltid følge opp med et skriftlig varsel.

1. Avvik oppdages. Dokumenter det så godt som mulig.
2. Send skriftlig reklamasjon innen rimelig tid.
3. Vurder om du samtidig bør be om retting eller omlevering, og eventuelt be om en tilleggsfrist.

Tekstforslag ved reklamasjon:

Vi viser til avtale [Avtalenr./navn] og konstaterer mislighold ved [beskrivelse]. Dette ansees som en reklamasjon iht. avtalens punkt 9.2. Vi ber om retting innen [frist]. Dersom dette ikke skjer, vil sanksjoner bli iverksatt.

Formål: Sikre korrekt leveranse.

1. Krev retting eller omlevering.
2. Sett en rimelig frist.
3. Følg opp leverandørens tiltak.
4. Bekreft når retting/omlevering er akseptert.

Formål: Gi leverandøren ekstra tid.

Noen ganger kan det være nødvendig eller hensiktsmessig å gi leverandøren en forlenget frist for levering. Når du gir en tilleggsfrist, settes eventuelle sanksjoner på pause.

1. Fastsett ny frist skriftlig.
2. Følg opp framdrift/ny frist.
3. Hvis leverandør ikke overholder ny frist, må andre sanksjoner vurderes.

Formål: Få leveransen fra en annen leverandør.

Dersom leverandøren ikke retter opp med retting/omlevering og/eller tilleggsfrist, har vi rett til å benytte annen leverandør.

1. Sikre at feil/mangel er dokumentert.
2. Sikre at det er dokumentert at leverandøren ikke har foretatt retting/omlevering og/eller tilleggsfrist.
3. Informer leverandør om at det vil benyttes annen leverandør til å rette forholdet.
4. Bestilling hos annen leverandør.
5. Krev kostnader dekket av leverandør.
6. Vurdere andre sanksjoner.

Formål: Kompensasjon for redusert verdi.

Hvis leveransen ikke kan rettes eller omleveres, eller dette ikke kan skje innen rimelig tid, kan prisavslag være en løsning.

1. Beregn forholdsmessig avslag.
2. Varsle leverandør, be om kreditnota og ny faktura, eller eventuelt tilbakebetaling. 
3. Følg opp.

Formål: Sikre krav ved mislighold.

Når det foreligger mislighold, kan vi holde tilbake betaling helt eller delvis inntil leverandøren har rettet forholdet.

1. Vurder rimelig beløp for feil/mangel.
2. Hold tilbake betaling, og gi beskjed til innkjøper/fakturagodkjenner ved NTNU.
3. Informer leverandør.
4. Når forholdet er rettet kan tilbakeholdt beløp betales.
5. Hvis forholdet ikke rettes, må andre sanksjoner vurderes.

Formål: Sanksjon ved forsinkelse.

Hvis leverandøren ikke overholder avtalte tidsfrister, kan vi ilegge dagbot.

1. Beregn dagbot (0,15% av kontraktspris, min. 1000 kr/dag).
2. Varsle leverandør om brudd på frist og iverksettelse av dagbot.
3. Dersom partene blir enige om tilleggsfrist, skal det dokumenteres. I mellomtiden stanses dagbøtene.
4. Følg opp framdrift og krev dagbøter innbetalt eller fratrukket fra framtidig faktura.

Tekstforslag ved varsel om dagbot:

Vi viser til forsinkelse i leveranse, jf. avtalt first den [dato]. I henhold til kontraktens pkt. 9.8 ilegges dagbot på 0,15 % av kontraktspris, minimum 1000 kr pr dag, fra [dato]. Dagboten er beregnet til kr. [beregnet dagbot], - pr. dag.

Formål: Avslutte kontrakt ved vesentlig mislighold.

1. Dokumenter vesentlig mislighold.
2. Gi skriftlig varsel til leverandør og en rimelig frist til å rette forhold før endelig heving.
3. Ved fristens utløp gis det beskjed om at kontrakten heves, med eventuelle krav om erstatning.

Formål: Dekke direkte tap.

1. Beregn det direkte tapet, som inkluderer:
   • Kostnader til dekningskjøp
   • Utlegg
   • Kostnader til merarbeid
   • Andre direkte tap
     • En erstatning kan ikke overskride kontraktens samlede vederlag ekskl. mva.
2. Framsett kravet om erstatning til leverandør, med begrunnelse.
3. Vurder eventuelle innvendinger fra leverandør.
4. Følg opp betaling.

Formål: Løse tvisten.

1. Avklar tvisten: Oppsummer og dokumenter hva uenigheten gjelder.
2. Varsle motparten: Gi leverandøren en skriftlig melding og avtal et møte.
3. Forhandle: Diskuter løsninger med leverandøren, og dokumenter resultatet.
4. Avslutt: Dokumenter en eventuell enighet, og følg opp denne. 
5. Hvis man ikke blir enige vurderes:
   • Ekstern mekling (13.2)
   • Domstols- eller voldgiftsbehandling (13.3)