Forenklet rutine for anskaffelser under kr. 500.000 ekskl. mva.

For enkeltkjøp under kr. 500.000 ekskl. mva., som ikke dekkes av eksisterende rammeavtale/avtale, kan anskaffelsen gjennomføres av innkjøper.

Hvis kjøpet er noe som kjøpes ofte, løpende eller gjentagende, er det den årlige verdien som skal legges til grunn.

• Er den årlig verdien lik eller over kr. 500.000 kr ekskl. mva.? Ta kontakt med din lokale anskaffelsesrådgiver eller meld inn behovet gjennom kartleggingsskjemaet. 

Innkjøp under kr. 500.000 ekskl. mva. skal gjennomføres i tråd med statens økonomiregler. Offentlige midler skal brukes effektivt og ansvarlig. Alle innkjøp og anskaffelser - uansett beløp - skal gjøres med habilitet, likebehandling og god dokumentasjon. 

Rutine for innkjøper

Så lenge innkjøpet er på kr. 500.000 eller mindre, kan innkjøper gjennomføre anskaffelsen. Det er viktig å sikre konkurranse i markedet så langt det er mulig.

1. Undersøk markedet
   • Spør gjerne flere leverandører — jo høyere verdi, jo viktigere å sikre mest mulig verdi for pengene.
2. Velg leverandøren som gir best verdi
   • Vurder pris, kvalitet og eventuelt miljø. Du trenger ikke velge billigst, men du bør kunne begrunne valget.
3. Bruk NTNUs kontraktsvilkår ved kjøp av tjenester eller varer av noe omfang
   • En konkret vurdering skal gjøres når kjøpet innebærer leveringsbetingelser, garantiforpliktelser, behandling av personopplysninger, eller forhold av betydning for NTNU som oppdragsgiver.
4. Legg inn bestilling i innkjøpssystemet
   • Bruk alltid innkjøpsordre. Legg ved tilbud der det foreligger.
5. Arkivering
   • All korrespondanse og tilbud skal arkiveres i NTNUs sak/arkivssystem. 

Viktig å huske - uansett beløp

• Rammeavtale trumfer alt — sjekk alltid Avtalekatalogen først.
• Habilitet er ditt ansvar. Ved tvil, ta kontakt med din leder.
• Hovedregelen er at alt er arkivverdig.

Kontakt

Førstelinjen for brukerstøtte er din lokale prosessrådgiver.

For ytterligere spørsmål og rådgivning, ta kontakt med lokal anskaffelsesrådgiver eller med Avdeling for virksomhetsstyring, økonomi og sikkerhet på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.