Satsar og utdjupande reglar for utgifter til bevertning og representasjon. Dette blir regulert av Statens personalhandbok. Sida er for tilsette.

Temasida for bestilling | Bestille overtidsmat eller mat til møte og konferansar

Leiar eller den som fullmakt skal som hovudregel vere nøktern når det kjem til bevertning og representasjon.

Bevertning

Bevertning - godtgjering til mat ved møte, konferansar m.m.

Bevertning kan bli gitt ved:

• møte der andre enn NTNUs eigne tilsette deltar
• møte i styre, råd og utval og liknande der andre enn NTNUs eigne tilsette deltar
• konferansar, avslutning av internt utvalsarbeid og andre større arbeid
• interne møte og arrangement der det er gitt samtykke for bevertning

Leiar eller den med budsjettmyndigheit skal godkjenne om det kan bli gitt bevertning før arrangementet finn stad.

Beløpsgrenser per deltakar 2024

Alle satsar som er oppgitte gjeld inkl. mva.

1. For arrangement som varer under 3 timar innafor den ordinære arbeidstida, inntil kr. 224,- per deltakar.
2. For arrangement som varer 3 timer eller meir, eller som strekk seg utover den ordinære arbeidstida, kan det brukast inntil kr. 507,- per deltakar. Dette kan berre gjerast dersom det er nødvendig med anna servering enn smørbrød, kaffi e.l.
3. For langvarige arrangement der det er nødvendig med to serveringar, kan det brukast inntil kr. 740,- per deltakar.

Der ein av praktiske grunnar ikkje kan ete måltida i kantine, spiserom, møterom eller liknande, men må nytte eksterne spisestader, kan satsane aukast med inntil 50 %.

Satsane under pkt. 1, 2 og 3 skal i NTNU-samanheng nyttast ved interne møte og arrangement med både interne og eksterne til stades. Dette gjeld også når ein må nytte eksterne spisestader.

Tips skal ikkje bli gitt på statens rekning ved bevertning i Noreg.

Heimebevertning

Det er mogleg å søke leiar eller den med budsjettmyndigheit om samtykke til bevertning ved heimerepresentasjon.

I slike tilfelle kan legitimerte utgifter bli refundert med inntil 80% av satsane som gjeld for annan representasjon.

Satsar for mat ved møte og konferansar

Oversikta er oppdatert for satsar gjeldande frå 1. januar 2024. Alle beløp er på inntil satsen og inkluderer mva.

Bruk av satsar for bevertning ved HF.

Særskilde arrangementer

I samband med spesielle arrangement som normalt skjer inntil ein til to gonger per semester, for eksempel sommaravslutning, julebord, seminar med festmiddag, kan satsane likevel aukast opptil maksimumssats for representasjon, kr. 1 622 per person.

For møte og arrangement der andre enn NTNUs tilsette og studentar deltar, kan satsane ved eksterne spisestader aukast opp til maksimumssats for representasjon, kr. 1 622 per person. For å få utvida sats (maks 1 622,-) må ein søke nærmaste leiar.

Representasjon

Representasjon er bevertning i form av lunsj, middag eller anna festmåltid, utgifter til mottakingar, ekskursjonar etc. der det er eksterne gjestar til stades. Ordinære møte eller seminar utan formell karakter og arrangement med rutinemessig preg skal ikkje definerast som representasjon.

Rektor, dekanar, direktør ved Vitenskapsmuseet, prorektorar, direktør for organisasjon og infrastruktur og viserektorar kan gi samtykke til representasjon. Det må gjerast ei vurdering for kvart einskilt arrangement/møte.

Representasjon innanlands

Frå 01.01.2024 gjeld følgande maksimumssatsar:

• Lunsj/middag inntil kr. 1 622,- per person
• Enklare lunsj/mottaking inntil kr. 597,- per person

Tips skal ikkje bli gitt på statens rekning ved bevertning i Noreg.

Ved arrangement der utanlandske gjestar på høgt nivå er til stades, kan satsane aukast med inntil 30 %.

Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkast i tillegg. Det same gjeld for utgifter til blomar, garderobe m.m.

Slik bestiller du mat ved ekstern spisestad eller til NTNU sine lokale.

Representasjon i utlandet

Når norske representantar står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tenesteoppdrag utanlands, er utgiftsgrensa per person lik kostsatsen for det aktuelle landet, ifølge vedlegg til særavtale for reiser utanlands for statens rekning. Dersom representasjonen i spesielle tilfelle ikkje kan haldast innanfor kostsatsen i vedkommande land, kan kostsatsen aukast med 30 % tillegg. Dette skal grunngjevast særskilt.

Bestilling

Når godkjenning om bevertning/representasjon er innhenta, kan du bestille mat/catering. I bestillinga skal det stå formål, tid og stad for møtet, antal deltakarar, samt namn på dei som skal delta, inklusive eventuelle eksterne deltakarar, og nøyaktig leveringsstad og kontaktinformasjon. Det er også viktig å ta med ei grunngjeving dersom de ønskjer å bruke utvida sats.

Slik bestiller du overtidsmat eller mat og catering til møte eller konferansar

Ved spørsmål om bestilling av varer og tenester, kontakt din lokale innkjøpar.

Avtaleleverandørar

Bestilling av møtemat og catering skal berre gjerast til NTNUs avtaleleverandørar. Avtalene er forpliktande og skal nyttast ved kjøp av mat, kaker og levering av selskap i NTNUs lokale (ikkje kantineområde som SIT disponerer). Avtalar for pizzalevering og anna overtidsmat, kaker av konditorkvalitet og catering til selskap, konferansar og møte.

Kjelder og lovverk

Statens personalhandbok regulerer representasjon, bevertning, utgifter til mat m.m. (lovdata.no).

NTNUs retningslinjer for utgifter til mat, representasjon og bevertning (pdf)